Робота з документами

У даному розділі розглянуто основні операції зі створення та збереження файлів з документами на диску, а також при їх відкритті.

Приступаючи до створення нового документа, треба переконатись у відповідності його характеристик тим, які потрібні. Для цього мають бути виконані деякі настройки. Ці настройки можуть бути виконані на порожньому документі. Такий порожній документ вважається готовим до введення тексту з наступним редагуванням та форматуванням.

Вправа 2.4.1. Створення та настройка нового порожнього документа.

Ø Завантажити текстовий процесор.

Ø Виконати команду для створення нового документа Файл - Создать.

Ø У діалоговому вікні Создание документа на вкладинці Общие перемикач Создать установити в положення Документ, відмітити Новий документ і натиснути кнопку ОК. При цьому новий документ ствоюється на базі стандартного шаблону Обычный, який зберігається у файлі Normal.dot. Для швидкого створення нового документа у шаблоні Обычный можна скористуватись кнопкою Создать панелі інструментів Стандартная або клавішами < Ctrl + N >. При цьому документ створюється без виклику діалогового вікна Создание документа.

Ø На панелі інструментів Форматирование кнопкою Стиль із розгортуваного списка вибрати шаблон Обычный.

Ø Відкрити діалогове вікно Параметры страницы, виконавши команду Файл - Параметры страницы....

Ø На вкладинці Размер бумаги вибрати у розгортуваному списку Размер бумаги пункт A4 (стандартний формат розміром 210х297 мм). У випадку використання нестандартного формата треба вибрати пункт Другой і за допомогою кнопок лічильників Ширина: і Высота: або шляхом вдруковування указати його розміри.

Ø На цій же вкладинці указати орієнтацію листа паперу (книжная або альбомная). При альбомній орієнтації папір розташовується довшою стороною по горизонталі.

Ø На вкладинці Поля указати такі розміри полів сторінки: Верхнее: 15 мм, Нижнее: 20 мм, Левое: 25 мм, Правое: 15 мм.

Ø Важливим елементом сторінки є колонтитул, в якому розміщують деякі дані сталого характеру (номер друкованої сторінки, дату створення документу, авторів документу тощо). Для цього у полі От края до колонтитула для верхнього та нижнього колонтитулів установіть потрібні відстані від края сторінки (найчастіше вони рівні половині розміру відповідного поля сторінки).

Ø Якщо передбачається двосторонній друк (парні сторінки друкуються на оборотній стороні непарних сторінок), то на вкладинці Поля треба установити прапорець Зеркальные поля. У протилежному випадку цей прапорець треба скинути.

Ø У разі потреби вставити в область колонтитулів номери сторінок. Для цього виконати команду Вставка-Номера страниц.... У вікні Номера страниц установити для них потрібні параметри та натиснути кнопку ОК.

Ø З метою експерименту зробити спробу вилучення номерів сторінок. При цьому треба пам’ятати, що прямої команди для вилучення вмісту колонтитулу не існує. Щоб позбавитись колонтитулів по всьому документу, достатньо очистити область колонтитулу на одній із його сторінок. Для вилучення номера сторінки спочатку треба відкрити область колонтитула подвійним клацанням ЛКМ по його області, далі виділити номер стрінки, після чого вилучити його клавішею < Delete>. Після цього треба закрити панель інструментів Колонтитулы, яка раніше з’явилась автоматично.

Новий порожній документ створюється під умовним іменем Документ< номер>;. Щоб зберегти його на диску, йому має бути надано реальне ім’я.

Вправа 2.4.2. Збереження нового документа в існуючій папці Навчальна папка курсанта Іванова.

Ø Створити новий порожній документ довільним способом або скористуватись тим, який був створений у попередній вправі.

Ø Виконати команду Файл-Сохранить как.... Ця команда використовується також тоді, коли документ треба перейменувати або зберегти його в іншій папці. З’являється діалогове вікно Сохранение документа.

Ø Використовуючи розгортуваний список Папка:, кнопку Переход на один уровень вверх по дереву папок, кнопку проходження списком папок у зворотньому напрямі, знайти і установити у діалоговому вікні папку Навчальна папка курсанта Іванова.

