Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Помехи при обмене управленческой информацией






 

К помехам в обмене информацией относятся предвзятости и стереотипы, то есть устойчивые ошибочные или упрощенные мнения по поводу людей и ситуаций. Ими могут «страдать» обе стороны, поэтому после обмена информацией необходимо удостовериться в том, насколько она понята партнером.

Прежде всего, помехой обмену информации выступают особенности ее восприятия человеком. Восприятие представляет собой активную полусознательную деятельность по приему и переработке значимых элементов информации. Его субъективный характер предполагает возможность полного или частичного искажения или потери последней. Наибольшая опасность подобного явления имеет место на стадии отбора информации, где формируются первые впечатления о ней, и наименьшая — на стадии оценки, где можно все спокойно взвесить и разложить «по полочкам».

На восприятие оказывают влияние следующие основные обстоятельства:

· во-первых, ситуация, в которой происходит первое знакомство с информацией. Если она позитивна, восприятие как правило оказывается более благожелательным, чем информация этого на самом деле заслуживает, и наоборот, в негативной ситуации все представляется гораздо худшим, чем есть на самом деле. Это правило не распространяется на неординарную информацию, которая оценивается скорее по принципу контраста;

· во-вторых, на восприятие влияет глубина видения реальной ситуации. Много знающий и понимающий человек обычно спокойнее относится к информации, другим людям и происходящим событиям, не склонен их драматизировать или, наоборот, превозносить, и в целом более трезво все оценивает, чем тот, кругозор которого ограничен;

· в-третьих, восприятие информации во многом зависит от личностных и социальных характеристик ее источника. К личностным относится, доброжелательность, терпимость, отсутствие комплексов, манера поведения, разговора, внешний вид (респектабельные люди воспринимаются более благожелательно). Близки к личностным свойствам и «анкетные» характеристики, такие как пол, возраст, национальность, вероисповедание и пр. Социальными характеристиками являются должность, служебное положение, образование, профессия, интересы, идеалы. К тем, у кого эти характеристики иные, обычно относятся настороженно;

· в-четвертых, на адекватность восприятия информации во многом влияют стереотипы, то есть стандартные наборы упрощенных представлений о сложных явлениях и объектах окружающей действительности, содержащие их одностороннее описание, принимаемое как полноценное. Стереотипы создают основанное на чужом мнении представление о том, с чем человеку еще сталкиваться не приходилось, и этим в определенной степени облегчают ориентацию в окружающей действительности и оценку получаемой информации.

В то же время, снимая неопределенность существующей ситуации, стереотипы неадекватно отражают, а зачастую значительно искажают реальность, укрепляют консерватизм в сознании и мышлении. Часто старые стереотипы служат основой формирования новых, поскольку в соответствии с психологическим законом предшествования существующая информация определяет усвоение последующей.

В связи с этим особо можно выделить «вредные стереотипы»: все пожилые работники - сопротивляются изменениям, не желают рисковать, слабеют здоровьем; все руководители не думают о работниках и т.п..

По воздействию на восприятие к стереотипам близки такие психологические эффекты как, например: перенос оценки одних явлений и людей на других; (все толстые люди — добрые); обобщение оценки одной характеристики объекта на все его свойства в целом; проекция собственных чувств и ощущений на других (если мне плохо, как может быть хорошо остальным, и наоборот); первое впечатление, которое обычно бывает более благоприятным и запоминающимся (его устойчивость и длительность объясняется: стабильностью поведения самого человека, ограниченностью информации, неосознанным подражанием другому и закреплением его у самого воспринимающего); идеализация (гиперболизация положительных черт).

