Унификация и стандартизация как средства оптимизации работы с документами

УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ КАК СРЕДСТВО ОПТИМИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Унификация и стандартизация являются основными направлениями совершенствования документации.

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, применяемые для сопоставления с ними др. подобных объектов. Стандарт как нормативно-технич. док-т устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (док-т).

Унификация – один из методов стандартизации. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. В процессе унификации д. проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (форм или видов док-в, их показателей и реквизитов). Кроме того, унификация обязательно приводит к установлению рационального единообразия в любой обл-ти деят-ти, в т.ч. и в документировании. Непосредственными разработчиками форм док-в и систем документации явл-ся министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Одни разрабатывают и утверждают унифицированные формы док-в, обязательно учитывая возможность их комп. обработки. Общегос. унифицированные формы док-в обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. В документировании унификация и стандартизация – это процесс установления единообразия при создании и оформлении док-в. Однако между ними нельзя ставить знак равенства. Требования стандарта носят обязат. хар-р в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но м.б. и самостоят. видом деятельности. Результатом работ по унификации и стандартизации док-в м.б. стандарты как на отдельные док-ты, отдельные виды продукции, так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная сис-ма документации - сис-ма документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая инф-цию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Разработка унифицированных систем документации связана с автоматизацией процессов управления, процедур создания, оформления, передачи док-в. В состав унифицированной системы документации входят 1-2 гос. стандарта, на основе которых разрабатываются унифицированные формы док-в, а также инструктивные и методические материалы по их внедрению и применению. Каждой функции управления соответствует своя сис-ма документации. Важнейшая сис-ма, имеющая повсеместное распространение, - ОРД. Входят 3 группы док-в: 1 – фиксирует распорядительную деятельность руководителя и руководящих органов организации: приказы, распоряжения, указания, постановления, решения. 2 – отражает организационную деятельность: положения, инструкции, уставы, договоры. 3 – справочно-информ. док-ты: справки, акты, письма, заявления. Особое место занимает в этой группе протокол.

ОКУД предназначен для решения следующих задач: регистрации форм док-в; упорядочения инф. потоков; сокращения кол-ва применяемых форм; исключения из обращения неунифицированных форм док-в; обеспечения учета и систематизации унифицированных форм док-в на основе их регистрации; контроля за составом форм док-в и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления; рациональной организации контроля за применением унифицированных форм док-в.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы док-в. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм док-в, входящих в унифицированные системы документации.

Единые требования к оформлению всех док-в, входящих в сис-му ОРД унифицированы и включенны в ОКУД, который фиксируют решения административных организационных вопросов и вопросов управления и взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности: федеральных органов гос.власти, органов гос.власти субъектов РФ, предприятий, организаций и их объединений независимо от организац-прав. формы и вида деятельности. Стандарт устанавливает состав реквизитов док-та, требования к бланкам и оформлению док-в. По ГОСТу Р 6.30 – 2003 30 реквизитов: гос. герб РФ, герб субъекта, эмблема орг-ции или товарный знак, код орг-ции, основной гос. регистрационный номер юридич. лица, ИНН или код причины постановки на учет, код формы док-та, наименование орг-ции,справочные данные об орг-ции, наименование вида док-та, дата док-та, регистрационный номер док-та, ссылка на регистрационный № и дату док-та, место составления или издания док-та, адресат, гриф утверждения док-та, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования док-та, визы согласования док-та, оттиск печати, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении док-та и направлении его в дело, отметка о поступлении док-та в организацию, идентификатор эл. копии док-та. Обязательными реквизитами для большинства док-в явл-ся – автор док-та, дата, его номер, заголовок к тексту, текст и подпись. Автор док-та – это наименование орг-ции, включает наименование орг-ции с указанием ее организационно-правовой формы указывается полностью; сокращенное после в (), если закреплено в учредительных док-х. Если филиал, то название вышестоящей инстанции располагается на бланке перед собственным наименованием орг-ции (располагается под эмблемой). Дата док-та (под автором) – дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если автором док-та являются несколько орг-ций – дата самого позднего подписания. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим док-т. в тексте док-та даты обозначаются цифрами. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. ГОСТ – два варианта даты день месяца, месяц, год или год, месяц, день месяца и словесно-цифровой. Регистрационный номер док-та присваивается после подписания или перед отправкой док-та. Он состоит из порядкового; док-та в пределах регистрируемого массива. В орг-ции индекс док-та, кроме порядкового номера может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре дел, индекс должностного лица. В док-те, который создан несколькими орг-циями регистр.; состоит из регистр. номеров док-в, присвоенных ему в каждой из этих орг-ций, проставляется через косую черту в порядке указания авторов в док-те. (проставляется рядом с датой). Заголовок д. кратко отражать основное содержание док-та, он д.б. согласован с названием вида док-та. Приказ (о чем?), протокол (чего?), письмо (о чем?), акт (чего?). располагают слева над текстом док-та, отступив от надписей бланка 2-3 интервала. Печатают через один интервал, точку не ставят. Если док-т А5 – можно заголовок не указывать. Печать. Гриф согласования – слово СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован док-т (включая наименование орг-ции), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов фамилии) и даты согласования. Управленч. док-ты составляются на бланках. Бланк док-та – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную инф-цию об орг-ции – авторе док-та. ГОСТ выделяет след. виды бланков: бланк для писем, общий бланк, бланк конкретного вида док-та. Бланк для писем используется при переписке орг-ции. Общий бланк – для изготовления большинства внутренних док-в. Бланк называется общим, т.к. содержит одинаковый набор реквизитов док-в, которые на нем создаются. Бланк конкретного вида док-та создается, если в орг-ции издается много док-в одного и того же вида. Обычно бланк приказа; где действуют коллегиальные органы – протокола. Два варианта расположения реквизитов бланка: продольный и угловой. Допускается создание бланка структурного подразделения орг-ции и бланка должностного лица, если это должностное лицо наделено правом подписи док-та.