Створення

 

Часто фахівцям, що працюють в економіці потрібно готовити й прово­дити публічні виступи як на своєму підприємстві або фірмі так і поза їх (на­приклад, презентація нової продукції, захист бізнес-планів при одержанні кре­дитів, участь у тендері на замовлення для фірми, участь у виставках і т.д.).

Для таких цілей доцільно застосовувати додаток PowerPoint, що входить пакет Microsoft Office.

Презентація являє собою набір слайдів, що супроводжує виступ на задану тему. Слайди можуть містити: текст, таблиці, діаграми, малюнки, організаційні діаграми, відеокліпи, звуковий супровід (музика й/або звук), гіперпосилання на інші слайди й додатки.

Окремі об'єкти слайдів можуть мати ефекти анімації.

Презентації, що містять малюнки, звук, фільми й ефекти анімації, називаються мультимедійними.

Так як PowerPoint входить до складу Microsoft Office то при підготовці презентації можна використовувати фрагменти документів Word, електронних таблиць і діаграм Excel, дані Access.

Створену презентацію можна демонструвати як на екрані монітора, так і за допомогою проекційної апара­тури.

Часто для презентації фірми або підприємства використовувались так звані CD - візитки від 20 - 50 Mбайт, які дозволяють зберігати 10000 сторінок тексту або 1000 ілюстрацій, до 10 - 15 мінут оцифрованої мови, музики або ві­део.

5.1.1. Огляд середовища PowerPoint і режими роботи

 

Оскільки PowerPoint входить до складу Microsoft Office то запуск PowerPoint здійснюється через кнопку Пуск операційної системи, як і інші до­датки Microsoft Office. Вікно

PowerPoint нагадує вікно Word. Тому інтерфейс роботи з додатком PowerPoint залишається таким же, як і із процесором Word. У нижньому лівому куті вікна відображені кнопки режимів роботи PowerPoint (Звичайний режим, Режим сортувальника слайдів, Режим показу слайдів) або перегляду слайдів (рис 5.1).

Ці кнопки дублюють відповідні команди меню Вид.

Коротко розгля­немо режими роботи PowerPoint 2003.

Звичайний режим (сама ліва кнопка від смуги прокручування). У цьому режимі вікно PowerPoint складається з наступних областей: структури слайдів, основної робочої області слайдів, заміток, завдань.

Область структури слайдів розташовується ліворуч, основна робоча об­ласть слайдів по центрі вікна, область заміток знаходиться у вікні під основною робочою областю слайдів, область завдань праворуч.

 

 

 

Рисунок 5.1. Вікно PowerPoint у звичайному режимі

 

Розміри кожної області можна змінювати. В області структури слайдів ві­дображаються номер, назва слайда й текст, що міститься в слайді. Робоча об­ласть слайдів дає загальне представлення про зовнішній вигляд послідовності слайдів. Клацаючи на слайді в області структури слайдів або робочої області, відразу ж переходять до роботи з відповідним слайдам. У ці області можна вставляти малюнки, фільми, звуки, ефекти анімації й гіперпосилання. Текст уводять як в область структури слайдів, так і в робочій області слайдів. В обла­сті завдань знаходяться команди які часто використовуються з меню PowerPoint. В області заміток поміщають інформацію доповідача презентації.

Режим сортувальника слайдів (друга кнопка після кнопки звичайний режим). У цьому режимі в робочій області PowerPoint відображається вся пре­зентація у вигляді слайдів. Кожний слайд у цьому режимі виводиться в змен­шеному виді. Режим використовується для перегляду послідовності, у якій розташовані слайди в презентації, а також для переходу до роботи з певним слайдом. У режимі сортувальника зручно переміщати окремий слайд в інше мі­сце презентації шляхом перетаскування його лівою клавішею миші. У цьому режимі можна також додавати нові слайди перед виділеним або видаляти виді­лений слайд, нажавши клавішу Delete. На етапі підготовки демонстрації презе­нтації режим використовується для завдання інтервалів часу показу кож­ного слайда й установки анімаційних ефектів переходу від одного слайда до іншого.

