Соціально-психологічні особливості комунікацій в умовах розвитку ІСУЗЕД

Комунікація – це обмін повідомленнями, у результаті якого керівник одержує інформацію, необхідну для прийняття ефективних рішень, і доводить їх до відома співробітників.

Комунікація в системі організаційного керування – це інформаційні зв’язки між працівниками виробництва і керування; засіб, за допомогою якого в єдине ціле поєднується організаційна діяльність, відбуваються зміни в системі керування, а інформація набуває ефективності для реалізації цілей компанії.

Керівники компанії повинні чітко уявляти потреби у фінансових, інформаційних, матеріальних, трудових і інтелектуальних ресурсах, джерелах їх одержання, а також вміти оптимально розрахувати ефективність їх використання, що досягається інструментами економічної стратегії компанії. Її складовою частиною є комунікаційна стратегія компанії, що передбачає вибір, урахування і взаємний зв’язок напрямків і методів обробки інформації, необхідних для досягнення головної мети.

Комунікаційну стратегію компанії часто зводять до планування маркетингових комунікацій на споживчому ринку, однак її призначення є набагато ширшим, у керуванні компанією вона має два напрямки – зовнішній і внутрішній.

Визначальним аспектом зовнішньої комунікаційної стратегії є здатність компанії адаптуватися до змін зовнішнього середовища. Мета кожного виду адаптації компанії до певних впливів зовнішнього середовища визначається метою вищого порядку – забезпечення ефективної діяльності компанії, що може бути досягнуто, серед інших заходів, приведенням стану внутрішніх систем компанії у відповідність до стану зовнішнього середовища; однак при цьому мета кожного виду адаптації залишається автономною. Цілям кожного виду адаптації відповідають різні потреби в інформації і, отже, різні бази для спостереження. Правильне визначення цілей на кожному рівні дозволяє визначати потреби в інформації і одночасно бази для спостереження. Інформація, необхідна для забезпечення процесу адаптації, повинна мати стратегічний характер, оскільки саме в цьому випадку можна забезпечити випереджальний характер адаптації.

Внутрішня стратегія комунікацій пов’язана з розробкою і пропагандою філософії компанії, формуванням системи цінностей і стилю поведінки, корпоративної культури, мотивації діяльності працівників компанії.

Важливо при аналізі системи комунікацій компанії оцінити потенціал працівника: його ставлення до інформації, до каналів зв’язку, до виконання обов’язків і повноважень, стиль керування і загальну комунікаційну грамотність.

Для оцінки людського потенціалу, здатності різноманітно і якісно використовувати методи керування комунікаційними процесами, необхідно проводити тестування працівників компанії. Тести складаються фахівцями таким чином, щоб, підрахувавши бали, можна було визначити характер перешкод, які заважають працівнику здійснювати обмін інформацією, а отже, і приймати рішення. Тести, опитування, анкети й особисті бесіди керівництва з працівниками можуть бути спрямовані на вирішення багатьох комунікаційних проблем, але мета їх застосування має зводитись до головного – аналізу фактичної системи комунікацій компанії і створення системи заходів щодо усунення відхилень від бажаних характеристик.

До цілей внутрішньої комунікації компанії варто також віднести розробку нововведень, організаційних змін, організаційну гнучкість структури керування і використання методології комунікацій компанії.

Для удосконалення системи комунікацій необхідно враховувати величину і кількість структурних ланок на кожному ієрархічному рівні керування, ступінь формального регламентування організаційних зв’язків. Тим самим забезпечуються можливості для раціонального розподілу повноважень, відповідальності й істотного скорочення обсягу інформації, що циркулює в системі керування.

Для забезпечення більш ефективних комунікацій, кількість рівнів в організаційній структурі має бути мінімальною. Бажано, щоб структурні підрозділи компанії реорганізовувалися переважно всередині організаційних рівнів керування. Це необхідно для забезпечення найбільш коротких шляхів проходження інформації і необхідної швидкості у прийнятті управлінських рішень. Тобто реорганізація системи керування повинна відбуватися з урахуванням розширення горизонтальних комунікацій для того, щоб досягти інтеграції підрозділів на одному організаційному рівні.

