Форми викладу інформації в текстах документів

Вони різноманітні, залежать від виду документа, його призначення.

Найбільш розповсюджені:

форма першої особи однини (я): характерна для листів, факсів, автобіографій, заяв, пояснювальних записок, наказів, розпоряджень;

форма першої особи множини (ми): характерна для протоколів (ухвалили, слухали);

форма третьої особи однини і множини (він, вона, вони): повідомляє, рекомендує, заслуховує, зобов'язують.

Під час підготовки тексту документа слід дотримува­тися таких правил:

Правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа.

Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв'язку з, згідно з метою, потрібний для, в порядку.

Уживати синтаксичні конструкції типу:

Доводимо до Вашого відома, що...
Нагадуємо Вам, що...
Підтверджуємо з вдячністю...

У порядку надання матеріальної допомоги...

У порядку обміну досвідом...

У зв'язку з вказівкою...

Відповідно до попередньої домовленості...

Відповідно до Вашого прохання...

5. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення:
Враховуючи...

Беручи до уваги..

Розглянувши..

Вважаючи...

6. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

 

Слід писати	Не можна писати
ужити заходів	прийняти заходи
брати (взяти) участь	прийняти участь
погодити	здійснити погодження
вплинути	здійснити вплив
порядок денний	повістка денна
пропозиції	предложення
вирішити, розв'язати	забезпечити рішення
боротися	проводити боротьбу
заходи	міроприємства
такі члени групи:	слідуючі члени групи:
не можна визнати задовільним	не може бути визнаним задовільним
незабаром	у самий найближчий час
не з'являються на заняття	мають місце випадки неявки на заняття

 

 

Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення — перед означуваними словами; додатки - після керуючого слова; вставні слова - на початку речення).

Щоб не виявляти гостроти стосунків із партнером, слід замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад: Ви не відповіли на лист-запит... Вами ще не дана відповідь на лист-запит... Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму. Наприклад: Університет не гарантує... Комісія підтверджує... Телевізійне агентство повідомляє...

9. Уживати інфінітивні конструкції: Створити комісію. Затвердити пропозицію...
Попередити правління...

10. У розпорядчих документах треба вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу:

Наказую...

Пропоную...

Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочинстві, за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

Надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості з допомогою слів:

Шановний... Високошановний... Вельмишановний... Високоповажний...