Фрагменти документа

 

Більшість операцій обробки текстового документа, такі як копіювання, переміщення, видалення, форматування й т.п. виконується над фрагментами.

Існують два види фрагментів документа:

 

q рядковий - сукупність рядків текстового документа;

q блоковий - прямокутний блок тексту.

 

Розмір фрагмента текстового документа не обмежений - від одного сим­волу до документа в цілому. Фрагменти документа виділяються за допомогою мишки (табл. 4.4) або клавіш (табл. 4.5).

 

Таблиця4.4. Виділення фрагментів за допомогою мишки

Фрагмент	Спосіб виділення
Слово	Подвійне клацання лівою кнопкою мишки
Речення	Одночасне клацання лівою кнопкою мишки при одночасному натисканні клавіші Ctrl у будь-якому місці речення
Абзац	Потрійне клацання лівою кнопкою миші в будь-якому місці абзацу
Довільний фрагмент	При натиснутій лівій кнопки мишки протягнути ку­рсор по тексту
Рядковий фрагмент	При натиснутої лівої кнопки мишки протягнути ку­рсором ліворуч від тексту
Прямокутний (блоко­вий) фрагмент	При натисканні клавіші Alt і лівої кнопки мишки протягнути курсор по тексту

 

Таблиця4.5. Виділення фрагментів документа за допомогою клавіш

 

Дія	Клавіші
Переміщення в початок рядка	Home
Переміщення в кінець рядка	End
Переміщення на один символ уліво/вправо	← →
Переміщення на одне слово вліво	Ctrl + ←
Переміщення на одне слово вправо	Ctrl + →
Виділення від місця вставки до початку введення ря­дка	Shift + Home
Виділення від місця вставки до кінця рядка	Shift + End
Виділення символів уліво (скасування виділення)	Shift + ←
Виділення символів вправо (скасування виділення)	Shift + →
Виділення слів уліво (скасування виділення)	Ctrl + Shift + ←
Виділення слів вправо (скасування виділення)	Ctrl + Shift + →

4.2.4. Операції над фрагментами документа

 

Копіювання фрагментів. Виділений фрагмент за допомогою команди меню Правка ► Копировать копіюється в буфер обміну. В Microsoft Word 2003 використається буфер обміну, що може зберігати до 24 фрагментів протя­гом усього сеансу роботи, при цьому 13 копія витісняє копію 1- го фрагмента.

Переміщення фрагментів. Переміщення фрагмента припускає його ви­далення в колишнім місці й вставку в інше місце. Команда меню Правка ► Вырезать поміщає фрагмент у буфер обміну.

Вставка фрагмента. Уміст буфера обміну можна вставляти в будь-які ві­дкриті документи будь-яке число раз. Для вставки використовується команда Правка ► Вставить. Для вставки копії фрагмента з буфера обміну курсор встановлюється в місце вставки, а потім виконують команду Правка► Буфер обмена Office. У панелі, що відкривається, праворуч (Буфер обміну) вибира­ють фрагмент, який вставляється. Кнопка Вставить все забезпечує вставку всіх фрагментів у місце установки курсору. Якщо вставка/переміщення виділеного фрагмента здійснюється в межах одного документа на досить близькій відстані, можна використати графічний спосіб копіювання або переміщення:

 

1. Виділити фрагмент.

2. Установити курсор в область виділеного фрагмента.

3. Нажати ліву кнопку миші. Для копіювання фрагмента додатково нажати Ctrl.

4. Перетягнути курсор у місце вставки.

5. Відпустити кнопку миші й клавішу Ctrl.

 

4.2.5. Автотекст і автозаміна

Елемент автотекста - довільний фрагмент текстового документа, який за­пам’ятовується під певним ім'ям. Елементи автотекста зберігаються на рівні шаблона документа тривалий час і можуть вставлятися в документ за вказівкою користувача. Приклади елементів автотекста:

 

q стандартні фрази великого обсягу, часто використовувані при заповненні до­кументів (назви фірм, банківські реквізити організацій, відомості про поса­дові особи: найменування посади, прізвище, ім'я, по батькові, службовий телефон, адреса електронної пошти й ін.);

q бланки типових документів, що містять текст і графіку;

q стандартні перерахування - склад додатків, список виконавців, список доку­ментів і т.д.

 

Microsoft Word містить набір стандартних елементів автотекста, напри­клад:

q елементи для оформлення колонтитулів (номер сторінки, дата, ім'я файлу, дата створення й т.п.);

q стандартні фрази типу: До побачення, З повагою, У відповідь та ін.