Режим показу слайдів. Цей режим використовується для демонстрації презентації. У ньому кожний слайд виводиться на весь екран. Оскільки в ре­жимі показу слайдів поточним слайдом зайнятий весь екран, вийти з нього мо­жна, нажавши клавішу Esc або вибравши відповідну команду з контекстного меню, що викликається клацанням правої клавіші миші в будь-якому місці слайда.

Режим сторінки заміток. Перехід у цей режим здійснюється командою Вид ► Страницы заметок, оскільки він не представлений окремою кнопкою. У ньому для кожного слайда відводиться окрема сторінка Word, у верхній час­тині якої міститься зменшене зображення слайда, а в нижньої - замітки допові­дача до цього слайда. Як замітки може використовуватися текст, що ви­мовляє доповідач, вказівки про те, на що потрібно звернути увагу слухачів і т.п.

 

5.1.2. Структура вікна PowerPoint у звичайному режимі та способи

створення презентації

 

У звичайному режимі область структури слайдів складається із двох час­тин, у вигляді вкладок, перша частина це структура (ліва вкладка), друга слайди. Для переходу до потрібної частини досить клацнути на її заголовку. Структурна частина використовується для перегляду текстів, які знаходяться на декількох слайдах. У цій частині можна вводити й змінювати текст. Слайдова частина дозволяє оцінити зовнішній вигляд послідовності декількох слайдів, перемістити окремий слайд в інше місце презентації. Клацання на обраному слайді в структурній частині або слайдові приводить до відображення цього слайда в центральній робочій області вікна PowerPoint. Саме в ній виконуються основні роботи з конструювання слайда.

Область структури слайдів можна видалити з вікна PowerPoint, клацну­вши на значку закриття області в її заголовку. Для відновлення відображення цих областей досить клацнути на кнопці «Обычный режим» у лівому ниж­ньому куті вікна.

У правій границі вікна PowerPoint може бути встановлена область за­вдань. Область завдань це панель, у якій розташовуються часто використову­вані завдання у вигляді команд для роботи із презентацією. Розгля­немо такі завдан­ня як Приступая к работе та Создание презентации. При виборі завдання Приступая к работе відкривається однойменна область у якій відо­бражені імена чотирьох останніх презентацій, з якими проводилися різні опера­ції і команда Создать презентацию.

При виборі завдання Создать пре­зентацию відкривається однойменна область, що містить наступні групи команд: Создание, Шаблоны, Последние использовавшиеся шаблоны.

Група команд Создание дозволяє створювати нову презентацію такими способами:

 

1. Новая презентация. Створює презентацію на базі порожньої презентації.

2. Из шаблона оформления. Передбачає вибір дизайну слайдів.

3. Из мастера автосодержания. В цьому режимі викликається майстер, за до­помо­гою якого можна створити презентацію на основі запропонованого змісту.

4. Создание из имеющейся презентации. Пропонує вибрати презентацію й, змінюючи її, одержати нову.

Група команд Шаблоны забезпечують вибір підходящого шаблона офо­рмлення з безлічі тих, які є на даному комп'ютері, а також в Інтернеті.

Група команд Последние использовавшиеся шаблоны, забезпечують вибір чотирьох останніх презентацій, які були створені на основі шаблонів.

Щоб вибрати інше завдання варто клацнути на кнопці зі стрілкою, що ро­зташована в заголовку області завдань. Якщо область завдань не відобража­ється у вікні PowerPoint, викликати її можна командою Вид ► Область задач.

Розглянемо кожний з перерахованих вище способів створення презентації з групи «Создание». Найбільша творчість при створенні презентацій досяга­ється при виборі способу «Новая презентация». Для кожного слайда тут потрібно спочатку вибрати авторозмітку слайда (тобто, з яких областей слайд буде скла­датися), потім заповнити його демонстраційним матеріалом і наприкі­нці підіб­рати потрібне оформлення (фоновий малюнок, колірну гаму, вид шрифту, і т.п.). Такий підхід вимагає найбільшого професіоналізму в роботі. Створивши один слайд переходять до створення другого за допомогою кнопки Создать слайд, що розташований на панелі інструментів Форматирование або за до­помогою команди Вставка ► Создать слайд і т.д.

