Робота з документом
4.2.1.Основні поняття для роботи з документом Microsoft Word
При роботі з текстовим процесором Microsoft Word необхідно керуватися наступними поняттями:
1. Будь-який документ заснований на шаблоні. 2. Шаблон - набір засобів для створення документів. У шаблон включені стилі оформлення символів і абзаців, параметри форматування, що діють за замовчуванням, параметри друкованої сторінки й ін. За допомогою елементів автотексту, що входять в шаблон забезпечується автоматизація введення тексту в документ. У шаблоні містяться макроси, які забезпечують автоматизацію виконання типових операцій. Для уніфікації користувальницького інтерфейсу в шаблон включаються панелі інструментів, «гарячі» клавіші. Крім перерахованих засобів шаблон може містити постійний для всіх документів текст, зовнішні об'єкти (малюнки, формули, таблиці й т.п.). 3. Текст документа - сукупність послідовно розташованих абзаців, що складаються з речень. Новий абзац завжди починається з натискання клавіші Enter. 4. Перехід на новий рядок або нову сторінку всередині одного абзацу при наборі тексту виконується автоматично й не вимагає натискання клавіші Enter. 5. Для примусового переходу на нову сторінку потрібно виконати команду меню Вставка ► Разрыв ► начать новую страницу або нажати клавіші Ctrl + Enter. 6. Для переходу на новий рядок у межах одного абзацу натискається клавіші Shift + Enter. 7. Окреме речення складається з набору слів, що закінчуються крапкою, знаком оклику, знаком питання або багатьма крапками. Слова в реченнях розділяються одним символом пробілу або знаками пунктуації (кома, крапка з коми). Перед цими знаками пунктуації пробіл не ставиться, але після них ставиться. 8. Текстовий документ може містити текст і об'єкти впровадження: малюнки, формули, набрані в редакторі формул, електронні таблиці, фрагменти баз даних і т.п. У такому випадку документ є складним. 9. Текстовий документ може мати ієрархічну структуру, складатися з окремих частин, що мають стилізовані заголовки. У цьому випадку документ є структурно-складним. 10. Головний текстовий документ може поєднувати кілька документів, які існують і використаються як самостійно, так і в складі головного документа. 11. Створення складеного документа відбувається на основі використання інформаційної технології злиття основного документа й джерела. Злиття основного документа утримуючу постійну інформацію й джерела змінної інформації, виконується за допомогою команди Сервис ► Слияние. Новий документ створюється за допомогою команди меню Файл ► Создать, із вказівкою шаблона. За замовчуванням вибирається шаблон Новый документ. Документи за допомогою команди меню Файл ► Сохранить как зберігаються у вигляді файлів на диску. При збереженні файлів вказується ім'я й формат файлу. Ім'я файлу документа включає шлях і власне ім'я. Шлях містить: ім'я логічного диска, імена ієрархічно вкладених папок, розділених знаком \ (слеш). Максимальна довжина імені файлу з розширенням -255 символів. Імена файлів не повинні містити спеціальних символів: (\ /), (< >), (*?), (“ |), (:). Формат файлу документа залежить від типу шаблона, на базі якого створюється документ:
q звичайний документ, зберігається як файл із розширенням. doc; q документ для перегляду за допомогою інших програм зберігається з розширенням rtf; q документ для розміщення на Web - вузлі в мережі Інтернет (так звана Web - сторінка), зберігається як файл із розширенням. htm або .html; q повідомлення електронної пошти, зберігається як файл із розширенням .htm або .html; q шаблон, зберігається як файл із розширенням. dot.
Текстовий процесор Word підтримує багатовіконний інтерфейс. В одному сеансі роботи можуть оброблятися кілька документів, кожний з яких відкривається у своєму вікні. При початковому запуску й виконанні команди меню Файл ► Создать автоматично створюється нове вікно з ім'ям Документ (із вказівкою номера) Microsoft Word. Заголовок вікна збереженого документа містить ім'я файлу. doc. Текстовий процесор дозволяє один і той же документ одночасно відкривати в різних вікнах. Перехід між вікнами документів здійснюється за допомогою команди Окно. Текстовий процесор створює на панелі завдань текстові кнопки, що відповідають відкритим документам.