Нужно также упомянуть эффект «бумеранга», когда человек, воспринимая и оценивая информацию, направленную на изменение его социальных установок, только укрепляет их (при неприязненном отношении к партнеру или низком качестве самой информации); эффект «затмения» — влияние одного или нескольких свойств объекта на восприятие остальных; «эффект контраста» (доминирование одних свойств по сравнению с другими, отодвигаемыми на второй план); «эффект ожидания», в результате которого люди часто принимают желаемое за действительное, на что воздействует также «эффект предварительной информированности»; эффект порядка, когда при противоречивой информации больший вес придается сообщениям, полученным в первую очередь, но при общении со старыми знакомыми — наоборот (вообще, знакомые оцениваются более правильно, чем малознакомые люди); эффект опережения, заключающийся в том, что сведения, получаемые непосредственно перед общением, усваиваются прочнее; эффект средней ошибки, проявляющийся в усреднении крайних оценок.

Студентам часто приходится на практике сталкиваться с эффектом нимба или гадкого утенка, когда при оценке знаний по последующим учебным дисциплинам преподаватели в значительной мере ориентируются на предыдущие оценки.

К стереотипам близки и предрассудки, то есть оценки, сложившиеся до того, как сформировалось определенное мнение об объекте. В отличие от стереотипов они носят массовый, общественный характер, например, расизм, убежденность, что женщины глупее мужчин (хотя ни единого научного доказательства этому не существует). Предрассудки свойственны в основном малообразованным людям, в то время как стереотипами могут страдать люди разного уровня и качества образования.

Наконец, на восприятие информации об объекте влияют многие его физические характеристики — размеры, контрастность, повторяемость и интенсивность действий и процессов и др.

Помехой при обмене информацией может служить отсутствие интереса к ней, чему причинами бывают неубедительность доводов, отсутствие призыва к конкретным действиям и пр. Чтобы у партнеров такой интерес пробудить, до его сведения доводятся выгоды, которые он может иметь, если отнесется к информации должным образом, а также потери, связанные с недостаточным внимаем к ней.

Помехами для обмена информацией могут стать и «технические неполадки», например, различное понимание символов, с помощью которых информация передается. Это может быть вызвано различиями в образовании, квалификации, национальными особенностями, слабым знанием языка и пр. Например, в отличие от большинства стран в Болгарии отрицательное высказывание сопровождается кивком головы, что часто вызывает различные недоразумения у представителей народов, у которых кивок головой означает согласие.

Наконец, к помехам обмена информацией относятся чисто физические или психологические моменты: усталость, рассеянность, слабая память, или наоборот, излишняя эмоциональность, импульсивность, не позволяющие сосредоточиться.

Негативную роль могут сыграть информационные перегрузки, способные привести к не восприятию или искаженному пониманию сигнала, ошибочным и несвоевременным ответам, неадекватной реакции на полученную информацию. Такие ситуации могут возникать при монотонности выполняемых операций и должны учитываться при организации труда работников конкретных подразделений.

Трудности в осуществлении межличностных коммуникаций имеют свою специфику. Известно, что из всех видов коммуникаций межличностные сталкиваются с самым большим количеством барьеров, препятствующих эффективному восприятию информации получателем. Выделяют три типа барьеров: личностные, физические и семантические.

Личностные барьеры — это коммуникативные помехи, порождаемые человеческими эмоциями, системами ценностей, неумением слушать собеседника, различия в образовании, поле, расе, социально-экономическом статусе, потребностях, интересах, накопленном опыте, психологическая несовместимость лиц, участвующих в коммуникации.

Физические барьеры представляют собой коммуникативные помехи, возникающие в материальной среде коммуникаций. Окружающая обстановка, шумы, невербальные средства коммуникаций способны препятствовать или, наоборот, содействовать восприятию, пониманию и усвоению передаваемой информации.

Семантические барьеры означают различные значения, приписываемые разными людьми одним и тем же символам. Символы многозначны, и при выборе одного из них может возникнуть непонимание. Используемые в коммуникациях ограничения сужают возможность интерпретации и понимания сообщений и привносят субъективность в толкование и оценку информации

Подводя итог рассмотрению вопросов обмена управленческой информацией следует указать, что его качество в значительной степени зависит от краткости, ясности, недвусмысленности и адресности сообщений, какую бы форму они ни имели, от постоянного контроля за содержанием, чистотой и организованность коммуникационных каналов в информационной системе организации.

