Захист даних
Microsoft Excel надає різні методи захисту даних від несанкціонованого доступу й зміни складу, структури й вмісту робочих книг, листів і комірок. Існують різні рівні захисту даних:
· робоча книга; · лист; · комірка.
Захист робочої книги від читання й запису. Файлу робочої книги можна нагадати два паролі:
· пароль на відкриття; · пароль на запис.
Паролі створюються за допомогою команди меню Файл ► Сохранить как. У діалоговому вікні Сохранение документа виконується команда Сервис ► Общие параметры, що виводить нове діалогове вікно Параметры сохранения. Паролі на читання й запис змін у файл мають максимальну довжину - 15 символів, розрізняються рядкові й прописні букви. Нові паролі вводяться двічі, періодично повинні обновлятися. При відкритті файлу робочої книги за допомогою меню Файл ► Открыть виводиться діалогове вікно Введите пароль для ввода паролей. Якщо пароль не відомий, доступ до файлу блокується. Захист робочої книги від структурних змін. Структурні зміни робочої книги пов'язані з переміщенням, видаленням, прихованням, відображенням, перейменуванням або вставкою листів, зміною розмірів, прихованням, показом і закриттям вікон. За допомогою команди меню Сервис ► Защита► Защитить книгу встановлюється захист книги при необхідності задається пароль довжиною до 255 символів. У паролі розрізняють рядкові й прописні букви. Для внесення змін у структуру робочої книги варто спочатку зняти захист за допомогою команди меню Сервис ► Защита ► Снять защиту книги (з введенням пароля, якщо він був установлений). Захист листа робочої книги від структурних змін. Команда меню Сервис ► Защита ► Защитить лист забезпечує блокування змін вмісту комірок і елементів діаграм, захист від видалення, переносу, зміни значень або розмірів графічних об'єктів, зміни сценаріїв листа. Пароль у цьому випадку також можна задавати. Зняти захист можна командою Сервис ► Защита ► Снять защиту листа. Захист комірок листа й приховання формул. За замовчуванням всі комірки листа автоматично захищені, якщо встановлено захист листа за допомогою команди меню Сервис ► Защита ► Защитить лист. Захист комірок перестає діяти після виконання команди меню Сервис ► Защита ► Снять защиту с листа. Для зняття захисту з окремих комірок при установці загального захисту листа треба:
· Виконати команду меню Сервис ► Защита ► Снять защиту с листа, ввести пароль, якщо необхідно. · Виділити комірки таблиці, у які дозволене введення даних. · Виконати команду Формат ► Ячейки, на вкладці Защита скасувати установку Защищаемая ячейка. · Виконати команду Сервис ► Защита ► Защитить, ввести пароль, якщо необхідно, указати об'єкт захисту - Содержимое листа.
Приховання формул у комірках захищених листів. Виконати команду меню Сервис ► Защита ► Снять защиту листа, ввести пароль якщо необхідно. Виділити комірки, що містять формули, які варто захистити від зміни й сховати від перегляду. Виконати команду меню Формат ► Ячейки, на вкладці Защита указати Защищаемая ячейка, і Скрыть формулы. Виконати команду меню Сервис ► Защита ► Защитить лист, ввести пароль, якщо необхідно, указати об'єкт захисту Содержимое листа. 6.7. Операції з формулами, майстер функцій у табличному процесорі
6.7.1. Функціональна залежність компонентів у формулах
Формули складають основу обробки даних у табличному процесорі Mі-crosoft Excel. Компонентами формул є:
· знаки математичних операцій; · вбудовані функції Microsoft Excel; · константи (числової, текстові, дати, логічні); · посилання на осередки; · посилання на імена блоків осередків. У формулах компоненти зв'язані функціональною залежністю, цей зв'язок можна графічно представляти за допомогою панелі інструментів Зависимости, що виводиться на екран командою Сервис ► Зависимости формул ► Панель зависимостей (рис. 6.18).