Спосіб створення презентації із шаблона (другий спосіб) оформлення до­зволяє спочатку вибрати один із існуючих шаблонів. При вказівці цього спо­собу створення презентації в області завдань відкриваються шаблони офор­м­лення під назвою «Дизайн слайда». Кожний шаблон являє собою файл, що мі­стить певний стиль презентації. Стиль визначається типами шрифтів і марке­рів, розмірами й положенням рамок, параметрами оформлення фону, колірною схе­мою, зразком слайдів і заголовків.

Третій спосіб Мастер автосодержания автоматизує перехід від одного етапу створення презентації до наступного з такого списку:

1. Вид презентации.

2. Стиль презентации.

3. Параметры презентации.

 

У результаті роботи майстра з'являється стандартний шаблон, що відпо­відає темі презентації. Після цього виконується його коректування шляхом за­міни представлених там підказок потрібними даними.

При створенні презентації з наявної презентації (четвертий спосіб) на да­ному комп'ютері відкривається діалогове вікно Создание из имеющейся пре­зентации, у якому вибирають папку з раніше створеною презентацією. На ос­нові раніше створеної презентації створюють нову презентацію.

Розглянемо детальніше створення презентації на базі порожньої презен­тації (перший спосіб). Створення презентації здійснюється за кілька кроків:

 

1. Запустити на виконання PowerPoint, наприклад, через пункт меню Пуск.

2. В області завдань «Создание презентации» вибрати команду Создание ► Новая презентация.

3. В області, завдань з режиму «Разметка файла» вибрати макет слайда.

4. Ввести інформацію в місцезаповнювачі першого слайда.

 

Щоб додати новий слайд у презентацію, досить клацнути на кнопці «Соз­дать слайд»яка розташована на стандартній панелі інструментів, а потім в об­ласті завдань Разметка слайда вибрати потрібний макет.

При роботі з окремим слайдом можна змінювати склад місцезаповнюва­чів, а також розміри й положення будь-якого місцезаповнювача. Якщо місцеза­повнювач повинен містити текст, то його уведення здійснюється одним з на­ступних способів: вручну, або використається готовий текст, що є частиною документа, створеного в Word.

Перед початком уведення тексту вручну потрібно виділити місцезапов­нювач. При цьому параметри шрифту (вид і розмір) будуть такими, які встано­влені для даного місцезаповнювача за замовчуванням. Уведення тексту в місце­заповнювач і його форматування цілком збігається із заповненням сторі­нки в Word. Наприклад, перехід на новий рядок у границях місцезаповнювача відбу­вається автоматично по закінченню поточного рядка, а натискання клавіші «Enter» приводить до переходу на новий абзац. Якщо ж місцезапов­нювач є ма­ркірованим списком, то при натисканні клавіші «Enter» починається новий пункт цього списку. Якщо потрібно скопіювати в місцезаповнювач слайда фра­гмент тексту з документа необхідно скопіювати фрагмент у буфер обміну, а по­тім перенести його в місцезаповнювач. При вставці в слайд варто виконати ко­манду Правка ► Специальная вставка. У діалоговому вікні «Специальная вставка» установити альтернативний перемикач «Вставить» і зі списку «Как» вибрати елемент «Неформатированный текст». Якщо ж у вікні PowerPoint скористатися просто командою «Вставить», то з буфера буде вставлений фра­гмент тексту з форматом шрифту, що був у вихідному тексті Word, а він далеко не завжди збігається із установленим в PowerPoint форматом.

5.2. Таблиці, діаграми, малюнки, фотоальбоми, звуки, фільми,

гіперпосилання, анімації презентації PowerPoint.

5.2.1. Таблиці й діаграми зовнішніх додатків

 

У презентації часто використаються таблиці трьох видів:

 

1. Таблиці Word.

2. Таблиці Excel.

3. Таблиці Access.

 

Таблиці Word використовуються в тих випадках, якщо в текстовому до­кументі є таблиці з текстовими й числовими даними.

Таблиці Excel застосовуються для подання не тільки вихідних даних, але й розрахункових даних, а також у тих випадках, коли за даними будуються діа­грами.

