Форматування даних

 

Дані, які вводяться або обчислюються, як правило, не відформатовані. Для більш наочного подання даних їх бажано відформатувати.

Форматування даних у виділеній комірці здійснюється через діалогове вікно Формат ячеек (Рис. 6.13).Це вікно можна відкрити одним з наступних способів:

 

· Командою Формат ► Ячейки.

· Через контекстне меню комірки. У контекстному меню вибрати команду

Формат ячеек.

· Натискання клавіш Ctrl + l також відкриває діалогове вікно Формат ячеек.

 

Рисунок 6.13. Діалогове вікно Формат ячеек

 

Для форматування числових даних використається вкладка Число. Розглянемо основні типи числових форматів:

· Общий - цей формат прийнятий за замовчуванням. Цей формат використається для відображень як числових, так і текстових значень довільного типу.

· Числовой - цей формат є найбільш загальним способом подання чисел. Числовий формат дозволяє визначити число виведених знаків після десяткової крапки, необхідність використання роздільника груп розрядів і спосіб виводу негативних чисел. Збільшити або зменшити число розрядів після десяткової крапки можна й через панель форматування, використовуючи кнопки із зображенням нулів зі стрілочкою вліво або вправо (зменшити розрядність і збільшити розрядність). Вставка роздільника груп розрядів і відображення числового значення із двома знаками після коми виконується натисканням із трьома нулями.

· Денежный - цей формат дозволяє встановити знак грошової одиниці й спосіб виводу від’ємних чисел (чи зі знаком мінус чи червоним кольором), визначити число виведених знаків після десяткової крапки, використати роздільник груп розрядів, що складаються із трьох розрядів. Грошовий формат можна встановити також за допомогою кнопки із зображенням грошей, на панелі інструментів форматування. При цьому число відобразиться з точністю до двох знаків після коми, з роздільником тисяч.

· Финансовый - цей формат відрізняється від грошового тим, що числа вирівнюються по десятковій крапці.

· Дата - цей формат служить для відображення дат. Він дає можливість представити дату одним з 12 форматів, що мають різне написання однієї й тої ж дати. Наприклад, 01.01.98. При роботі з датами потрібно мати на увазі, що Excel представляє кожну дату як її порядковий номер у ряді дат, починаючи з дати 1 січня 1900 року, у якої перший порядковий номер. Така особливість дат дозволяє віднімати їх друг із друга, для того щоб знайти кількість минулих днів.

· Время - це формат служить для відображення часу. Він дає можливість представити час одним з 8 форматів. Наприклад, 15: 23: 00.

· Процентный - цей формат дозволяє вивести число, помножене на 100, зі знаком відсотка й визначити число виведених знаків після десяткової крапки. Для того щоб вивести число в цьому форматі без десяткових знаків після десяткової крапки, необхідно нажати кнопку зі знаком відсотки на панелі форматування.

· Дробный - цей формат служить для відображення простих дробів. Він дозволяє представити дріб одним з 9 форматів. При введенні в комірку чисел у цьому форматі відокремлюйте цілу частину від дробової частини пробілом.

· Экспоненциальный - цей формат служить для подання числа із плаваючою крапкою у вигляді aEb, де а - мантиса, b - порядок. Наприклад, число 1.23х10^-2 записується як 1.23Е-2.

· Текстовый - цей формат служить для перетворення числа в текст.

· Дополнительный цей формат служить для подання поштового індексу, індексу + 4, номера телефону, табельного номера.

· Все форматы - цей формат дозволяє створювати свої формати, у рядку Тип задається маска формату. Маскаформату містить позначення:

 

· # - вивід тільки значущих чисел, незначні нулі не відображаються;

· 0 - (нуль) - відображення незначущих нулів;

·? - фіксація десяткової коми, замість незначних нулів відображається пробіли;

· пробел - роздільник тріад, обмежник виведених розрядів числа;

колір шрифту.

