Глава 3. Информационное обеспечение системы управления социально-трудовой сферой. Банки и базы данных социально-трудовых процессов

Тема 3.1. Понятие информационного обеспечения и его структура

 

Информационное обеспечение представляет собойважнейший элемент информационных систем, предназначенный для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Соответственно, информационное обеспечение управления социально-трудовой сферой предназначено для отражения информации, характеризующей ее состояние и является основой для выработки управленческих решений по ее регулированию.

Информационное обеспечение включает в себя совокупность единой системы показателей, систем классификации и кодирования социально-трудовой информации, потоков информации (документооборот), унифицированную систему документации и различные информационные массивы, хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации (файлы и банки данных).

В ходе разработки информационного обеспечения определяется состав показателей, необходимых для различных функций управления социально-трудовой сферой, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и системы кодирования, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного массива, определяется состав базы данных.

Основное назначение информационного обеспечения — обеспечивать такую организацию и представление информации, которые отвечают требованиям пользователей и условиям автоматизированных технологий.

Требования, предъявляемые к информационному обеспечению управления социально-трудовой сферой:

- предоставление полной, достоверной и своевременной инфор­мации для принятия управленческих решений в области управления социально-трудовой сферой при минимальных затратах на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу;

- обеспечение взаимной увязки отдельных задач управления социально-трудовой сферой на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов;

- обеспечение эффективной организации хранения и поиска данных.

Одна часть информационного обеспечения учитывает особенности взаимодействия пользователя с персональным компьютером при обработке информации, другая связана с организацией в компьютере различных информационных массивов, используемых для решения социально-трудовых задач и передачи данных. Соответственно, в составе информационного обеспечения выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Внемашинное информационое обеспечение включает систему социально-трудовых показателей, потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию.

Внутримашинное информационое обеспечение — система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.

Понятие информационного обеспечения связано с категорией «информационный поток». При этом информационное обеспечение представляет собой совокупность информационных потоков.

Информационный поток - группа или совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-либо конкретному участку деятельности в социально-трудовой сфере.

При этом внутренние информационные потоки циркулируют внутри предприятия и отражают его вертикальные и горизонтальные связи. Внешние потоки обеспечивают обмен информацией с внешней средой.

Информационные потоки образуются из документов, циркулирующих в системе управления трудом.

Документ — материальный носитель, содержащий информацию в зафиксирован­ном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в со­ответствии с действующим законодательством правовое значение.

Документы, содержащие исходные данные организаций и пред­приятий, принято называть первичными, адокументы, содержащие сведения обобщающего характера и используемые для принятия управленческих решений — выходными. В зависимости от места возникновения документы подразделяют­ся на внешние, создаваемые за пределами организации, и внутренние, циркулирующие в рамках данной организации.

Первичный документ включает определенный состав реквизитов-признаков (справочных и группировочных), и реквизитов-оснований (исходных и результатных). Унифицированный документ состоит из трех частей: заголовочной, содержательной и оформительской.

Выходные документы содержат результатную информацию, предназначенную для целей управления. Для лиц, которые анали­зируют информацию и принимают на ее основании решения, важно, в каком виде эти данные выведены машиной — форма представле­ния результатной информации.

Наиболее распространенной и удобной для пользователей фор­мой вывода результатов обработки является печать информациив разнообразных документах, сводках, отчетах, таблицах, удобных для восприятия человеком. При этом режим получения выходных документов может быть запросным, регламентным или диалоговым.

При проектировании форм выходной информации необходимо учитывать цели, для которых они предназначены, сферу и особенно­сти их использования, периодичность получения, технические возможности устройств вывода информации, условия работы с доку­ментами и другие факторы.

К выходным сводкам предъявляются следующие требования: со­став содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления; особое внимание уделяется их логическому расположению; сводки должны вы­даваться как в регламентном режиме, так и при ответе на запрос; машина должна изготовлять готовые для дальнейшего использования документы.