Формальные коммуникации

Формальные каналы коммуникации установлены административно в соответствии с должностной организационной структурой коллектива. Они связывают людей в этой структуре, как по вертикали, так и по горизонтали.

Формальные коммуникации — это коммуникации, которые связывают отдельные элементы организационной структуры, вытекают из целей, стоящих перед организацией, и устанавливаются при помощи правил, закрепленных в должностных инструкциях и внутренних нормативных документах, которые регламентируют взаимодействие работников или подразделений.

Формальные коммуникации – это основные каналы организационного общения, по которым поступает вся информация, имеющая отношение к деятельности организации: отчеты, меморандумы и документы внутри организации, приказы, распоряжения и сообщения вниз по иерархической лестнице, рабочая информация, поступающая по компьютерным сетям, а также входящая и исходящая документация.

Как уже говорилось, формальные коммуникации определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации в процессе формальной коммуникации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

Формальные коммуникации отражают связи, необходимые для выполнения функций и полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения функций. Такие коммуникации обычно бывают в виде письменного сообщения. Письменные сообщения имеют определенные преимущества. Они могут быть сохранены как записи и источники ссылок; часто более точно и аккуратно сформулированы, чем устные сообщения; они иногда могут сэкономить время и деньги в процессе работы.

Используются формальные коммуникации для осуществления большого объема работы при заключении сделок и соглашений, изложения организационных схем и правил, составления уставов корпораций и других юридических документов, для публикации бюллетеней, меморандумов, составления контрактов и рекламаций, рекламы и сообщений печати, изложения курса деятельности, делегирования полномочий, описания должностей и многих других вещей.

Письменные сообщения в формальных коммуникациях имеют свои недостатки. Хотя ожидается, что люди будут внимательными и точными при составлении сообщений, они часто такими не являются. Плохо написанные официальные сообщения, за которыми следуют многочисленные письменные и устные «разъяснения», делают конечное сообщение и усложненным, и путаным. Письменные коммуникации имеют еще одну функцию - сохранение документов в юридических и финансовых целях.

Формальные коммуникации осуществляются между элементами формальной структуры организации, поэтому среди них различают межуровневые коммуникации (нисходящие и восходящие), горизонтальные коммуникации (между подразделениями одного уровня в иерархии организации), коммуникации «руководитель - подчиненный», «руководитель - рабочая группа». Обычно средством осуществления формальных коммуникаций является письменные сообщения и устная речь.

Формальные коммуникации протекают в организованных группах – подразделениях, созданных по инициативе администрации. Руководители этих подразделений и члены формальных групп назначаются администрацией (руководителями). Таким образом, в некотором смысле, формальные коммуникации иногда являются вынужденными коммуникациями, что следует учитывать менеджерам в своей работе.

Формальные коммуникации позволяют упорядочивать и ограничивать информационные потоки. Они определяются существующими регламентами:

- организационными (схема организационной структуры);

- функциональными (положение об отделах и службах, взаимосвязи между подразделениями).

Так, можно выделить принципы организации формальных коммуникаций:

- мониторинг отношения персонала к организации и менеджменту;

- последовательность и регулярность коммуникаций;

- сообщение и хороших, и плохих новостей;

- персонификация и искренность коммуникаций, их личностный характер;

- информирование персонала о перспективах развития организации;

- креативный и инновационный подход в выборе коммуникационных решений;

- полицентризм и мультинаправленность коммуникаций.

Отдельно стоит рассмотреть такой компонент формальных коммуникаций, как «руководитель – подчиненный», так как он составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя организации. Обмен информацией между руководителем и подчиненным связан со следующими аспектами взаимодействия руководителя и подчиненного:

- прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов;

- обеспечением вовлеченности в решение задач отдела;

- обсуждением проблем эффективности работы;

- достижением признания и вознаграждения с целью мотивации;

- совершенствованием и развитием способностей подчиненных;

- сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме;

- оповещением подчиненных о грядущих изменениях;

- получением сведений об инновациях, идеях, усовершенствованиях и предложениях.

Коммуникации между руководителем и рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность деятельности группы. В обмене информацией участвуют все члены группы, и каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера. Кроме этого, рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или перемен. Такие коммуникации могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.

В отличие от формальных, неформальные коммуникации возникают в процессе человеческого общения по различным причинам: житейским, психологическим, ситуационным. Это коммуникации, не зафиксированные ни в каких организационных документах или официальных требованиях. Такие коммуникации существуют в любой организации, они играют важную роль в деятельности человека, определяют социально-психологическую атмосферу.

Формальные и неформальные коммуникации существуют во взаимодействии, и соотношение между ними меняется в зависимости от различных факторов. Целенаправленный механизм воздействия на коммуникации со стороны менеджера позволяет регулировать это соотношение, сбалансированность которого является результатом управленческой деятельности.