Створення і функціонування інформаційних систем

Організація бухгалтерського обліку потребує певних передумов:

- детального вивчення технології виробництва;

- високої кваліфікації головного бухгалтера;

- наявності грошових коштів для інвестицій в створення та експлуатацію інформаційної системи;

С зацікавленості керівника та головного бухгалтера.

Створення комп'ютерних систем бухгалтерського обліку повинно базуватися на таких принципах:

Економічна доцільність. Переваги, що очікуються від використання

системи, повинні перевищувати витрати на проектування, впровадження, вивчення, супровід;

Гнучкість. Система, що створюється, повинна мати достатній запас гнучкості, щоб забезпечити можливість реагування на зміну зовнішніх факторів. Основними вимогами до гнучкості бухгалтерських систем є такі можливості:

1.зміна (налагодження) плану рахунків;

2.ведення аналітичного обліку за довільними рахунками та ознаками;

3.зміна (налагодження) шаблонів типових бухгалтерських операцій;

4.зміна (налагодження) форм типових звітів і доповнення новими
звітами.

Контроль. Створення паралельних інформаційних потоків, які контролюють один одного та забезпечують достовірність даних.

Захист і безпека даних. Якісна комп'ютерна система бухгалтерського обліку повинна виконувати наступні функції щодо безпеки даних:

• поділ доступу до функцій і даних системи шляхом авторизації
користувачів за паролем;

• шифрування даних;

• наявність контролю за входом до системи і ведення журналу
робочого часу;

• контроль за періодичністю створення резервних копій інформації.
Сумісність. Система повинна проектуватися з урахуванням

людського фактору та організаційних особливостей підприємства, вже наявних комп'ютерів та програм.

Універсальність. Програмна система повинна розв'язувати не окрему задачу, а виконувати стандартні процедури і обробляти конкретну задачу як окремий випадок більш загальної. Тому при складанні алгоритму слід звертати увагу на масові операції. Розробник повинен зібрати дані про типи господарських операцій та їх частоту на конкретному підприємстві. Після цього слід поділити інформаційний масив на стандартні і нестандартні операції. Алгоритм повинен бути орієнтований на масові операції, але передбачати обробку і не масових.

Безперервність розвитку передбачає постійне вдосконалення всіх видів його забезпечення.

У процесі господарської діяльності, що здійснюється в бухгалтерії, або під час налагодження комп'ютерних систем, частина облікової інформації стає доступною для сторонніх осіб. Тому слід за допомогою особливих внутрішніх положень (наказів, інструкцій) обмежити доступ сторонніх осіб до інформації, яка є комерційною таємницею підприємства, а також встановити або передбачити механізм перевірки звітної інформації, що виходить за межі підприємства. Необхідна також кадрова робота з персоналом бухгалтерії. Вона полягає, з одного боку, в забезпеченні фізичної безпеки бухгалтерів, охорони приміщення та документів, а з іншого боку -у забезпеченні суворого нагляду за діями бухгалтерів. Інформація, що накопичується підсистемою управлінського обліку, зазвичай є основним об'єктом промислового шпигунства.

Крім застосування засобів захисту, що вбудовуються в програмне забезпечення (паролі, шифрування даних), також повинно бути ряд організаційних та адміністративних заходів. Служба безпеки підприємства повинна стежити за можливістю акустичного прослухування приміщення бухгалтерії, відсутністю підслуховуючих пристроїв у комп'ютерах, комп'ютерних мережах, телефонах, копіювальній техніці.

Створення КСБО на підприємстві складається з трьох основних етапів:

•вивчення особливостей господарської діяльності підприємства;

•проектування системи і узгодження проекту;

•впровадження та удосконалення системи.

Вивчення особливостей господарської діяльності підприємства

Мета етапу - отримати об'єктивну інформацію про діяльність підприємства та обґрунтувати необхідність створення КСБО. На цьому етапі необхідно визначити: -

•що саме повинні отримати від системи користувачі;

•з яких джерел інформації;

•якою є послідовність перетворення інформації для надання її в
зручному, зрозумілому і придатному вигляді з метою подальшого
використання і аналізу.

Метою вивчення наявної організації бухгалтерського обліку на підприємстві є визначення:

- реквізитів первинних документів, за якими проводиться обробка інформації;

- обсягу звітної інформації, її шляхів та руху; реквізитів - ознак, на підставі яких формуються вихідні дані в обліковому регістрі і взаємозв'язки показників цих регістрів між собою;

- форми бухгалтерського обліку;

- системи контролю, в тому числі ревізій;

- системи кодування, що використовується;

- комп'ютерної техніки.