Таблиці Access використаються. якщо дані вибираються з декількох вза­ємозалежних таблиць. Таблиці Word і Excel копіюються PowerPoint через буфер обміну. Перед вставкою таблиць із Access (форм, запитів, звітів) в PowerPoint необхідно звернути увагу на те, що за замовчуванням в Access установлений шрифт Ms Sans Serif, що не підтримує кирилицю. Тому перед копіюванням таблиці потрібно в Access установити шрифт, що має символи кирилиці.

 

Для цього треба:

 

1. У меню Сервис (Access) вибрати команду Параметры.

2. У діалоговому вікні Параметры вибрати команду Режим таблицы.

3. У групі Шрифт по умолчанию у списку Шрифт вибрати потрібний вид шрифту, наприклад, Times New Roman Cyr.

 

Після установки шрифту процес копіювання таблиць із Access в PowerPoint здійснюється аналогічно тому, як було описано для Word і Excel. Access має також засобу безпосереднього копіювання даних в Word і Excel ко­мандами Сервис ► Связи с Office ► Публикация MS Word і Сервис ► Связи с Office ► Анализ в MS Excel відповідно. Скориставшись однієї із цих команд, можна скопіювати дані з Access в Word або Excel, там їх відредагу­вати, а потім уже скопіювати в PowerPoint. У самому PowerPoint є засоби створення таблиць із нульового рівня, наприклад вибравши розмітку Таблица, однак засоби PowerPoint обмежені тому, як правило будують таблиці й діаграми в інших до­датках а потім копіюються в PowerPoint через буфер обміну.

5.2.2. Діаграми PowerPoint

 

Для зображення ієрархічної залежності між окремими елементами якої не будь системи в PowerPoint є шість видів діаграм рис.5.2.

 

 

Рисунок 5.2. Вікно для вибору діаграми

Організаційна діаграма. Використається для відображення ієрархічної структури відносин (сама ліва діаграма в першому ряді).

Циклічна діаграма. Використається для відображення процесу безпере­рвного циклу. Представлена другим значком.

Радіальна діаграма. Використається для відображення відносин із центральним елементом.

Пірамідальна діаграма. Використається для відображення фундамента­льних відносин.

Діаграма Венна. Використається для відображення областей із части­нами, що перекриваються.

Цільова діаграма. Використається для відображення кроків, спрямова­них на досягнення мети.

Щоб створити слайд із одним з видів діаграм, потрібно в області завдань «Разметка слайда» вибрати один з видів макетів, на якому є значок циклічної діаграми, клацнути на цьому значку й у вікні, що з'явилося, «Библиотека диа­грамм» вибрати потрібний вид діаграми. У результаті з'явиться діаграма в по­переднім поданні й панель інструментів для редагування діаграми.

 

5.2.3. Вставка звуків і фільмів

 

Крім малюнків «Коллекции картинок», у презентації можна використо­вувати такі види кліпів, як звуки, фільми й анімації. Звуковий супровід ста­виться не до якогось конкретного містозаповнювача (область на слайді), а до всього слайда. Щоб вставити звук з «Коллекции картинок» у слайд, потрібно в меню Вставка вибрати команду Фильмы и звук ► Звук из коллекции кар­тинок і у вікні «Коллекции картинок» вибрати потрібний кліп. Для вставки звуку з файлу необхідно вибрати команду Вставка ► Фильмы и звук ► Звук из файла або Вставка ► Фильмы и звук ► Запись с компакт -диска.

Для запису мовного супроводу слайда необхідно (комп'ютер для цього повинен мати звукову карту, мікрофон і колонки):

 

· Перейти до слайда, якому необхідно застосувати звуковий супровід.

· У меню Вставка вибрати команду Фильмы и звук ► Записать звук.

· У вікні, що з'явився, «Звукозапись» увести назву звукового супроводу.

· Для початку запису нажати кнопку «Запись».

 

На слайді після створення запису з'явиться значок гучномовця. При де­монстрації слайда для відтворення звуку необхідно клацнути по цьому значку. Якщо необхідно відключити звуковий супровід для чергового показу слайда необхідно виконати команду: Показ слайдов ► Настройка презентации й у діалоговому вікні «Настройка презентации» установити прапорець «Без ре­чевого сопровождения».

