Задание. 1. В текстовом редакторе MS Word подготовьте файл Должности сотрудников, информация для которого показана на рис

1. В текстовом редакторе MS Word подготовьте файл Должности сотрудников, информация для которого показана на рис. 1.Все поля записей данного файла начинаются в фиксированной позиции. Сохраните его в папке Мои документы, причем при сохранении файла выберите тип файла Обычный текст.

	101 Директор 103 Зам. директора по учебно-воспитательной работе 104 Зам. директора по административно-хозяйственной работе 106 Зам. директора по учебно-методической работе 109 Заведующий отделением 110 Преподаватель 140 Администратор сети 150 Библиотекарь 160 Методист 161 Социальный педагог 162 Воспитатель 163 Практический психолог

 

 

Рис. 1. Вид текстового файла Должности сотрудников.

Как только вы нажмете кнопку сохранить, появится диалоговое окно Преобразование файла (см. рис. 2). В этом окне сделайте активной вместо радиокнопки Windows (по умолчанию) радиокнопку MS-DOS и нажмите на кнопку OK. В результате этих действий Должности сотрудников сохранится в текстовом формате TXT.

Рис. 2. Диалоговое окно Преобразование файла.

Требуется этот файл импортировать в MS Access в качестве таблицы базы данных Библиотека. Импортированной таблице дать прежнее имя Должности сотрудников.

2. Откройте в MS Access базу данных Библиотека. Выберите в пункте меню Файл команду Внешние данные | Импорт. MS Access откроет окно диалога Импорт, которое имеет такой же вид, как и для случая импорта электронных таблиц.

В раскрывающемся списке Тип файлов выберите тип Текстовые файлы. Найдите исходную папку, выделите имя импортируемого текстового файла Должности сотрудников и нажмите кнопку Импорт. MS Access запустит мастера импорта текста и откроет его первое окно. Это окно показано на рис. 3.

В этом окне мастер импорта сделал правильное предположение о формате файла (фиксированная ширина полей – интервалы заполняются пробелами) и вывел несколько строк данных. Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к следующему шагу.

Рис. 3. Первое окно мастера импорта.

3. На этом шаге мастер импорта текста выводит окно с графическим представлением разделителей полей, показанное на рис. 4. Второй разделитель полей оказался лишним. Чтобы убрать лишний разделитель, выполните двойной щелчок мышью на линии со стрелкой. После завершения работы на этом шаге нажмите кнопку Далее.

Рис. 4. Окно мастера импорта с лишним разделителем.

В появившемся окне укажите, что импортируемые данные надо сохранить в новой таблице, и нажмите кнопку Далее. При этом мастер выведет окно, в котором можно изменить имена полей, выбрать типы данных и создать индексы. В этом окне выполните следующие действия: вместо предложенного мастером импорта имени Поле1 введите имя Код должности, вместо типа данных Длинное целое выберите в списке тип данных Целое, для свойства индекс выберите в списке значение Да (Совпадения не допускаются). В результате этих операций окно мастера импорта будет иметь вид, показанный на рис. 5.

Рис. 5. Окно импорта для описания поля.

Перейдите к изменению описания второго поля, выполнив щелчок мышью на его названии Поле2. Для этого поля внесите только одно изменение – дайте ему имя Должность. Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти в следующее окно мастера импорта текста (оно позволяет определить первичный ключ таблицы). В этом окне сделайте активным переключатель определить ключ и из списка для него выберите имя Код должности. Нажмите после этого кнопку Далее.

4. В последнем окне мы согласимся с предлагаемым мастером именем конечной таблицы Должности сотрудников. Чтобы импортировать данные, нажмите кнопку Готово. MS Access выведет окно с сообщением о выполнении операции.

Сейчас в окне базы данных Кадры вы обнаружите имя таблицы, которую мы импортировали из текстового файла. Просмотрите эту таблицу в режимах таблицы и конструктора и убедитесь в том, что она будет иметь вид, показанный на рис. 6 и 7.

 

Рис. 6. Таблица Должности сотрудников в режиме таблицы.

 

Рис. 7. Таблица Должности сотрудников в режиме конструктора.