Введення й редагування даних. Типи даних

Для введення або редагування даних у яку-небудь комірку таблиці треба зробити комірку активною. Перед введенням можна вибрати кнопками панелі інструментів Форматирование шрифт у списку Шрифт, його розмір, а також тип шрифту (жирний, курсив. підкреслення). Вводити дані в активну комірку можна безпосередньо в комірку (для цього треба двічі клацнути мишкою по комірці або натиснути клавішу F2). При цьому курсор приймає вид вертикальної риски, яку можна переміщати за допомогою клавіш переміщення курсору або за допомогою мишки. Символи можуть уводитися в режимі Замена або Вставка. Переключення між цими режимами здійснюється клавішею Ins. Для видалення символу в позиції курсору треба натиснути клавішу Del, а символу ліворуч від курсору - клавішу BackSpace. Натискання клавіші Enter завершує введення даних в комірку, а клавіша Esc - скасовує його. Даніможна вводити як в активну комірку так і в рядку формул. У рядку формул кнопка зі значком у вигляді букви Х аналогічна клавіші Esc. Кнопка у вигляді значка «галочки» аналогічна клавіші Enter. Відновити попередній вид комірок можна також командою Правка/Отменить. При натисканні клавіші Enter табличний курсор переміщається на одну комірку у напрямку, що визначається обраним елементом у списку Переход к другой ячейке после ввода, в направлении. Цей список виводиться на вкладці Правка вікна діалогу Параметры меню Сервис.

Цікавою особливістю введення в Excel є автовведення. Ця функція працює при встановленому прапорці Автозавершение значений ячеек вкладки Правка діалогового вікна Параметры. При введенні даних у цьому режимі Excel намагається вгадати, що вводиться, і допише свій варіант у кінець. Якщо користувач згодний із цим варіантом, то треба просто натиснути клавішу Enter. В іншому випадку треба продовжити введення, ігноруючи пропозицію Excel.

Для видалення вмісту комірки або діапазону комірок необхідно на початку їх виділити, а потім видалити, використовуючи засоби Windows. Виділити дані в комірці або рядку формул можна стандартними засобами Windows:

 

· Переміщенням покажчика миші при натиснутій лівій кнопці.

· За допомогою клавіш переміщення курсору при натиснутій клавіші Shift.

· Двома послідовними клацаннями: одним на початку виділюваної області, а другим - наприкінці, але при натиснутій клавіші Shift.

· Для виділення несуміжного діапазону комірок треба, утримувати натиснутою клавішу Ctrl і виділяти необхідні комірки переміщенням мишки.

· Весь робочий лист виділяється натисканням клавіші Ctrl+A.

Виділений діапазон можна крім видалення очистити, вставити, перемістити, скопіювати. Для цих цілей можна використовувати стандартні засоби Windows і пункт меню Правка.

Типи даних. Коміркаможе бути «порожньою» або містити один з таких типів даних:

· число, включаючи дату й час;

· текст;

· формула.

 

Числа, дата, час. Можливі такі основні форми числа: ціле, дійсне, з експонентою, дробове. Для цілого числа припустимо використовувати цифри 0.....9, а також знаки «+» і «-». Дійсне число додатково включає крапку або кому (що розділяє цілу та дробову частину), залежно від настроювання в діалоговому вікні Свойства: Язык и стандарты, що відкривається через головне меню Пуск ► Настройка ► Панель управления ► Язык и стандарты.

Число з експонентою складається з мантиси й порядку й відображається у вигляді aEb, де a - мантиса, і b - порядок. Такий запис числа використається для подання чисел із плаваючою десятковою крапкою виду a ·10^b. Наприклад, число 1.23 ·10^-2 записується як 1.23Е-2.

Дробове число складається із цілої частини, потім пробіл, далі чисельник, символ «/» і знаменник. Якщо ціла частина числа відсутня, то треба ввести на її місце 0.

Дата може вводиться в різних форматах, найпоширеніший формат ДД.ММ.ГГГГ, а час - у форматі ЧЧ: ММ: СС. З комірками, у які введена дата або час можна виконувати арифметичні операції. Так якщо відняти комірку з датою, то це буде кількість минулих днів, якщо результат представити у вигляді числового формату. Якщо результат представити у форматі дати, то одержимо різницю років у вигляді дати. Треба пам'ятати про те, що якщо зображення числа містить більше 8 символів, то воно округляється (тому що в стандартному форматі в комірці розміщається вісім символів). Якщо й це не допомагає, то число виводиться у формі з експонентою. В оперативній пам'яті число зберігається з тією точністю, що задана при його введенні.

