Обеспечение сохранности документов в государственных архивах. Проблемы обеспечения сохранности архивных документов

Обеспечение сохранности документов как важнейшее направление деятельности государственного архива:

ОСД – комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий хранения; соблюдению нормативных режимов; правильности организации хранения архивных документов и их учёту.

1. Создание оптимальных условий хранения: строительство, реконструкция и ремонт зданий архивов; оборудование средствами пожаротушения, сигнализации. Архив должен размещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении. Здание должно быть удалено от пожароопасных и промышленных объектов. Необходимо заключение санэпидемстанций о степени загрязнённости воздуха и заключение службы пожарной охраны. Здание архива представляет комплекс основных помещений: хранилище, рабочие помещения сотрудников; для приёма и временного хранения документов; для обеспыливания; переплёта; реставрации; микрофотокопирования; для хранения учётных документов; читальный зал; методические кабинеты; выставочный зал; научно-справочная библиотека.

2. Нормативные режимы хранения:

· Температурно-влажностный (+17-19C, 50-55 % для бумаги; для киноплёнки на черно-белой основе - >+10С, на цветной основе – не>+5C, для фотодокументов - +15-20С);

· Световой (хранение должно осуществляться в темноте + естественное освещение (рассеянный свет: шторы, жалюзи) или искусственный (лампы накаливания в закрытых плафонах);

· Санитарно-гигиенический: систематическая влажная уборка не реже 1 раза в год (обеспыливание пылесосом стеллажей, шкафов, антисептический раствором моем пол); 2 раза в год должен проводиться энтологический осмотр на предмет выявления биологических вредителей и микологический осмотр (выявление грибков) – в начале и конце отопительного сезона; Если грибок был обнаружен – изъять, завернуть в плёнку или бумагу и изолировать в отдельное помещение, место протереть антисептиком.

3. Организация хранения документов: это комплексное мероприятие, которое включает:

· рациональное размещение документов: хранилища оборудуют стационарными металлическими стеллажами, могут использоваться сейфы, металлические шкафы. Расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 1,2 метра; между стеллажами – 75 см.; между полом и нижней полкой – 15 см.; Все стеллажи и полки нумеруются сверху вниз и слева направо. Для закрепления места хранения и поиска документа составляются пофондовые и постеллажные указатели (может быть топографический указатель) – на карточках; Порядок расположения фондов определяется схемой (план размещения). В одном хранилище могут размещаться документы одной физической породы (материального носителя), то есть одинаковый режим хранения;

· контроль за движением документов и физическим состоянием: проверка наличия и состояния документов проводится: для уникальных – ежегодно, особо ценных – 1 раз в 10 лет. Кроме того, проводятся единовременные проверки, если производились перемещения дел в другие помещения и после ЧП. В ходе проверки устанавливается фактическое наличие документов, выявляются и устанавливаются недостатки в учёте документов; выявляются документы, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки. По окончании проверки наличия и состояния дел в конце каждой описи после завирительной надписи делается запись «проверено», дата и подпись. Если недостача – розыск на пропавшие дела. Составляется акт, к которому прилагается справка о проведении розыска. Проверка считается завершённой после внесения изменений в учётные документы проверяемого фонда.

· создание страхового фонда: в Основных правилах работы ведомственных архивов оговаривается, что страхованию подлежат: все документы, которые вывозятся за границу (выставки, реставрация); уникальные документы, которые предоставляются на выставки внутри страны. Страхование заключается в создание на особо ценные и уникальные документы страховых копий – страховой фонд (это совокупность особо ценных и уникальных документов, хранимых на микрофильмах в специально защищённых объектах).

· реставрация и консервация предполагает ряд работ: деинфекация, деинсекация (от насекомых), дератизация (от крыс и мышей); реставрация – комплексная работа по восстановлению свойств и долговечности оригиналов; воспроизведение документов: создание страхового фонда и фонда пользования; фоторестоврация; замена оригиналов с разрешенным носителем копиями; переплёт документов; Этим занимаются лаборатории микрофильмирования и реставрации документов;

Регламентация вопроса ОСД в Основных правилах работы государственных архивов (2002):

Ранее в 1934 создаётся ЛКРД, а в 1939 при отделении химии АН СССР- специальная комиссия. В 1940м были выработаны рекомендации: t +14-18С, отмечалось влияние влажности. В 1966 создаётся ВНИИДАД, который выработал рекомендации по долговечности цветных шариковых ручек, научно-методические пособия (Выявление документов с повреждениями носителями и текста). До 70х задача ОСД считалась локально-отраслевой, а с 1972 (7й международный конгресс архивистов) решается комплексно. Изменения в полит., эк., соц. сферах коснулись и архив отрасли – проблема безопасности архивных фондов обострилась. На первом месте – правовые проблемы ОСД. В Основах законодательства об АФ РФ и архивах 93 г. закреплены ряд положений, связанных с ОСД: обязанность собственников архивных документов обеспечивать сохранность, а на особо ценные и уникальные создавать страховые копии; о гос. учёте; об ответственности за нарушение законодательства об АФ; запрет на вывоз архивных документов гос. части АФ РФ и уникальных и особо ценных негос. части за пределы РФ. В законодательстве ряда субъектов отсутствует статья об обязанности собственников обеспечивать сохранность документов, статья о создании страхового фонда, что снижает правовую защищённость документов.

ОСД в 1990-2000ые гг.: В 1990-е архивисты столкнулись с рядом проблем: собственность на архивные документы, разграничение предметов ведения в области АД между ФАС(ФАА) и субъектами, правовой статус архивов приватизированных, обанкротившихся предприятий. Было издано распоряжение Президента, постановления Правительства, которые регулировали организацию рассекречивания документов, организацию документов приватизированных предприятий (О гос. тайне, О коммерческой тайне, Об информации, информатизации и защите информации). На втором месте - проблема с материально-технической базой. Плохое состояние зданий, архивохранилищ, отсутствие свободных площадей. Проблема сохранности документов на ведомственном хранении: только 35% учреждений-источников комплектования располагают помещениями, лишь 5%-штатными работниками. В 2000 г. утверждена целевая программа «Культура России: 2001-2005 гг.», в ней есть подпрограмма – «Архивы России» с разделом по ОСД. Основная задача: осуществление мероприятий по усилению безопасности архивов, проведение комплексных работ по улучшению физического состояния особо ценных и уникальных документов, создание системы автоматизированного гос. учёта.

Проблема создания условий хранения, реставрации и воспроизведения документов:

Страховой фонд архивных документов входит составной частью в Единый страховой фонд РФ. В 50-е гг. во время холодной войны было издано постановление Правительства СССР о создании страхового фонда документов оборонного значения. К 1991 г. в основном было закончено создание объектов хранения и специальных лабораторий по микрофильмированию. В 1995 г. постановление о Едином российском страховом фонде. В архивах на часть документов, которые интенсивно используются создаются фонды пользования, путём микрофильмирования, ксерокопирования, с применением электронных носителей.