Теоретичні відомості

Дата добавления: 2014-11-10; просмотров: 604

Для спрощення написання формул в Excel є можливість використати наперед підготовлені формули, які називаються функціями. Для створення формули на основі використання функції потрібно виконати такі дії:

§ Ввести знак дорівнює =.

§ Ввести ім’я функції, за яким повинна стояти відкриваюча дужка.

§ Ввести аргументи (вхідні значення) функції, які використовуються для виконання обчислень.

§ Ввести закриваючу дужку та натиснути <Enter>.

Аргументи функцій – це числа, адреси клітинок, адреси (назви) діа­пазонів та їх списки, а також інші функції. Елементи списку записують через крапку з комою, наприклад так: =SUM (А1;В6:С8;20). Аргументи потрібні не для всіх функцій. Якщо функція не вимагає аргументів, то дужки після імені функції все одно потрібні, однак їх залишають порожніми. Існує декілька функцій, аргументами яких можуть бути текстові значення або адреси клітинок та діапазонів, в яких міс­тяться текстові значення.

В Excel є команда вставки функції, за до­помогою якої можна пі­дібрати потрібну функцію та отримати інформацію про її інтерфейс. Для використання цієї команди необхідно:

§ Натиснути на кнопку на стандартній панелі інструментів. З’явиться діалогове вікно Вставка функції.

§ Із списку Категорій вибрати ту категорію, до якої відноситься потрібна функція.

§ Із списку функцій вибрати потрібну функцію, клацнути двічі, щоб відкрити вікно її вставки.

§ Задати аргументи функції, поміс­тивши значення у відповідні поля. Тут можна вказувати конкретні значення, адреси клі­тинок або формули.

§ Натиснути на кнопку OK.

У списку категорій є такі категорії: 10 нещодавно використаних функцій; усі функції; фінансові функції; функції для роботи з датою та часом; математичні функції; текстові функції; функції для роботи з базою даних тощо.

Оскільки функція обчислення суми використовується найчастіше, то на стандартній панелі інструментів є спеціальна кнопка (автосума). Нею користуються так: виділяють клітинку чи діапазон, і клацають на кнопці автосуми – отримують потрібну суму (числових даних зі стовпця чи рядка).

Дії над елементами електронної таблиці (виділеними клітинками, стовпцями, рядками, діапазонами, усією таблицею) виконують командами кон­текстного чи основного меню або за допомогою кнопок панелі інструментів. Наприк­лад, за необхідності потреби в таблицю вставляють порожні рядки чи стовпці командами ВставкаðСтовпці/Рядки або вилучають їх командами ПравкаðОчиститиðвибрати потрібний спосіб.

У виділену клітинку можна вставити примітку, яка пояснює її при­значення. Це виконують командою ВставкаðПримітка, а вилучають командою ПравкаðОчиститиðПримітки або засобами контекстного меню.

Дані, розміщені в електронній таблиці, можна відсортувати, задавши критерії сортування (в алфавітному порядку або у порядку зростання чи спадання окремих числових показників (Рис. 12.1)).

Рис. 12.1 Вікно сортування діапазону.

Для цього виділяють фрагмент електронної таблиці, який підлягає сортуванню, і у меню Дані вибирають Сортування…. У вікні Сортування діапазону задають критерій сортування і порядок: за зростанням або за спаданням. Якщо це необхідно у вікнах Потім задають додаткові критерії сортування.

З даних, зображених в таблиці, можна робити вибірки – виділяти рядки таблиці (формувати фрагмент таблиці), елементи яких відповідають сформульованим користувачем вимогам. Для формування вибірки необхідно виділити фрагмент таблиці, з якого буде проводитись вибірка, і у пункті меню ДаніðФільтрðвибрати Автофільтр(Рис. 12.2).

Рис. 12.2 Вікно вибору умови автофільтра.

У першому рядку виділеного фрагмента таблиці з’явився випадаючий список, де можна задати критерії відбору по стовпцях. Клацнувши по ви­браному стовпцю, ми отримаємо додаткове меню, в якому знаходяться перелічені значення, що знаходяться у стовпці. Як правило, найбільш вжи­ваними є Перші та Умова… (вибірка за діапазоном значень). Отримана вибірка розташовується на місці початкової (базової). Її можна перемістити на вільне місце аркуша або на інший аркуш. Для того, щоб відновити вигляд таблиці, достатньо вимкнути режим Автофільтр у меню Дані.