Якщо дані вводяться не у форматі числа, то Excel сприймає їх як текст. Якщо введений в комірку текст виявиться довшим, ніж ширина комірки, то він поширюється вправо на сусідні комірки, за умови, що вони порожні. У противному випадку текст на екрані урізається, однак у пам'яті комп'ютера цей текст зберігається повністю. При установці прапорця Переносить по словам вкладки Выравнивание вікна діалогу Формат ячеек (це вікно викликається командою Формат ► Ячейки) текст буде переноситися, займаючи в комірці кілька рядків. В комірку текст завжди вводиться ліворуч.

Формула починається із символу «=» і являє собою сукупність операндів, з'єднаних знаками операцій і круглих дужок. Операндом може бути число, текст, логічне значення, адреса комірки (посилання на комірку), ім'я комірки, функція. Припустимі наступні знаки операцій у формулах: +, -, *, /, ^ - піднесення в ступінь, & - конкатенація, = - логічне порівняння, > - логічне порівняння на більше, < - логічне порівняння на менше.

Дані(операнди) для формули можна задавати різними способами. По-перше, операнд можна ввести вручну. Інший спосіб складається в клацанні на потрібній комірці (або при виборі діапазону), адресу якої потрібно ввести.

Функцію у формулу можна вводити командою Вставка ► Функция або натисканням кнопки відповідної кнопки на панелі інструментів. Послідовність виконання операцій у формулах є надзвичайно важливим моментом, від якого залежить правильність обчислень. У формулі на початку виконується дії, які в дужках, і вони мають найвищий пріоритет. Якщо дужок декілька, то операції виконуються спочатку у внутрішніх дужках, а потім у зовнішніх дужках. Далі виконуються функції, наприклад піднесення в ступінь, а потім послідовно операції множення, ділення, додавання й вирахування.

У поле комірці після введення формули може відображатися або формула, або значення, що обчислюється по формулі. Вид відображення залежить від того, чи включена опція Формула на вкладці Вид вікна діалогу Параметры. Це вікно викликається командою Сервис ► Параметры.

Якщо в результаті введення числа або обчислень по формулі комірка заповнюється символами «######”, то це значить, що ширина стовпчика недостатня для виводу значень.

В комірці може також бути примітка - довільний текст, що, наприклад, роз'ясняє призначення комірки. Комірки, яким приписана примітка, позначені червоним трикутником в правому верхньому куті комірці, текстові дані позначаються зеленим трикутником у верхньому лівому куті комірки. Для встановлення примітки для виділеної комірки треба виконати команду Вставка, Примечание й у вікні, що з'явилося, для примітки заповнити текстове поле. При переміщенні покажчика миші по комірці, що має поле примітки, останнє з'являється на екрані під коміркою, Якщо встановлено перемикач Только индикатор на вкладці Вид діалогового вікна Параметры, що викликається з меню Сервис.

6.3.2. Копіювання, переміщення комірок з даними

 

Копіювання значення комірок, що містять посилання на інші комірки (формули) і інші дані може відбуватися зі зміною адреси посилання або без зміни. Розглянемо копіювання комірок які мають посилання (на інші комірки) зі зміною адреси посилання. У цьому випадку копіювання можна здійснити трьома способами. Перші два способи доцільно застосовувати, коли необхідно копіювати в будь-яку комірку таблиці. Копіювання першим способом виконується в 2 етапи.

Перший спосіб. На першому етапі необхідно помістити посилання в буфер обміну одним із прийомів:

· За допомогою команди Правка ► Копировать.

· Натисканням клавіш Ctrl + Insert або Ctrl + C.

· Натисканням кнопки із двома листочками на панелі інструментів.

 

На другому етапі необхідно перейти в комірку, у яку буде копіювання вмісту буфера пам'яті, і скопіювати в неї вміст буфера обміну:

 

· За допомогою команди Правка ► Вставить.

· При натисканні клавіш Shift +Insert або Ctrl + V.

· Натисканням кнопки на панелі інструментів з портфелем.

 

Другий спосіб (графічний). Цей спосіб найбільше простий. Встановлюємо покажчик миші на границі комірки, що ми хочемо скопіювати, так щоб він прийняв форму стрілки. Потім натискаємо клавішу Ctrl і ліву клавішу миші, біля покажчика миші повинен з'явиться знак +, і переміщаємо мишку таким чином, щоб покажчик миші встановився в ту комірку, у яку ми копіюємо. Далі відпускаємо клавішу Ctrl і ліву клавішу миші. Можна також використати праву клавішу миші, без натискання клавіші Ctrl.

