Теоретичні відомості

Дата добавления: 2014-11-10; просмотров: 684

Списки працівників фірм з анкетними даними, результати проведеного експерименту, чи статистичні дані варто наводити у вигляді таблиць. Таблиціпризначені для наочного подання інформації. Елементами таблиці є клітинки (комірки), рядки, стовпці, рамки і дані, які є в клітинках. Таблиці створюють засобами із меню Таблиця. Є два основні способи створення таблиць за допомогою команд:ТаблицяðВставитиðТаблицю…абоз панелі інструментів Таблиці та межі.

Розглянемо перший спосіб. Внаслідок виконання команди ВставитиðТаблицю з меню Таблиця отримаємо діалогове вікно (Рис. 8.1), в якому необхідно задати кількість стовпців і рядків майбутньої таблиці. Після натискання на кнопку ОК порожня таблиця розташується в документі там, де був курсор. Таблиця готова до вводу даних.

Рис. 8.1 Діалогове вікно вставки таблиці.

Другий спосіб. На панелі інструментів Таблиці та межі (Рис. 8.2) вибрати Створити таблицю. Курсор мишки набуде вигляду олівця. Ця панель дозволяє змінювати тип лінії, її товщину і колір. Розмістивши курсор-олівець у документі, рисують структуру таблиці: спочатку зовнішній прямокутник, а пізніше – усі потрібні лінії. Клацнувши двічі у клітинці, можна вводити дані. Щоб продовжити рисування, потрібно клацнути на кнопці з зображенням олівця, а щоб витерти нарисоване – вибрати гумку.

Рис. 8.2 Панель інструментів Таблиці та межі.

Розглянемо основні дії, визначені над таблицями та їх елементами.

Щоб увести дані в клітинку, потрібно спочатку клацнути у ній мишкою. Щоб переміщатися по таблиці, використовують клавіші:

§ <Tab>або<Ctrl>+<’>– на клітинку справа;

§ <Shift>+<Tab>або<Ctrl>+<‘>– на клітинку зліва;

§ <“> – на рядок вверх;

§ <”> – на рядок вниз;

Щоб змінити розташування обмежувальних ліній, їх перетягують за допомогою мишки з курсором . Можна вставляти чи видаляти рядки і стовпці, попередньо виділивши їх і виконавши відповідні команди з менюТаблиця. Щоб видалити вміст комірок, не стираючи їх самих треба натиснути клавішу <Del>. Якщо курсор стоятиме в останній клітинці та натиснути клавішу <Tab>, то Word автоматично додасть новий рядок у кінці таблиці.

Клітинки можна об’єднати, виділивши їх і застосувавши команду Об’єднати клітинки чи натиснувши на відповідну кнопку на панелі інструментів. Аналогічно команда Розділити клітинки… розділяє на необхідну кількість рядків чи стовпців, яка вказується у діалоговому вікні.

Дані в клітинках (чи в усій таблиці) вирівнюють вертикально: зверху, посередині, знизу, а також горизонтально: за лівим краєм, за правим краєм, по центру та за шириною. Для зміни вирівнювання можна скористатися кнопкою на панелі інструментів, задати у властивостях таблиці або змінити вирівнювання у стилі. Вигляд таблиці можна змінити у діалоговому вікні Межі і заливка, яке викликається однойменним пунктом меню Формат. У вікні є три закладки: Межа, Сторінка і Заливка, які дають змогу: вибрати рамку, ширину, колір і тип ліній; сторінку з таблицею взяти в художню рамку; залити клітинки іншим кольором. Для зручності, більшість цих можливостей про дубльовані на панелі інструментів Таблиці та межі.

Дані у таблиці можна сортувати в алфавітному порядку чи за числовими показниками. Для цього виділяють необхідний фрагмент таблиці і виконують команду ТаблицяðСортування….У діалоговому вікні вибирають головний критерій сортування (Спочатку за) і якщо необхідно – додаткові (Потім за). Додаткові критерії потрібні тоді, коли є кілька однакових елементів у головному. Якщо не потрібно детально налаштовувати, спрощені команди сортування знаходяться на панелі інструментів.

Для налаштування таких параметрів таблиці як висота рядка, ширина колонки, розміщення таблиці на сторінці, обтікання тексту, встановлення шапки таблиці використовується діалогове вікно параметрів, яке відкривається командою Властивості таблиці… з контекстного меню таблиці.

Якщо у документі багато таблиць зручно для оформлення використовувати стилі. В Області завдань Стилі та форматування потрібно вибрати стиль поточної таблиці і в його контекстному меню стилю клацнути на команду Змінти…. Як і при редагуванні стилів тексту, необхідні параметри задаються у діалоговому вікні, що з’явиться. Стиль таблиці дозволяє створювати окремі налаштування для верхнього та нижнього рядків, першого та останнього стовпців, парних та непарних елементів тощо. Для збереження змін достатньо натиснути ОК. Щоб застосувати цей стиль до іншої таблиці, потрібно виділити таблиці, вибрати в Області завдань потрібний стиль та клацнути по ньому. Якщо необхідно, можна створювати декілька стилів для різних таблиць.

