Связывание файлов и таблиц
Лабораторная работа № 16 Цель работы: Сформировать умения для связывания файлов и таблиц в базе данных MS Access.
Можно установить связь с таблицами из других баз данных MS Access или с базами данных в другом формате (например, FoxPro, dBASE или любой базы данных SQL, поддерживающей ODBC). В последнем случае связывание можно использовать как альтернативу импорту. В большинстве случаев можно читать данные, вставлять новые записи, удалять записи или изменять данные так, будто связанный файл является таблицей Access. Можно также установить связь с текстовым файлом или электронной таблицей, что позволит обрабатывать связанные данные с помощью запросов, форм и отчетов в базе данных MS Access. Для связывания таблицы из другой базы данных MS Access с текущей базой данных, выполните следующие действия: 1. Откройте базу данных или переключитесь в окно открытой базы данных. 2. Выберите команду Внешние данные ê Связь с таблицами в меню Файл. MS Access откроет окно диалога Связь, которое очень похоже на окно диалога Импорт. 3. В раскрывающемся списке Тип файлов выберите тип Microsoft Access. Затем установите исходную папку, выберите файл с расширением.mdb, содержащий таблицу, с которой надо установить связь. При работе в сети выберите логический диск, назначенный сетевому серверу, содержащему нужную вам базу. Если надо, чтобы при открытии таблицы MS Access автоматически подключал вас к серверу, то вместо выбора логического диска введите в поле Имя файла полный путь к файлу в сети. После выбора файла базы данных нажмите кнопку Связь. 4. MS Access откроет окно диалога Связь с таблицами со списком таблиц в выбранной базе данных. Выберите одну или несколько таблиц и нажмите кнопку ОК, чтобы связать таблицы с текущей базой данных. Если операция пройдет успешно, то в текущей базе данных появятся новые таблицы с именами выбранных таблиц. В окне базы данных MS Access отмечает связанную таблицу значком со стрелкой. Обнаружив, что имя уже используется в текущей базе данных, MS Access генерирует новое, добавив в конец имени уникально целое число. Связывание текстовых файлов и электронных таблиц почти идентично импорту файлов этих типов. В связанном текстовом файле данные можно только читать, в то время как в связанной электронной таблице разрешается обновлять и добавлять новые строки, нельзя только удалять их. Для связывания текстового файла или файла электронной таблицы с текущей базой данных выполните следующие действия: 1. Откройте базу данных MS Access или переключитесь в окно открытой базы данных. 2. Выберите команду Внешние данные ê Связь с таблицами в меню Файл. Access откроет окно диалога Связь, позволяющее выбрать нужный тип файла. 3. В раскрывающемся списке Тип файлов выберите тип Microsoft Excel или Текстовые файлы. Найдите исходную папку и выберите имя файла. При работе в сети выберите логический диск, назначенный сетевому серверу, содержащему нужную вам базу. Если вы желаете, чтобы при открытии связанного файла MS Access автоматически подключал вас к серверу, то вместо выбора логического диска введите в поле Имя файла полный путь к файлу в сети. 4. Поле нажатия кнопки Связь MS Access запустит соответствующего мастера, помогающего установить связь с текстовым файлом или электронной таблицей. 5. Окна этих мастеров аналогичны соответствующим окнам мастера импорта текста или электронной таблицы, работа с которыми была описана ранее. Связанные таблицы можно настроить на работу в среде Microsoft Access, внеся в их определения некоторые изменения. При открытии связанной таблицы в режиме конструктора MS Access выведет на экран предупреждение о том, что некоторые свойства связанной таблицы изменять нельзя. Нажмите кнопку Да, чтобы открыть связанную таблицу в режиме конструктора. Для полей связанной таблицы наряду со свойствами подстановки разрешено также изменить Формат поля, Число десятичных знаков, Подпись, Маску ввода и Описание. Настраивая их, можно облегчить просмотр и обновление данных в формах и отчетах MS Access. Кроме того, связанной таблице в базе данных можно присвоить новое имя (конечно, в исходной базе данных оно останется неизменным). Новое имя может дать вам возможность использовать таблицу в существующих запросах, формах и отчетах. Изменение свойств связанной таблицы не влияет на ее структуру в исходной базе данных. Следует учесть, что при изменении определения таблицы в исходной базе данных необходимо снова установить связь с ней. Придется также удалять связи и вновь связывать таблицы, если изменятся ваше регистрационное имя или пароль доступа к исходной базе данных. Для удаления связанной таблицы из базы данных выделяют в окне базы данных имя связанной таблицы и нажимают клавишу Del или выбирают команду Удалить в меню Правка. Затем нажмите кнопку Да в окне диалога, которое откроет MS Access для подтверждения операции удаления связи. При удалении связанной таблицы из базы данных исчезают лишь ее имя в окне базы данных и связь, но сама исходная таблица, конечно, остается целой и невредимой. Если некоторые связанные таблицы перемещаются в другое место, то обновить информацию об их расположении поможет диспетчер связанных таблиц. Для открытия окна Диспетчера связанных таблиц в начале открывают базу данных, содержащую связанные таблицы, информацию о которых необходимо обновить, а затем выбирают команду Диспетчер связанных таблиц в подменю Служебные программы меню Сервис. MS Access выведет на экран диалоговое окно со списком всех связанных таблиц в текущей базе данных. Отметьте таблицы, местонахождение которых вы считаете необходимым проверить и обновить, а затем нажмите кнопку ОК. Если какая-либо из них перемещена, диспетчер связанных таблиц выведет диалоговое окно, с помощью которого вы определите новое местонахождение исходного файла. Для проверки расположения всех связанных таблиц можно установить флажок Всегда выдавать запрос нового местонахождения.
|