Третій спосіб виконується за допомогою контекстного меню. При виклику контекстного меню комірки, у яку ми копіюємо, можна вибрати команду Вставить або команду Специальная вставка. Спеціальна вставка дає можливість скопіювати весь уміст комірки або формули, значення, формати, а також виконати арифметичні операції зі значенням прийомної комірки та комірки яку копіюємо. Спеціальна вставка може бути виконана так само через команду Правка ► Специальная вставка. Microsoft Excel забезпечує підтримку зв'язку копії із джерелом (тобто якщо будуть мінятися дані в джерелі те автоматично вони будуть мінятися в копії), якщо при виконанні команди меню Правка ► Специальная вставка в діалоговому вікні Специальная вставка була натиснута кнопка Вставить связь. У місці вставки копії Microsoft Excel створює формули типу = адреса вихідної комірки, що забезпечують автоматичне відновлення значень у випадку зміни джерела.

Можна виконувати операції додавання, віднімання, множення або ділення для комірок що копіюються і комірок, що знаходяться у місці вставки копії методом «накладення». Без уведення яких-небудь формул Microsoft Excel забезпечує виконання зазначених дій на рівні комірок.

Четвертий спосіб доцільно використати, коли копіювання здійснюється в комірки які ідуть підряд.

Встановлюємо табличний курсор у комірку, що ми копіюємо, потім розташовуємо, покажчик миші на маркері заповнення виділеної комірки, натискаємо ліву клавішу миші й протаскуємо його вниз так, щоб заповнити комірки, у які ми копіюємо, після чого відпускаємо миша.

Маркер заповнення - це чорний квадрат у нижньому правому куті виділеної комірки. При розташуванні покажчика миші на маркері заповнення він приймає вид чорного хреста. При копіюванні комірок (в яких є посилання) всі відносні посилання так, щоб у новому положенні збереглися колишні зв'язки. Це дуже зручно при складанні різного роду таблиць.

Копіювання комірок без зміни адреси посилання. Для того щоб скопіювати комірку без зміни адреси посилання, необхідно спочатку виконати подвійне клацання на комірці з посиланням, а потім виділити в комірці або в рядку формул адреса посилання. Після чого необхідно виділене посилання скопіювати в буфер обміну, будь-яким прийомом, розглянутим вище. Потім нажати клавішу Enter і перейти до комірки, у яку повинна бути скопійована посилання, і виконати на ній подвійне клацання. Далі необхідно вставити вміст буфера обміну в комірку в яку будемо копіювати, застосувавши один із прийомів копіювання.

Переміщення вмісту комірки. Переміщення вмісту комірки виконується двома способами.

Перший спосіб (графічний спосіб)найбільше простій. Встановлюємо покажчик миші на границі комірки, що ми хочемо перемістити, так щоб він придбав форму стрілки. Потім натискаємо ліву клавішу миші й переміщаємо мишку таким чином, щоб покажчик миші встановився в ту комірку, у яку ми переміщаємо вміст переміщуваної комірки. Далі відпускаємо клавішу миші. Для переміщення комірок також можна використати праву клавішу миші, використовуючи прийом перетаскування.

Другий спосіб. Переміщення вмісту комірки виконується в 2 етапи. На першому етапі необхідно помістити вміст переміщуваної комірки в буфер обміну одним із прийомів:

 

· За допомогою команди Правка ► Вырезать.

· Натисканням клавіш Ctrl + X.

· Натисканням кнопки на панелі інструментів з ножицями.

 

На другому етапі необхідно перейти до комірки в яку треба скопіювати вміст буфера, і вставить вміст буфера одним із прийомів:

 

· За допомогою команди Правка ► Вставить.

· При натисканні клавіш Shift + Insert або Ctrl + V.

· Натисканням кнопки на панелі інструментів з портфелем.

6.4. Автоматизація введення, використання стандартних функцій,

друк документів

6.4.1. Автоматизація введення даних

 

Таблиці часто містять повторювані або однотипні дані, тому програма Microsoft Excel містить засоби автоматизації введення. До числа засобів автоматизації вода відносяться: автозавершення, автозаповнення числами, автозаповнення формулами.