 

6.5.2. Редагування тексту. Спеціальні текстові й графічні ефекти

Вирівнювання тексту. За замовчуванням текст, введений у комірку, вирівнюється по її лівому краю, а числа - по правому. Змінити спосіб вирівнювання в комірці або діапазоні можна за допомогою наступних кнопок панелі інструментів форматування:

· Вирівнювання по лівому краї -

· Вирівнювання по центрі -

· Вирівнювання по правому краї -

 

При необхідності відцентрувати текст у комірці, що займає кілька стовпців, варто виділити потрібний діапазон комірок і нажати кнопку

- Объединить и поместить.

Крім того, вкладка Выравнивание діалогового вікна Формат ячеек, що відкривається командою Формат ► Ячейки дозволяє додатково змінити орієнтацію тексту в комірці, вирівняти текст по вертикалі, горизонталі й дозволити переніс тексту, за словами всередині комірки рис. 6.14.

 

 

Рисунок 6.14. Вкладка Выравнивание діалогового вікна Формат ячеек

 

Змінити тип і розмір шрифту можна за допомогою списків Шрифт та Размер шрифта панелі інструментівформатування. Кнопки із зображенням букв Ж К Ч змінюють накреслення тексту на напівжирне, курсивне й підкреслене, відповідно. Колір тексту вибирається за допомогою палітри кольорів, що відкривається кнопкою цвет вкладки Шрифт. Крім того, вкладка Шрифт діалогового вікна Формат ячеек дозволяє додатково створювати ефект закресленого шрифту, надавати тексту або числам формат нижнього або верхнього індексу рис. 6.15.

 

Рисунок 6.15. Вкладка Шрифт діалогового вікна Формат ячеек

 

Рамка навколо виділеної комірки або діапазону комірок створюється за допомогою кнопки - Границы панелі Форматирование.

Зміна кольору фону задається кнопкою Заливка. Вкладка Граница діалогового вікна Формат ► Ячейки дозволяє додатково задавати тип і колір лінії обрамлення рис. 6.16.

 

 

Рисунок 6.16. Вкладка Граница діалогового вікна Формат ячеек

Зміна ширини стовпців і висоти рядків. Для зміни ширини стовпців і висоти рядків можна скористатися різними прийомами.

Переміщенням мишкою правої границі заголовка кожного з виділених стовпців доти, поки вони не досягнуть необхідних розмірів.

У діалоговому вікні Ширина столбца, що відкривається командою Формат ► Столбец ► Ширина, увівши необхідну ширину.

Командою Формат ► Столбец ► Автоподбор ширины, що встановлює ширину стовпців відповідно до вмісту їхніх комірок, або подвійним клацанням на правій границі заголовка стовпця. Аналогічно настроюється висота рядків. Якщо при розрахунках у комірках замість числа з'являється #####, це означає, що результат не вміщуються в комірку і її ширину необхідно збільшити.

Спеціальні текстові й графічні ефекти. Для додання звіту більшої наочності й презентабельності в нього рекомендується додавати різні графічні об'єкти. Як емблеми, малюнки, створені в будь-якому графічному редакторі, або вже готові малюнки з колекції, наприклад Microsoft ClipArt, які впроваджуються командою Вставка ► Рисунок ► Картинки або Вставка Объект Картинка Microsoft Clipart. Додаток Microsoft WordArt 2.0 дозволяє створювати такі спеціальні текстові ефекти, як фігурна орієнтація тексту, текст із тінню й т.д., що викликається командою Вставка ► Рисунок ► WordArt. Крім того, Excel за допомогою панелі інструментів Рисование яка викликається командою Вид ► Панели инструментов інструментів або натисканням кнопки Рисование панелі інструментів Стандартная, дозволяє безпосередньо на робочому листі створювати прості малюнки.

Приведемо кілька простих порад по створенню графічних об'єктів за допомогою панелі інструментів Рисование. Для створення квадрата або кола малюйте їх при натиснутій клавіші Shift. Для того щоб розташувати стрілку або відрізок під кутом, рівним 45°, під час малювання об'єкта натисніть клавішу Shift. Для переміщення об'єкта строго по горизонталі або строго по вертикалі переміщуйте його при натиснутій клавіші Shift.

Для прив'язки об'єкта до ліній сітки малюйте його при натиснутій клавіші Alt. Для того щоб переміщати об'єкт із прив'язкою до ліній сітки, переміщуйте його при натиснутій клавіші Alt.

 

6.6. Контроль введення даних і їхній захист