Рисунок 6.18. Панель інструментів Зависимости
Комірки електронної таблиці поділяються на залежні і ті що впливають на результат. Одна й та ж сама комірка може бути залежною від одних і така що впливає на інші комірки. Для аналізу залежностей комірок у формулах в панелі інструментів Зависимости використовуються такі кнопки: Влияющие ячейки - для відображення стрілок від комірок (аргументів), від яких залежить значення поточної комірки з формулою. Для перегляду усіх зв’язків варто натиснути цю кнопку. Курсор при цьому повинний бути на комірці з формулою. Зависимые ячейки - для відображення стрілок на комірки (функції), які явно залежать від значення поточної комірки (аргументу). Для перегляду зв'язку варто натиснути цю кнопку. Курсор повинний знаходитися на комірці з аргументом функції або на комірці з елементом формули. Источник ошибки - для відображення всіх комірок, що впливають на поточну комірку, у якій міститься помилкове значення. Якщо помилки немає, стрілки не відображаються. Обвести неверные данные - для відображення комірок, що не задовольняють умовам перевірки, що були встановлені командою Данные ► Проверка. Создать примечание - для комірок з формулами вводяться необхідні коментарі. Щоб вилучити примітку необхідно виконати команду Вид ► Примечание. Для видалення знака примітки необхідно виконати команду Удалить примечание на панелі інструментів Рецензирование. Кнопки на панелі Зависимости: Убрать все стрелки, Убрать стрелки к влияющим ячейкам або Убрать стрелки к зависимым ячейкам - для видалення непотрібних ліній на листі. При побудові виразів у формулах використовуються такі знаки:
· арифметичні оператори: + (плюс), - (мінус), * (множення), / (розподіл), ^ (зведення в ступінь), % (відсотки); · текстовий оператор & (амперсент) для об'єднання текстових послідовностей, кожна з який задається в подвійних лапках; · реляційні оператори порівняння: = (знак рівності), > (знак більше), < (знак менше), > = (більше чи дорівнює) < = (менше чи дорівнює), < > (менше чи більше). У формулах діапазон комірок вказуються за допомогою символу: (двокрапка). Якщо у формулі міститься кілька діапазонів комірок, тоді кожний діапазон відокремлюється один від одного через; (крапка з коми). Наприклад, СУМ(У1: У5; D1: D5). Для завершення уведення формул варто натиснути клавішу Enter або кнопку (галочка) у рядку формул - ознака підтвердження уведення формули. Для відмови від уведення формули варто натиснути клавішу Esc у рядку формули.
6.7.2. Редагування формул. Копіювання і переміщення формул
Для редагування формули необхідно установити курсор в комірку з формулою, а потім натиснути на клавішу F2 і редагувати формулу в комірці. Можна також редагувати в рядку формул без натиску клавіші F2. Для групових замін у формулах можна скористатися командою меню Правка ► Заменить, попередньо виконавши команду меню Сервис ► Параметры, на вкладці Вид указати параметри вікна - Формулы. У цьому випадку замість представлення значень у комірках виводяться формули. Як і будь-які дані формули можна копіювати і переміщати в будь-яке місце - у межах листа, чи книги в іншу робочу книгу, результат залежить від виду посилань, у формулі: відносніпосилання автоматично змінюються (при цьому треба пам’ятати що, при копіюванні копіюються незмінно зв’яжи між формулою і даними) абсолютні - ні. Ознака абсолютного посилання по одній чи двом координатам адреси комірки є символ $. Для вказівки абсолютного посилання необхідно встановити курсор на посилання і натиснути відповідне число раз клавішу F4, наприклад:
· =N3 - відносне посилання на комірку з адресою N3; · =$N$3 - абсолютне посилання по двох координатах на комірку з адресою N3; · =N$3 - абсолютне посилання по номеру рядка на комірку з адресою N3; · =$N3 - абсолютне посилання по імені стовпця на комірку N3.
При копіюванні формул, у яких маються імена блоків, посилання на блоки не змінюються, їх можна вважати абсолютними.
|