Автозавершення використовується для введення текстових даних. Цей засіб застосовується при введенні в комірки одного стовпця робочого листа текстових рядків, серед яких є повторювані. У ході введення текстових даних у чергову комірку програма Excel перевіряє відповідність введених символів рядкам, наявному в цьому стовпці вище. Якщо виявлено однозначний збіг, введений текст автоматично доповнюється. Натискання клавіші Enter підтверджує операцію автозавершення, у противному випадку введення можна продовжити, не звертаючи уваги на пропонований варіант. Можна перервати роботу засобу автозавершення, залишивши в стовпці, порожню комірку. І навпаки, щоб використати можливості засобу автозавершення, заповнені комірки повинні йти підряд, без проміжків між ними.

Автозаповнення числами. Автозаповнення комірок числами може здійснюватися шляхом простого копіювання того самого числа (розглядається як операція «розмноження») або з виконанням операцій арифметичної або геометричної прогресії. Автозаповнення комірок шляхом простого копіювання («розмноження») виконується дуже просто, для цього необхідно встановити курсор на комірку, значення якої необхідно «розмножити» (у комірці може перебувати число, дата, грошова сума). Далі покажчик мишки необхідно встановити на маркер заповнення, що знаходиться в правому нижньому куті комірки, у вигляді чорного квадратика. При наведенні на нього покажчик миші здобуває форму тонкого чорного хрестика. Якщо тепер нажати ліву клавішу мишки й перетаскувати маркер у горизонтальному або вертикальному напрямку то відбудеться «розмноження» числа. Автозаповнення комірок з виконанням операцій арифметичної або геометричної прогресії може виконуватися трьома способами.

Перший спосіб використають для заповнення комірок арифметичною прогресією, друг і третій використають при заповненні комірок як арифметичної, так і геометричною прогресією. При використанні першого способу, у перше дві комірки вводять відповідно перший і другий члени арифметичної прогресії, і виділяємо ці комірки. Після цього встановлюємо покажчик миші на маркері заповнення виділеного діапазону й протаскуємо його вниз доти, поки не вийде числовий ряд, потрібної довжини.

Другий спосіб заснований на тім, що на початку встановлюється курсор на комірку, з якої буде починатися прогресія, із введенням у неї першого зна­чення прогресії. Далі виконується команда Правка ► Заполнить ► Прогрессия. У діалоговому вікні, що відкрилося, Прогрессия необхідно вка­зати розташування комірок, по рядках або по стовпцях, які будуть заповнюва­тися рис.6.8, а потім установити тип, крок прогресії, граничне значення. Після встановлення параметрів прогресії варто нажати кнопку ОК.

Третій спосіб автозаповнення заснований на спеціальному перетаскуванні з використанням правої кнопки миші. Для цього необхідно встановити курсор на комірку з введеним числом, а потім установити покажчик миші на маркер, нажати праву клавішу миші й простягнути її до тої комірки, що буде останньої при автозаповненні комірок і на ній відпустити праву клавішу мишки. У контекстному меню, що відкриється, необхідно виконати команду Прогрессия, в результаті відкриється діалогове Прогрессия, у якому необхідно встановити параметри прогресії й нажати клавішуОК. Після клацання на кнопці ОК програма Excel автоматично заповнює комірки відповідно до заданих параметрів. Якщо протягування виконувати лівою кнопкою миші з виконанням «розмноження», тоді діалогове вікно Прогрессия викликають командою Правка ► Заполнить ► Прогрессия (рис. 6.8.). Далі встановлюють параметри прогресії й натискають клавішу ОК.

 

 

Рисунок 6.8. Діалогове вікно Прогрессия

Автозаповнення формулами. Автозаповнення комірок формулами виконується так само, як автозаповнення числами. Її особливість полягає в необхідності копіювання посилань на інші комірки. У ході автозаповнення до уваги приймається характер посилань у формулі: відносні посилання змінюються відповідно до відносного розташування копії й оригіналу, абсолютні залишаються без змін.

 

6.4.2. Введення формул і використання стандартних функцій

 

Стандартні функції використовують у програмі Exce l тільки у формулах. Це значить, що якщо в комірку уводиться одна лише функція, то вона буде починатися зі знака дорівнює. У формулі функція вказується за допомогою імені функції, після якої в дужках вказується список параметрів (аргументів). Окремі параметри розділяють у списку крапкою з коми. Як параметр може використовуватися число, адреса комірки або довільний вираз, для обчислення якого також можуть використовуватися функції. Якщо почати введення формули зі знака дорівнює, то ліворуч від рядка формул з'являться три значки, перший значок у вигляді букви Х – скасувати, другий у вигляді «галочки» - введення, третій f_x – вставка функції рис. 6.9.

