Визначення витрат на впровадження ІСУЗЕД

Для ухвалення рішення про впровадження ІСУЗЕД на підприємстві керівнику необхідно проаналізувати проект на відповідність встановленим умовам. Для цього необхідна методика, що дозволяє провести подібний аналіз.

При організації інвестицій в ІТ повинні виконуватися наступні правила:

- рішення про інвестиції в інформаційні технології ухвалюються так само, як і в інших сферах бізнесу, - виходячи з міркувань фінансової вигоди;

- розвиток ІТ повинен здійснюватися в тісному зв’язку з потребами в області управління підприємством. При цьому їх ніколи не слід визначати виключно необхідністю впровадження технологічних новин;

- відділ інформаційних технологій повинен добре розуміти потреби бізнесу, а бізнес-підрозділи - реальні можливості інформаційних технологій.

Для оцінки інвестицій в автоматизацію підприємства важливо знати чинники успіху і чинники ризику таких проектів, важливо співвідносити витрати на інформаційну систему і одержані переваги з погляду фінансових і організаційних перспектив. Рівень таких знань забезпечить ефективність вкладень в інформаційні технології і бізнесу в цілому.

Метод оцінки сукупної вартості володіння ІТ (Total Cost of Ownership, ТСО) є одним з найважливіших критеріїв при розгляді майбутніх ІТ-проектів, оскільки визначає їх економічну обґрунтованість. Але при всій своїй корисності дана методика не може служити критерієм оцінки ефективності ІСУ ЗЕД, тому що містить інформацію про витрати, що являє собою тільки одну частину. Іншу частину - вигоду - з даного показника отримати не представляється можливим.

При цьому ключовий момент полягає в порівнянні ТСО свого підприємства (наприклад, в перерахунку на одного користувача системи) з ТСО інших підприємств аналогічного профілю. Часто досить важко оцінити прямий економічний ефект від ІТ (тобто прибуток від їх впровадження). Порівнявши ж показники ТСО, ІТ-менеджер може довести керівництву підприємства, що економічні показники проекту не гірші, ніж в середньому по галузі, а то і краще.

В основу моделі ТСО покладені дві категорії витрат: прямі (бюджетні) та непрямі.

Прямі витрати властиві наступним категоріям відділів (і здійснюються за рахунок їх бюджетів):

- - центральний ІТ-відділ підприємства, відповідальний за розвиток і підтримку ІСУЗЕД, корпоративної мережі і т.д. (верхній корпоративний рівень);

- групи з підтримки і розвитку ІТ, що є усередині виробничих і адміністративних підрозділів підприємства (місцевий рівень);

- окремі групи фахівців, що забезпечують спеціалізовані види послуг, наприклад послуг зв'язку і передачі даних.

Прямі витрати включають:

- капітальні витрати - апаратне і програмне забезпечення (АЗ і ПЗ);

- витрати на управління ІТ;

- витрати на технічну підтримку АЗ і ПЗ;

- витрати на розробку прикладного ПЗ внутрішніми силами;

- витрати на аутсортинг;

- витрати на відрядження;

- витрати на послуги зв'язку;

- інші групи витрат.

За цими групами прямих витрат визначають складові ТСО. Наприклад, при визначенні капітальних витрат на обладнання витрати повинні включати: витрати на придбання нового обладнання і його заміну; кошти, виручені від продажу або передачі обладнання; амортизацію обладнання; витрати на мережеве обладнання і з'єднання; витрати на придбання периферійних пристроїв; витрати на придбання додаткової оперативної пам'яті; витрати на додаткові дискові пристрої (враховується амортизація обладнання; витрати на заміну обладнання; інші витрати по обладнанню).

Витрати по обладнанню – найпростіша група для розрахунків ТСО.

Аналогічно розглядаються і інші групи прямих витрат (програмне забезпечення, технічна підтримка, управління і т. д.). Найбільш трудомістку для розрахунків групу складають витрати на управління. Сюди входять зокрема витрати на проектування, управління проектами, адміністрування мереж, подолання надзвичайних ситуацій, настройки систем і підсистем, управління контрактами на закупівлю і управління поставками.