 

Для створення нового елемента автотекста треба:

q підготувати й виділити фрагмент текстового документа;

q виконати команду меню Сервис► Параметры автозаміни (відкриється діа­логове вікно Автозамена на:);

q на вкладці Автотекст увести ім'я нового елемента автотекста й нажати кно­пку Добавить, указати сферу дії елемента: всі активні шаблони або тільки загальний шаблон.

 

Для вставки елемента автотекста в документ варто повторно виконати команду меню Сервис► Параметры автозамены, на вкладці Автотекст виб­рати елемент автотекста й нажати кнопку Вставить. Інший спосіб вставки еле­мента автотекста за допомогою панелі інструментів Автотекст:

 

q виконати команду меню Вид ► Панели инструментов, вибрати панель ін­струментів Автотекст;

q установити курсор замість вставки;

q нажати кнопку Все элементы для виклику списку елементів автотекста, згрупованих по темі;

q вибрати для вставки елемент автотекста.

 

Для видалення елемента автотекста треба:

 

q виконати команду меню Сервис► Параметры автозамены;

q на вкладці Автотекст вибрати елемент який видаляється;

q нажати кнопку Удалить.

 

Особливим елементом автотекста є Скарбничка. Для додавання фрагме­нта в скарбничку варто нажати клавіші Ctrl + F3. Вміст скарбнички встав­ляєть­ся в місце установки курсору при натисканні клавіш Ctrl + Shift + F3. Перед додаванням фрагмента у скарбничку, фрагмент необхідно виділити, при дода­ванні в скарбничку фрагмента він вирізується з тексту.

Елемент автозаміни - фрагмент текстового документа, заповнений під певним ім'ям (абревіатурою), що вставляється в текст автоматично при наборі імені. На відміну від автотекста елементи автозаміни не зберігаються в явному виді в шаблоні документа. Обмежень на розмір і зміст елемента автозаміни не­має. Елементи автозаміни не редагуються, їх можна тільки видаляти й заново створювати. Для створення елемента автозаміни треба:

 

q виділить фрагмент текстового документа;

q виконає команду меню Сервис ► Параметры автозамены;

q на вкладці Автозамена задати ім'я (абревіатуру) для нового елемента автоза­міни. Якщо фрагмент тексту був відформатований, указати (за допомо­гою перемикача) на збереження формату тексту;

q нажати кнопку Добавить.

 

Для видалення елемента автозаміни:

 

q виконати команду меню Сервис► Параметры автозамены;

q на вкладці Автозамена в списку елементів указати елемент що видаля­ється;

q нажати кнопку Удалить.

 

4.2.6. Об'єкти документа. Схема та ескізи документа

 

До об'єктів документа відносяться закладки, гіперпосилання, виноски, примітки, документи, розділи документа, малюнки, таблиці, формули, зовнішні документи різних додатків й т.п. Об'єкти документа дають можливість швидко орієнтуватися в документі. Команда меню Правка ► Перейти забезпечує шви­дкий перехід до об'є­кта певного типу. Склад об'єктів переходу наведений у табл. 4.6.

Таблиця4.6. Перехід до об'єктів текстового документа

 

Об'єкт переходу	Вказівник
Сторінка	Номер сторінки або зміщення від поточної сто­рінки (зі зна­ком + або -)
Розділ	Номер розділу або зміщення від поточного роз­ділу (зі зна­ком + або -)
Рядок	Номер рядка або зміщення від поточного рядка (зі знаком + або -)
Закладка	Вибір імені закладки зі списку
Примітка	Вибір ініціалів рецензентів зі списку
Виноска, кінцева вино­ска	Номер виноски
Поле	Вибір типу поля зі списку
Таблиця, малюнок, фор­мула	Номер
Об'єкт	Тип об'єкта (додатка)

Для швидко переходу між об'єктами використовується графічне меню, кнопка виклику яка розташована на вертикальній смузі прокручування й нази­вається вона Выбор объекта перехода (або шляхом натискання клавіш Alt + Ctrl + Home).

Для автоматичного переходу до фрагмента документа, особливо у вели­ких по обсязі документах, найбільше часто використаються закладки й гіпер­поси­лання.

Закладка - іменований фрагмент текстового документа. Закладки викори­стовують у виразах для полів, що обчислюються, у створенні перехресних посилань.