 

Рисунок 6.9. Введення формул в комірку

 

У лівій частині рядка формул, де раніше розташовувалася адреса поточної комірки, тепер з'являється список функцій. Якщо його розкрити, то можна вибрати із цього списку одну з десяти функцій, які використовувалися останніми, а також пункт інші функції для вибору потрібної функції. При виборі функції палітра функції змінить свій вид рис. 6.10. У цій палітрі можна задати аргумент функції й побачити результат обчислення функції. Параметри можна вводити безпосередньо в рядок формул або в поля палітри формул, а якщо вони є посиланнями - вибирати на робочому листі за допомогою мишки. Після натискання клавіші ОК функція буде введена в поточну комірку. Правила обчислення формул, що містять функції, не відрізняються від правил обчислення простих формул.

 

Рисунок 6.10. Палітра формул, при виборі конкретної функції

 

Якщо назва параметра в палітрі формул зазначено напівжирним шрифтом, параметр є обов'язковим і відповідне полем повинне бути заповнене. Параметри, назви яких приводяться звичайним шрифтом, можна опускати. Якщо в списку, що розкрився, функцій з десяти функцій ви не змогли вибрати ні однієї, тоді необхідно скористатися пунктом інші функції. При виборі пункту інші функції запускається Майстер функцій, що полегшує вибір потрібної функції рис 6.11.

 

 

Рисунок 6.11. Вікно майстра функцій

 

У списку Категория вибирається категорія, до якої відноситься функція (якщо визначити категорію важко - найбільш загальне логічне визначення, використовують пункт Полный алфавитный перечень, а в списку Функция - конкретна функція даної категорії. Після клацання на кнопці ОК ім'я функції заноситься в рядок формул разом з дужками, що обмежують список параметрів. Текстовий курсор встановлюється між цими дужками.

 

6.4.3. Друк документів в Microsoft Excel

 

Перед друком робочого листа варто перейти в режим попереднього перегляду через команду Файл ► Предварительный просмотр або через кнопку попереднього перегляду яка знаходиться на панелі інструментів стандартна. Режим попереднього перегляду (рис. 6.12) не допускає редагування документа, але дозволяє побачити його на екрані точно в такому виді, у якому він буде надрукований.

 

 

Рисунок 6.12. Попередній перегляд документа перед друком

 

Крім того, режим попереднього перегляду дозволяє змінити властивості сторінки й параметри друку. Керування в режимі попереднього перегляду здійснюється за допомогою кнопок розташованих уздовж верхнього краю вікна. Кнопка Страницы відкриває діалогове вікно Параметры страницы, що служить для завдання параметрів сторінки: орієнтації листа, масштабу сторінки, розміру полів документа. Тут же можна задати верхні й нижні колонтитули для сторінки. На вкладці Лист діалогового вікна Параметры страницы включається або відключається друк сітки й номерів рядків і стовпців, а також вибирається послідовність розбивки на сторінки робочого листа, що перевершує розміри друкованої сторінки, як по довжині, так і по ширині. Змінити величину полів сторінки, а також ширину комірок при друку можна також безпосередньо в режимі попереднього перегляду, за допомогою кнопки Поля. При клацанні на цій кнопці на сторінці з'являються маркери, що вказують границі полів сторінки й комірок. Змінити положення цих границь можна методом перетягування.

Завершити роботу в режимі попереднього перегляду можна трьома способами, в залежності від того, що планується робити далі. Клацання на кнопці Закрыть дозволяє повернуться до редагування документа. Клацання на кнопці Разметка страницы служить для повернення до редагування документа, але в режимі розмітки сторінки. У цьому режимі документ відображається таким чином, щоб найбільше зручно показати не вміст комірок таблиці, а область друку й границі сторінки документа. Цей режим можна здійснити також командою Вид ► Разметка страницы. Для переходу до звичайного режиму варто виконати команду Вид ► Обычный. Клацання на кнопці Печать відкриває діалогове вікно Печать, використовуване для роздруківки документа (цей режим можна відкрити й без попереднього перегляду - за допомогою команди Файл ► Печать).

Перед друком документа можна вибрати певну область друку, якщо це необхідно. Для цього треба виділити комірки, які повинні бути включені в область друку, і дати команду Файл ► Область печати ► Задать. Якщо виконати команду Файл ► Область печати ► Убрать то можна повернуться до параметрів які використовуються за замовчуванням. Щоб примусово вставити розрив сторінки необхідно встановити курсор у необхідне місце таблиці й виконати команду Вставка ► Разрыв страницы.

6.5. Форматування в табличному процесорі