Непрямі витрати знаходяться за рамками бюджетів на ІТ, проте вони можуть виконувати істотну роль в оцінці рішення за проектами. При цьому перша їх група (“непрацездатність системи”) може бути розглянута з використанням методу визначення виробничих втрат. Друга група (“непродуктивні зусилля кінцевого користувача”), пов'язана з інформаційними технологіями, визначається за допомогою польових і статистичних досліджень.

Таким чином, сукупна вартість володіння ІТ визначається за формулою (9.9):

 

TCO = П_в + К_в1 + К_в2, (9.9)

 

де П_в - прямі витрати;

К_в1 - непрямі витрати першої групи;

К_в2 - непрямі витрати другої групи.

При цьому прямі витрати визначаються за формулою (9.10):

 

П_в = П_в1 + П_в2 + П_в3 + П_в4 + П_в5 + П_в6 + П_в7 + П_в8, (9.10)

 

де П_в1 - капітальні витрати;

П_в2 - витрати на управління ІТ;

П_в3 - витрати на технічну підтримку АЗ і ПЗ;

П_в4 - витрати на розробку прикладного ПЗ внутрішніми силами;

П_в5 - витрати на аутсорcинг;

П_в6 - витрати на відрядження;

П_в7 - витрати на послуги зв'язку;

П_в8 - інші групи витрат (витрати на модернізацію ІСУЗЕД, розвиток корпоративної бази даних тощо).

Даний підхід корисний і необхідний як у процесі планування інвестицій, так і на етапі експлуатації ІС для перевірки відповідності розрахунків реальним показникам. Модель ТСО принципово відрізняється за природою від інших, оскільки припускає визначення витрат, яке можливо здійснити як на етапі планування, так і на етапі оцінки фактично одержаних результатів.

Розробка програми впровадження ІСУЗЕД.

Програма (з грец. programma - оголошення, розпорядження) - зміст і план діяльності, робіт.

Програма впровадження ІСУЗЕД обов'язково повинна включати перелік заходів з її реалізації програми, тривалість і вартість кожного етапу програми, а також відповідальних осіб.

Приклад програми впровадження АРМ менеджера ЗЕД наводиться в табл. 9.2. Результатом в даному випадку є визначення первинних інвестицій, необхідних для реалізації програми.

Таблиця 9.2 – Програма впровадження АРМ менеджера ЗЕД

№ з/п	Назва етапу	Тривалість етапу, міс.	Вартість етапу, грн.	Відповідальні за етап
1.	Дослідження бізнес-процесів в сфері ЗЕД; визначення бізнес-процесу, що потребує автоматизації; формулювання вимог до АРМ менеджера ЗЕД			Програмно-інформаційний відділ
2.	Аналіз ринку ПЗ у сфері ЗЕД, вибір оптимальної пропозиції (метод експертних оцінок)			Програмно-інформаційний відділ
3.	Придбання ліцензії на використання ПЗ	0, 5		Фінансово-економічний відділ
4.	Придбання додаткової комп’ютерної техніки	0, 5		Фінансово-економічний відділ
5.	Налагодження локальної мережі на підприємстві, підключення до регіональної та/або глобальної мережі			Програмно-інформаційний відділ
6.	Тестування встановленого ПЗ			Програмно-інформаційний відділ
7.	Навчання управлінського персоналу роботі з ПЗ			Програмно-інформаційний відділ або компанія-постачальник програмного продукту
8.	Супроводження ПЗ	На протязі року	Безкоштовно	Програмно-інформаційний відділ або компанія-постачальник програмного продукту
	Всього

 

Таким чином, для реалізації програми впровадження АРМ менеджера ЗЕД необхідні первинні інвестиції в сумі 150000 грн.

Можна також визначити загальний обсяг інвестицій на впровадження програми з урахуванням додаткових поточних витрат на забезпечення функціонування АРМ менеджера ЗЕД: підвищення витрат електроенергії, підвищення окладів працівників програмно-інформаційного відділу за обслуговування додаткових одиниць комп’ютерної техніки, післягарантійне обслуговування, користування регіональною та глобальною інформаційною мережею тощо.