Розрізняють два типи закладок: «закладка - крапка» - вказівник на певне місце в документі й «закладка - блок» - довільний фрагмент документа (наприклад для копіювання, друку й т.п.).

 

Для створення закладки треба:

 

1. Установити курсор у текст або виділити фрагмент документа.

2. Виконати команду меню Вставка ► Закладка.

3. У діалоговому вікні Закладка вказати ім'я закладки. Ім'я - безперервна пос­лідовність символів (без пробілів), що починається з букви, довжиною не більше 64 символів.

4. Натиснути кнопку додати.

Команда меню Вставка ► Закладка забезпечує також вибір закладки зі списку. Для переходу до закладки натискається кнопка Перейти. Для вида­лення виділеної закладки натискається кнопка Удалить. У текстовому документі можна робити обчислення в таблицях або за допомогою полів. Полемає два представлення:

 

q результат обчислення;

q код, що містить формулу.

 

Для виконання обчислень у текстовому документі виконується наступна послідовність дій:

 

q створення закладок-блоків, які відповідають фрагментам текстового доку­мента;

q курсор установлюється в місце вставки формули;

q виконується команда меню Вставка ► Поле;

q у діалоговому вікні Поле варто вибрати категорію - Формулы, і в цій кате­горії вибрати поле типу =(Formula);

q увести формулу в діалоговому вікні Поле починаючи її зі знака =(для Word XP нажати кнопку Формула й у діалоговому вікні Формула ввести фо­рмулу);

q нажати кнопку ОК.

 

Для редагування формули необхідно:

q виділити поле;

q нажати клавіші Alt+F9;

q увести виправлення у формулу;

q нажати клавіші Alt+F9.

Після внесення змін у закладки або формули необхідно повторно обчис­лити вираження:

 

q виділити поле;

q нажати клавішу F9.

 

Крім закладок в документі можуть бути і гіперпосилання це поле, що міс­тить адреса джерела (малюнка, фрагмента й т.д.). Властивості гіперпосилання можна привласнити будь-якому фрагменту документа, наприклад автофігури або малюнку, або частині тексту.

Гіперпосилання забезпечують самий зручний перехід до джерела - подвійним клацанням лівої кнопки миші на гіперпоси­ланні. Місце розташування джерела може бути довільним: усередині текстового документа, в іншому файлі. включаючи мережу Інтернет.

Для створення внут­рішнього гіперпосилання на фрагмент текстового документа треба:

 

1. Установити курсор у місце вставки гіперпосилання.

2. Виділити в тексті фрагмент, якому привласнюється властивості гіперпоси­лання: малюнок, автофігура, довільний текст.

3. Виконати команду меню Вставка ► Гиперссылка, вибрати режим, що зв'я­зує з місцем у цьому документі.

4. Указати закладку (або заголовок структурної частини документа).

 

При створенні гіперпосилання на інший файл або Web-сторінку потрібно вказати ім'я файлу та шлях до нього, у тому числі URL (Uniform Resource Lo­cator- уніфікований вказівник адреси)- адреса в Інтернеті.

Якщо необхідно виконати певні дії з гіперпосиланням, то роблять це за допомогою контекстного меню виділеного гіперпосилання:

 

q змінити гіперпосилання, послатися на інше джерело;

q скопіювати гіперпосилання в буфер обміну;

q помістити гіперпосилання в папку Избранное для скорочення часу дос­тупу до джерела;

q видалити гіперпосилання.

 

Схема документа. При роботі з більшими й структурно складними доку­ментами використовується схема документа, що забезпечує наочність струк­тури документа й можливість швидкого переходу до певних частин доку­мента. Схема створюється за допомогою команди меню Вид ► Схема документа.

Ко­ристуючись схемою документа можна:

 

q закривати/розкривати заголовки окремих структурних частин документа (ви­користовуючи значки + та – на панелі інструментів Структура);

q виконувати структурний перегляд документа до певного рівня ієрархії заго­ловків;

q змінювати рівень структурних частин документа й звичайного тексту за до­помогою панелі інструментів Структура;

q переміщати структурні елементи по вертикалі.

 

При роботі зі схемою документа можна швидко перейти в потрібне місце документа, безпосередньо клацнувши лівою кнопкою миші на заголовку струк­турної частини, а потім перейти в режим розмітки.

Для ескізного перегляду документа в Word необхідно виконати ко­манду Вид ► Эскизы.

