Пуск – Програми – Microsoft Office – MS Access

З’являється основне вікно програми MS Access

Рис. 101

 

Вибирають Открыть існуючу БД або Создать файл, тоді відкривається вікно:

Рис. 102

 

Вибравши Новая БД, одержуємо діалогове вікно Файл новой БД для визначення імені і місця розміщення новоствореної БД, розширення.mdb програма додає автоматично (за замовчуванням db1.mdb).

Після цього з’являється головне вікно БД з такою структурою:

:

Рис. 103

- рядок заголовку, де відображається ім’я БД

- панель інструментів, на якій розміщені кнопки: Открыть; Конструктор; Создать; Удалить; Крупные значки; Мелкие значки; Список; Таблица;

- панель " Объекты": таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули

- область вікна із списком можливих режимів створення нових об'єктів чи перегляду і редагування існуючих об'єктів (в цій області також відображаються списки таблиць, форм, запитів даної бази)

Рядок стану знаходиться внизу головного вікна і призначений для виведення короткої інформації про поточний режим роботи програми.

Команди панелі інструментів вікна БД:

Открыть – открытие выделенного объекта (таблицы, запроса, формы и т.д.) в режиме страницы;

Конструктор - открытие выделенного объекта в режиме конструктора;

Создать – создание объекта базы данных;

Удалить – Удаление выделенного объекта;

Крупные значки; Мелкие значки; Список; Таблица – представление объектов базы данных в окне базы данных в соответствующем виде.

Панель " Объекты":

Таблицы. Це основна категорія об'єктів у реляційній СУБД, оскільки вся інформація зберігається в базі даних у вигляді двовимірних таблиць і саме таблиці зберігають структуру БД (поля, їх типи і властивості).

Запросы. Запити. Ці об'єкти служать для вибору даних з таблиць і надання їх користувачеві в зручному вигляді. За допомогою запитів виконують такі операції, як відбір даних, їх сортування і фільтрацію. За допомогою запитів можна виконувати перетворення даних по заданому алгоритму, створювати нові таблиці, виконувати автоматичне наповнення таблиць даними, імпортованими з інших джерел, виконувати прості обчислення в таблицях і інше.

Особливість запитів полягає в тому, що вони черпають дані з базових таблиць і створюють на їх основі тимчасову результуючу таблицю. Якщо хочуть підкреслити факт «тимчасовості» цієї таблиці, то її ще називають моментальним знімком. Коли ми працюємо з основними таблицями бази, ми фізично маємо справу з жорстким диском, тобто з дуже повільним пристроєм (нагадаємо, що це пов'язано з особливістю збереження даних). Коли ж на підставі запиту ми отримуємо результуючу таблицю, то маємо справу з електронною таблицею, що не має аналога на жорсткому диску, - це тільки образ відібраних полів і записів. Зрозуміло, робота з «образом» відбувається набагато швидше і ефективніше - це ще одна підстава для того, щоб широко використовувати запити.

Формы. Якщо запити - це спеціальні засоби для відбору і аналізу даних, то форми - це засоби для зручного введення даних, хоча з їх допомогою дані можна і переглядати. Форма є бланком, який потрібно заповнити. Позитивним є те, що форми запо­бігають безпосередньому внесенню змін у таблиці. Сенс їх в тому, щоб надати користувачеві засоби для заповнення тільки тих полів, які йому заповнювати належить. Одночасно з цим у формі можна розмістити спеціальні елементи управління (лічильники, списки, що розкриваються, перемикачі, прапорці та інші) для автоматизації введення. Переваги форм розкриваються особливо наочно, коли відбувається введення даних із заповнених бланків. В цьому випадку форму роблять графічними засобами так, щоб вона повторювала оформлення бланка, що значно спрощує роботу і запобігає появі друкарських помилок. За допомогою форм дані можна не тільки вводити, але і відображати. Іноді форми, призначені для введення даних, називають формами введення, а форми, призначені для виведення на екран, - формами перегляду.

Отчеты. Звіти. Об'єкти-звіти відображають дані так, що їх зручно переглядати. За своїми властивостями і структурою звіти схожі на форми, але призначені тільки для виведення даних, причому для виведення не на екран, а на друкуючий пристрій (наприклад принтер). У зв'язку з цим звіти відрізняються тим, що в них прийняті спеціальні засоби для групування даних, що виводяться, і для виведення спеціальних елементів оформлення, характерних для друкарських документів (верхній і нижній колонтитули, номери сторінок, службова інформація про час створення звіту і т. п.)

Страницы. Сторінки. Це спеціальні об'єкти баз даних, реалізовані в останніх версіях СУБД Microsoft Access (починаючи з Access 2000). Правда, коректніше їх називати сторінками доступу до даним. Фізично це особливий об'єкт, виконаний в коді HTML, що розміщується на Web-сторінці і передається разом з нею. Сам по собі цей об'єкт не є базою даних, але містить компоненти, через які здійснюється зв'язок переданої Web-сторінки з базою даних, що залишається на сервері. Користуючись цими компонентами, відвідувач Web-вузла може проглядати записи бази в полях сторінки доступу. Таким чином, сторінки доступу до даних здійснюють інтерфейс між користувачем, сервером і базою даних, розміщеною на сервері. Ця база даних не обов'язково повинна бути базою даних Microsoft Access. Сторінки доступу, створені засобами Microsoft Access, дозволяють працювати також з базами даних Microsoft SQL Server.

Макросы. Макроси. Ці об'єкти призначені для автоматизації операцій, що повторюються, при роботі з системою управління базами даних. У СУБД Microsoft Access макроси складаються з послідовності внутрішніх команд СУБД і є одним із засобів автоматизації роботи з базою. Макросами називаються «макрокоманди», що запускаються простим натисканням кількох клавіш і можуть виконувати такі дії, як від­криття таблиць і форм, виконання опцій меню, керування вікнами тощо.

Модули. Цей тип об'єктів є програмними модулями, написаними мовою VBA (Visual Basic for Applications). Модулі - це процедури для обробки подій, виконання обчислень, для створення нових функцій шляхом програмування з метою підвищення швидкодії системи управління, а також рівня її захищеності.