Вставка фільмів у слайд виробляється командою Вставка ► Фильмы и звук ► Фильмы из коллекции картинок або з інших джерел за допомогою команди Фильмы и звук ► Фильм из файла.

 

5.2.4. Використання гіперпосилань

 

Гіперпосилання необхідно застосовувати тоді, коли слайди необхідно де­монструвати не один по одному. Таким чином, використовуючи гіперпоси­лання можна застосовувати розгалужений і циклічний показ слайдів. Гіперпосилання являє собою адресу наступного слайда або додатка, які будуть виводитися на екран. Для створення гіперпосилання необхідно:

 

1. Увести текст для гіперпосилання й виділить його.

2. У меню Вставка вибрати команду Гиперссылка.

3. У діалоговому вікні «Изменение гиперссылки» у списку «Связать с» виб­рати тип об'єкта, на який указує гіперпосилання.

4. У центральній області вікна задати цей об'єкт для посилання, нажавши на кнопку «Подсказка», увести текст підказки. Текст підказки з'являється під час демонстрації слайда.

 

Гіперпосилання можна організувати у вигляді готових кнопок:

 

· У меню Показ слайдов вибрати команду «Управляющие кнопки», а в під­меню – потрібний вид кнопки.

· Перенести кнопку на слайд і з'явиться діалогове вікно «Настройка дейст­вия».

· У діалоговому вікні «Настройка действия» вибрати необхідну дію.

 

Якщо по клацанню мишки на кнопці, потрібно перейти на який – не будь або певний слайд, то в списку, що розкривається, «Перейти по гиперссылке» вибрати елемент «Слайд», потім у списку, що з'явився, вказати потрібний слайд. Для створення напису на керуючій кнопці необхідно:

 

· Виділити кнопку.

· У меню Вставка вибрати команду Надпись.

· Увести необхідний текст.

5.2.5. Підсумковий слайд, ефекти анімації

 

Підсумковий слайд являє собою не що інше, як зміст всієї презентації. Зміст складається з назви слайдів на одному або декількох слайдах. За допомо­гою змісту можна перейти до потрібного слайда, якщо кожне з назв перетво­рити в гіперпосилання.

Для створення підсумкового слайда потрібно:

 

· Відкрити готову презентацію, у яку додається підсумковий слайд.

· Перейти в режим сортувальника.

· Виділити слайди за допомогою кнопки «Ctrl».

· На панелі сортувальника слайдів нажати кнопку «Итоговый слайд».

 

Анімація дозволяє «пожвавлювати» слайд, створювати рух, як окремих елементів слайда, так і послідовності цілих слайдів при переході від поточного слайда до наступного. Анімація окремих елементів слайдів установлюється у звичайному режимі слайдів, а послідовності - у режимі сортувальника слайдів. Для установки ефектів анімації для окремих елементів слайда потрібно:

· В області завдань установити значення «Настройка анимации»

· Виділити елемент на слайді, для якого застосовується анімація.

· Нажати кнопку «Добавить эффект».

· З каскадних меню вибрати потрібні ефекти.

 

Одному елементу можна призначити кілька ефектів анімації, залежить від версії PowerPoint (наприклад: обертання, виділення, вихід). Для створення ані­маційних ефектів при переході від одного слайда до іншому потрібно:

 

· Установити режим сортувальника слайдів, нажавши відповідну кнопку в лі­вому нижньому куті вікна PowerPoint.

· Виділить послідовність слайдів за допомогою кнопки «Shift».

· У меню Показ слайдов вибрати команду Смена слайдов.

 

В області завдань «Смена слайдов» вибрати в списку відповідний ефект і нажати кнопку Применить ко всем слайдам. Значно простіше встановлювати заздалегідь підготовлені схеми анімації до всього слайда. Щоб задати підготов­лені схеми анімації потрібно:

 

· В області слайдів виділити слайди, які входять у групу.

· У меню «Показ слайдов» вибрати команду Эффекты анимации.

· В області завдань Дизайн слайда вказати потрібну схему в списку «Приме­нить к выделенным слайдам» і натиснути кнопку «Применить ко всем слайдам».

5.3. Підготовка до демонстрації презентації PowerPoint