 

4.3. Форматування тексту. Пошук та заміна в документі

 

4.3.1. Форматування документа в текстовому процесорі Word

 

Форматування документа означає ніщо інше, як додання документу необ­хідного виду. Існує два режими форматування документів Word:

 

· автоформатування,

· користувальницьке форматування.

 

Формати можуть встановлюватися як до введення тексту в документ, так і після введення для виділених фрагментів документа.

Формати «за замовчуван­ням» зберігаються в шаблоні документа й діють до наступної установки. Стан­дартні формати оформляються як стилі.

Стилі можуть входити в шаблон доку­мента.

У розглянутому текстовому процесорі існують цілі набори стильо­вих форматів - теми, бібліотеки, за допо­могою яких дуже швидко оформля­ються документи.

Команда меню Формат ► Автоформат автоматично форматує до­кумент. Параметри автоформатування можна настроювати.

 

4.3.2. Формат символів і абзаців

 

Команда меню Формат ► Шрифт відкриває діалогове вікно Шрифт і до­зволяє змінити параметри шрифтів для символів виділеного фрагмента й на­бору нового тексту, а саме малюнок шрифту, стиль накреслення, розмір, ко­лір, ефекти, щільність символів (вкладка Интервал), зміщення щодо базової лінії рядка (вгору, вниз), анімація для перегляду документа на екрані (рис. 4.4).

Команда меню Формат ► Абзац встановлює параметри формату абзаців виділеного фрагмента або поточного абзацу текстового документа, а саме: поля відступів (від краю друкованого поля), міжрядковий інтервал усередині абзацу, між абзацами текстового документа, вирівнювання тексту в абзаці, положення абзацу на сторінці (рис. 4.5).

 

 

Рисунок 4.4. Діалогове вікно форматування шрифтів

 

 

Рисунок 4.5. Діалогове вікно для форматування абзаців

 

Списки

 

Команда меню Формат ► Список служить для побудови списків пере­рахування. Розрізняють маркіровані, нумеровані й багаторівневі списки.

Для кожного списку є вкладки в діалоговому вікні Список.

При створенні списків ураховується:

 

· елемент списку - абзац, що може містити кілька речень;

· у маркірованих списках можна змінити шрифтове оформлення й місце розташування маркера щодо краю друкованого аркуша. Маркером може бути будь-який символ або малюнок;

· для нумерованих списків можна вказати вид і початкове значення но­мера елемента (арабські, римські цифри, букви), змінити шрифтове оформлення й місце розташування номера щодо краю друкованого ар­куша;

· для багаторівневих списків можна виконати настроювання номерів кож­ного з 9 рівнів окремо. Структура номера може ґрунтуватися на по­значенні номера вищестоящого рівня (мал.3);

· багаторівневі списки використовуються для заголовків структурних час­тин документа, кожний рівень списку може бути зв'язаний зі сти­лями заголовків.

 

 

Рисунок 4.6. Діалогове вікно багаторівневого списку

 

Введення чергового абзацу за останнім елементом списку сприймається як його продовження.

Для переривання списку варто встановити курсор у кі­нець абзацу остан­нього елемента списку й двічі нажати клавішу Enter.

Кнопки Нумерованный список по умолчанию і Маркированный спи­сок по умолчанию панелі інструментів форматування створюють списки зі стандартними настроюваннями.

 

4.3.4. Формат границі й заливка

 

Команда меню Формат ► Границы и заливка служать для графічного оформлення друкованих сторінок, абзаців, речень, слів або символів.

Якщо не­обхідно виділити окреме слово або символи, то до них також можна застосу­вати команди меню:

Формат ► Границы и заливка, вкладка Граница; Формат ► Границы и заливка, вкладка Заливка.

 

4.3.5. Табуляція

Команда меню Формат ► Табуляция відкриває діалогове вікно Табуля­ция й забезпечує форматування тексту з табуляцією в абзаці.

Формат табуляції для абзацу, включає:

 

q визначення позиції на горизонтальній лінійці;

q вибір способу вирівнювання тексту щодо позиції табуляції;

q вибір символу заповнювача.

 

Перехід у тексті до позиції табуляції здійснюється натисканням клавіші Tab.

 

Для установки позицій табуляції можна використати горизонтальну лі­нійку, на якій клацанням лівої кнопки миші в лівому верхньому куті вибира­ється тип табуляції, а потім клацанням лівої кнопки миші на лінійці вка­зується позиція табуляції.

Цей спосіб не дозволяє встановити символ - заповнювач для табуляції.