Команди меню для роботи з вікнами документів:
q Окно ► Новое створити нове вікно для активного документа. q Окно ► Упорядочить все - розташувати вікна документів на робочому столі у відкритому виді. Вікно документа за допомогою спеціального дільника можна ділити на частині. Дільник розташований у верхній частині вертикальної смуги прокручування, воно перетаскується мишею по вертикалі вікна в будь-яке місце (або встановлюється командою Окно ► Разделить). Для перегляду тексту перед друком використовують команду Файл ► Предварительный просмотр. Для перегляду Web - документа використовується спеціальна програма Microsoft Internet Explorer. Команда Вид ► Во весь экран дозволяє розгорнути документ на весь екран.
4.2.2. Друкована сторінка й команди оформлення документа
Для друку текстових документів задається формат друкованої сторінки за допомогою команди Файл ► Параметры страницы. Ця команда виводить діалогове вікно Параметры страницы, що містить вкладки: Поля - встановлюється розмір полів друкованої сторінки, задається формат і орієнтація друкованої сторінки; Размер бумаги – розмір паперу; спосіб подачі паперу для першої й наступних друкованих сторінок (книжкова, альбомна); параметри друку. Источник бумаги - відступи колонтитулів зверху й знизу друкованої сторінки; нумерація сторінок; межі та заливка друкованої сторінки. Текстовий документ завжди складається з розділів, число яких не обмежене. Новий документ містить тільки один розділ. У документі розділ створюється, якщо змінюються:
q розміри друкованої сторінки; q орієнтація друкованої сторінки; q розміри полів або відступи колонтитулів; q кількість стовпчиків тексту на сторінці; q зміст колонтитулів друкованих сторінок; q нумерація сторінок.
Новий розділ документа створюється командою Вставка ► Разрыв із вказівкою типу розриву: з наступної сторінки; на поточній сторінці; з парної сторінки; з непарної сторінки. Для додаткового графічного оформлення друкованих сторінок використається команда меню Формат ► Границы и заливка. На вкладці Страницы діалогового вікна Границы и заливка вибирається:
q тип ліній; q параметри заливки; q сфера дії: весь документ, розділ, перша сторінки або всі, крім першої;
Команда меню Формат ► Фон використовується тільки для Web-сторінок і дозволяє змінювати малюнок і колір заливання сторінки електронного документа. Вгорі або внизу друкованої сторінки документа розміщаються колонтитули - постійна інформація, що містить довільний текст, малюнки, номери сторінок, дату, час і т.п. Колонтитули створюються й редагуються командою меню Вид ► Колонтитулы за допомогою кнопок панелі інструментів Колонтитулы. Для нумерації друкованих сторінок служить команда меню Вставка ► Номера страниц. У діалоговому вікні Номера страниц текстова кнопка Формат дозволяє:
q задати початкове значення номера сторінки; q вибрати формат номера сторінки (римські або арабські цифри, буквена нумерація); q включити в нумерацію номер глави документа й ін.
Якщо документ містить малюнки, таблиці, формули, їх прийнято нумерувати й робити до них напис. Для нумерації об'єктів служить команда меню Вставка ► Ссылка ► Название. Можна використати стандартні назви, наприклад: Рисунок, Таблица, Формула, або створити нову назву. У діалоговому вікні Название кнопка Создать виводить вікно для введення нестандартної назви. За допомогою кнопки Удалить віддаляється нестандартна назва. Формат номерів у назві задається за допомогою кнопки Нумерация, номер може мати певний тип нумерації: арабські, римські, буквені номери, включати роздільник і номер глави документа. При вставці назв рекомендується виділити фрагмент документа, якому дається назва, а потім виконати команду Вставка ► Ссылка ► Название та вказується місце розташування назви - над виділеним об'єктом або під ним. Для створення покажчика рисунків, таблиць, формул або нестандартних назв існує команда меню Вставка ► Ссылка ► Оглавление и указатели. На вкладці Список иллюстраций діалогового вікна Оглавление и указатели вказуються параметри:
q вид назви, по якому створюється список: Рисунок, Формула, Таблиця, нестандартні назви; q варіант назви: повне, скорочене; q вивід номерів сторінок і тип заповнювача.
Автоматично перерахування назв створюється в порядку їхнього проходження в тексті.
|