Ø У рядку Тип файла:, який побудований у вигляді розгортуваного списка, вибрати формат збереження документа. За замовчуванням текстовий процесор пропонує тип Документ Word (*.doc), у відповідності з яким документ буде збережено у файлі з розширенням doc. Саме цей тип файлу і треба вибрати. До речі, практичне значення мають також типи файлів, яким відповідають розширення rtf та txt. Використовуючи збереження документа у файлі з розширенням rtf, можна добитися його сумісності з більш ранніми версіями текстового процесора. Розширення txt дозволяє використовувати прості текстові редактори, зокрема текстовий редактор Блокнот.

Ø У рядку Имя файла: надрукувати ім’я Пробный документ. До речі, якщо документ новий, але вже не порожній, то текстовий процесор пропонує вибрати іменем документа перший рядок із його тексту.

Ø Натисніть кнопку Сохранить, яка призначена для фізичного виконання підготовленого процесу збереження документа.

Для виконання наступної вправи нам буде потрібним той стан текстового процесора, який був досягнутий внаслідок виконання попередньої вправи. Отже, якщо з якихось причин цей стан був втрачений, то попередню вправу треба буде повторити.

Вправа 2.4.3. Перейменування та збереження нового документа в новій папці.

Ø Виконати команду Файл-Сохранить как.... З’являється діалогове вікно Сохранение документа.

Ø Використовуючи розгортуваний список Папка:, кнопку Переход на один уровень вверх по дереву папок, кнопку проходження списком папок у зворотньому напрямі, знайти і установити у діалоговому вікні папку Навчальна папка курсанта Іванова.

Ø На панелі інструментів діалогового вікна Сохранение документа натиснути кнопку Создать папку і створити нову папку з іменем Пробная папка, яка буде підпорядкована поточній папці Навчальна папка курсанта Іванова.

Ø У рядку Тип файла: для збереження документа вибрати формат rtf.

Ø У рядку Имя файла: надрукувати ім’я Пробный документ.

Ø Натиснути кнопку Сохранить і завершити роботу текстового процесора.

Зауваження 1. Якщо поточний документ треба зберегти на диску під своїм існуючим іменем, то це можна здійснити або за командою Файл-Сохранить, або шляхом натискування клавіш < Ctrl+S >, або за допомогою кнопки Сохранить панелі інструментів Стандартная. Діалогове вікно Сохранение документа при цьому не з’являється.

Зауваження 2. Щоб зменшити ймовірність випадкових втрат документів, використовують режим автоматичного створення резервної копії під час збереження даного документа. Можливості цього засобу обмежені, оскільки резервна копія створюється лише одна і тільки для того стану документа, який він мав до внесення в нього змін у даному сеансі роботи. Для встановлення указаного режиму треба виконати команду Сервис-Параметры... і у вкладинці Сохранение вікна Параметры установити прапорець у рядку “ всегда создавать резервную копию ”.

Відкривання будь-яких раніше збережених документів може здійснюватись з метою їх перегляду, з метою внесення в них змін, а також з метою створення на їх базі якихось інших нових документів.

Вправа 2.4.4. Відкривання існуючого документа.

Ø Завантажити текстовий процесор.

Ø Відкривання виконується за командою Файл-Открыть.... Відкривання можна здійснити також шляхом натискування клавіш < Ctrl+щ > або за допомогою кнопки Открыть панелі інструментів Стандартная. Внаслідок цих дій з’являється діалогове вікно Открытие документа.

Ø За замовчуванням текстовий процесор відображує папки і документи типу Документ Word (*.doc), що указано у розгортуваному списку Тип файла:. Тому для відкривання файлів інших типів в цьому списку треба вибрати потрібний тип або установити універсальне значення Все файлы (*.*). Виберіть в цьому списку тип rtf.

Ø Використовуючи розгортуваний список Папка:, кнопку Переход на один уровень вверх по дереву папок, кнопку проходження списком папок у зворотньому напрямі, знайти і установити у діалоговому вікні Открытие документа папку Пробная папка, яка була створена у попередній вправі.

Ø Клацнувши ЛКМ по імені файла Пробный документ, виділити його, після чого натиснути кнопку Открыть. Внаслідок виконаних дій буде відкрито файл Пробный документ.rtf.

Ø Завершити роботу текстового процесора.

Зауваження 1. Найшвидше відкриття досягається для документів, робота з якими відбувалась останнім часом. Для цього треба відкрити меню Файл, в нижній частині якого знайти потрібний документ і клацнути по ньому ЛКМ.

Зауваження 2. В текстовому процесорі може бути відкрито одночасно декілька документів. Для переходу до якогось конкретного із них можна скористуватись відповідною кнопкою на Панели задач або здійснити необхідний вибір у меню Окно.