Совершенствование коммуникаций в организации. К основным способам совершенствования информационного обмена в организации относятся: регулирование информационных потоков, управленческие действия, внедрение систем обратной связи, внедрение систем сбора предложений, использование информационных бюллетеней, использование современных информационных технологий и мировых информационных ресурсов.

Регулирование информационных потоков предполагает рациональное распределение информации между различными менеджерами и подразделениями. При этом менеджеры на всех уровнях организации должны представлять собственные потребности в информации и потребности в информации других звеньев. Объем информации должен быть достаточным для реализации возложенных на менеджера обязанностей.

Управленческие действия. Предполагается, что менеджер может практиковать встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения изменений в организации, штатных перестановок, распределения работы и т.п. руководитель может также по своему усмотрению назначать совещания или заседания с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, реализация и контроль этих вопросов формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена.

Системы обратной связи являются частью системы контрольно-управленческой информационной системы организации. Один из основных вариантов системы обратной связи - посещение руководителем рабочих мест в организации с целью определенных вопросов. Проведение опроса работников - ещё один важный вариант системы обратной связи.

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации по иерархии управления. Выделяют четыре основных формы сбора предложений.

Обычно такая система реализуется в системе ящиков для предложений, куда работники могут анонимно подавать свои предложения.

Организация может развернуть внутриорганизационную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать свои вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджеры, тут же отвечающие на задаваемые вопросы. Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене организации.

Третий вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Такие группы чаще всего создаются для обсуждения содержания коллективных договоров. Четвёртый вариант основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения предложений по совершенствованию труда и управления, а также возможных или существующих проблем, отражающихся а их работе.

Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации могут выпускать относительно крупные организации. Они содержат информацию для всех работников: статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, подборка «работник месяца», ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.

Последние достижения в информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить поток телефонных разговоров. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений разным людям, а затем позвонить или получить ответы на исходящие сообщения. В ходе видеоконференций люди, находящиеся на разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо.







Дата добавления: 2014-12-06; просмотров: 1445. Нарушение авторских прав; Мы поможем в написании вашей работы!



Расчетные и графические задания Равновесный объем - это объем, определяемый равенством спроса и предложения...

Кардиналистский и ординалистский подходы Кардиналистский (количественный подход) к анализу полезности основан на представлении о возможности измерения различных благ в условных единицах полезности...

Обзор компонентов Multisim Компоненты – это основа любой схемы, это все элементы, из которых она состоит. Multisim оперирует с двумя категориями...

Композиция из абстрактных геометрических фигур Данная композиция состоит из линий, штриховки, абстрактных геометрических форм...

Прием и регистрация больных Пути госпитализации больных в стационар могут быть различны. В цен­тральное приемное отделение больные могут быть доставлены: 1) машиной скорой медицинской помощи в случае возникновения остро­го или обострения хронического заболевания...

ПУНКЦИЯ И КАТЕТЕРИЗАЦИЯ ПОДКЛЮЧИЧНОЙ ВЕНЫ   Пункцию и катетеризацию подключичной вены обычно производит хирург или анестезиолог, иногда — специально обученный терапевт...

Ситуация 26. ПРОВЕРЕНО МИНЗДРАВОМ   Станислав Свердлов закончил российско-американский факультет менеджмента Томского государственного университета...

Конституционно-правовые нормы, их особенности и виды Характеристика отрасли права немыслима без уяснения особенностей составляющих ее норм...

Толкование Конституции Российской Федерации: виды, способы, юридическое значение Толкование права – это специальный вид юридической деятельности по раскрытию смыслового содержания правовых норм, необходимый в процессе как законотворчества, так и реализации права...

Значення творчості Г.Сковороди для розвитку української культури Важливий внесок в історію всієї духовної культури українського народу та її барокової літературно-філософської традиції зробив, зокрема, Григорій Савич Сковорода (1722—1794 pp...

Studopedia.info - Студопедия - 2014-2023 год . (0.003 сек.) русская версия | украинская версия