При діагностиці системи комунікацій важливо знати причини неефективності комунікацій. На практиці існуючі форми комунікацій створені без чітких цілей, тому вони не зовсім раціональні. Для вирішення проблеми готовності комунікації необхідно використовувати логіку, усвідомити мету, передумови, визначити варіанти, вибрати повідомлення, засоби комунікації і того, хто матиме передавати повідомлення.

Комунікації може заважати ціла низка причин:

1) нечітке формулювання повідомлень – розпливчастість даних, відсутність послідовності і т.д.;

2) помилкова інтерпретація повідомлень; часто буває недостатньо передати інформацію, її варто супроводити роз’ясненнями, які були б зрозумілі споживачу інформації;

3) втрати при збереженні і передачі інформації; практика показує, що послідовна передача повідомлень зменшує їх точність;

4) неуважність і відсутність бажання читати повідомлення;

5) невизначеність у тлумаченні повідомлення; ясність для керівника обертається неясністю для підлеглого, що викликає затримку виконання чи неправильне виконання;

6) адаптація чи період переходу до реалізації повідомлень; повідомлення впливають на людей по-різному, і потрібен час для повного осмислення повідомлень;

7) недовіра до автора повідомлень – виникає при надходженні повідомлень з недостатньо продуманими, нелогічними рішеннями, які часто скасовуються чи змінюються;

8) передчасна оцінка повідомлень, упередженість в оцінці; замість того, щоб зберігати нейтральну позицію під час обміну думками, слухач поспішає з прийняттям власного рішення;

9) замовчування інформації.

При діагностиці системи комунікацій рекомендується також удосконалювати інформаційні потоки за рядом характеристик:

• використання єдиної термінології при формуванні схем інформаційних потоків;

• застосування уніфікації й опису процедури підготовки і проходження документів (щоб не виникали «незамінні працівники» апарата керування);

• прийняття будь-якого управлінського рішення з мінімальними витратами коштів;

• зацікавленість виконавця у якісному і своєчасному виконанні рішення;

• впровадження подвійного контролю за виконанням, стимулювання і контроль роботи контролерів. Однотипні, постійно повторювані рішення мають контролюватися не в процесі виконання, а за результатами, з покладанням максимальної відповідальності на виконавця;

• необхідність достатньої інформованості того, хто готує рішення, і того, хто виконує;

• виконання рішення варто доручати працівникам, що мають реальну можливість виконати його у встановлений час;

• при підготовці і виконанні рішення співробітникам варто активно взаємодіяти по горизонтальних рівнях керування, вищих керівників інформувати тільки про результати;

• не забувати, що статистична інформація за тривалий період важливіша, ніж щохвилинні відомості;

• первинні документи мають готуватися в мінімальній кількості екземплярів, передаватися в порядку підзвітності і зберігатися в архівах чи в кінцевих контрольних підрозділах;

• документи варто конструювати таким чином, щоб, детально не вчитуючись, можна було винести оціночне судження: добре, погано, краще, гірше і т.д.;

• діяльність виконавців не слід детально регламентувати, необхідно залишати їм можливість самостійно знаходити раціональні шляхи;

• скорочення довжини потоків документованої інформації здійснюється двома шляхами: визначенням мінімально необхідної, але достатньої кількості документів для управлінської діяльності і підвищенням оперативності документообігу.

Для реалізації зазначених заходів необхідно:

1) використовувати в управлінській діяльності раціональні графіки руху інформації;

2) стежити за упорядкуванням документів відповідно до номенклатури справ;

3) погоджувати форми і зміст документів, що направляються за двома і більше адресами;

4) визначати порядок розгляду документів;

5) вчасно тиражувати документи відповідно до кількості споживачів;

6) раціонально використовувати час з урахуванням попередньої підготовки документа.

Сучасний розвиток економічних відносин у керуванні компанією вимагає організації комунікаційних процесів на якісно новому рівні. Комунікації є засобом включення компанії в зовнішнє середовище і інтегруючим механізмом, що поєднує функції і методи керування, сприяє розробці і прийняттю управлінських рішень, забезпечуючи загальну ефективність керування. Основна мета комунікаційної стратегії – внутрішня інтеграція і зовнішня адаптація в умовах постійного узгодження з цілями функціонування.

Аналіз інформаційних систем об’єктів керування дозволяє виявити порушення основних принципів інформаційного забезпечення процесу керування компанією.