Дуже часто у таблиці потрібно використати нумерацію. Для цього потрібно виділити ті рядки, котрі необхідно пронумерувати (найчастіше всі, крім шапки) і натиснути на кнопку Нумерований список на панелі інструментів Форматування. Якщо серед виділених буде останній рядок таблиці, Word автоматично застосовуватиме нумерацію для всіх доданих пізніше рядків. Щоб видалити нумерацію для одного чи кількох рядків потрібно її виділити (клацнути один раз мишкою по номеру) та натиснути <Del>. У таблицях Word часто некоректно встановлює відступи від країв, внаслідок чого нумерація "зсунута" вправо. Про те як це виправити йтиметься нижче.

Якщо таблиця містить числову інформацію, то її дані можна оформити у вигляді діаграми. Щоб вставити відповідну до таблиці діаграму у текстовий документ, її потрібно виділити і виконати послідовність команд ВставкаðМалюнокðДіаграма. На екрані з’явиться таблиця у форматі Excel, із внесеними даними з виділеної таблиці, a також відповідна діаграма (стовпчикового типу) (Рис. 8.3). В Excel-таблиці можна робити зміни – діаграма змінюватиметься автоматично. Тип діаграми можна вибирати з запропонованого меню, клацнувши по кнопці типу (інші типи діаграм вивчатимемо пізніше).

Рис. 8.3 Приклад створення діаграм.

Якщо немає потреби, можна нічого не змінювати, закрити вікно таблиці і клацнути на чистому полі десь у документі. Тепер можна змінити розміри діаграми чи її розташування. Діаграма – це об’єкт, який можна активізувати клацанням мишкою у його межах.

При роботі з таблицями, як і при роботі з текстами часто постає необхідність змінити відступи від країв, інтервал, вирівнювання. У випадку роботи з текстом найчастіше потрібно змінювати відстань між рядками, або відступ для абзацу. З таблицями, часто доводиться розширювати поля клітинки, або виправляти форматування, яке було невірно задане (наприклад, при заданні нумерованого списку). Word пропонує два методи роботи з відступами: візуальний, за допомогою лінійки (Рис. 8.4), та числовий, за допомогою діалогового вікна Абзац(Рис. 8.5).

Рис. 8.4 Лінійка у текстовому редакторі Word.

Лінійка графічно відображає усе форматування сторінки. Розглянемо позначення, які використовуються:

§ Затемнений фон (зліва та справа лінійки) – поля документа, що задаються у меню ФайлðПараметри сторінки…

§ Білий фон – місце де на сторінці може бути текст чи інші об’єкти.

§ Маркери відступу зліва для першого рядка (на Рис. 8.4 зліва зверху) – використовується для задання відступу від лівого краю сторінки для першого рядка абзацу.

§ Маркер відступу зліва (на Рис. 8.4 зліва знизу) – задає відступ зліва для всього абзацу крім його першого рядка. На прикладі, для звичайного тексту верхній маркер зміщений вправо, а нижній на нульовій позначці; для нумерованого списку – навпаки.

§ Маркер відступу справа (на Рис. 8.4 справа знизу) – відступ від правого краю. Для текстів використовується рідко, частіше для таблиць, чи тексту в автофігурах.

§ Табулятор (на Рис. 8.4 між позначками 8 і 9) – визначає позицію, на яку буде переміщений текст після натискання клавіші <Tab>. Це дуже зручна функція для вирівнювання тексту. Наприклад, якщо він написаний у кілька стовпців. Для встановлення табулятор достатньо клацнути по лінійці мишкою у тому місці де він потрібен. Табулятор встановлюється для одного рядка, тобто він запам’ятається і буде використовуватися лише для того рядка, в якому був курсор при встановленні. Для детального налаштування табуляторів потрібно відкрити діалогове вікно Табуляціяподвійним кліком по будь-якому зі створених табуляторів. У цьому вікні можна задати точну відстань від країв сторінки, а також заповнювач – символи, якими буде заповнена відстань від того місця, де було натиснуто <Tab> і до відстані на якій розміщено табулятор (наприклад у змісті крапочки від назви розділу і до номерасторінки створюються заповнювачем та табуляцією).

Якщо потрібно задати точніше форматування використовується діалогове вікно абзац (ФорматðАбзац…). Відступи описані вище задаються на закладці Відступи та інтервалиу частині Відступ. Частина Інтервалдозволяє задати відступ над абзацом та після нього, а також відстань між рядками. (нагадаємо, що стандартний інтервал для наукових робіт – 1.5). Частина Загальні дозволяє задати вирівнювання для тексту що написаний стилем Звичайний, проте таке обмеження надто звузило випадки використання цієї можливості.

Рис. 8.5 Діалогове вікно Абзац.

Закладка Розташування на сторінцідає можливість вибратиспосіб розриву сторінки. Найважливішою серед доступних тут опцій є заборона нависаючих рядків(якщо останнім рядком на сторінці є перший рядок абзацу, то це рядок автоматично переноситиметься на нову сторінку).