Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы подокументам




4. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.

5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

6. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок.

7. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативногоразмножения.

8. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечениехранения дел и оперативного использования документнойинформации.

 

10. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

11. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

12. Разработка (совместно с соответствующими структурнымиподразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, атакже по повышению исполнительской дисциплины.

13. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.

14. Организация работы архива учреждения (ведомственногоархива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.

15. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

16. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства

8.5. Функции структурных подразделений службы делопроизводства

1. Секретариат— структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариатом в некоторых организации ях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции:

предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

• подготовка по указанию руководителя проектов отдельныхдокументов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

• организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов плановзаседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение иоформление протоколов, подготовка проектов решений иконтроль за исполнением принятых решений);

бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.п.).

2. Протокольная группасоздается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структурепостоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:

подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

анализ справок и докладов структурных подразделений,подготовка заключений по ним;организация и проведение заседанийоргана управления,документирование их деятельности;

прием, регистрация, организация хранения и справочноинформационной работы, рассылка принятых документови их доведение до управляемых объектов.

Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро(центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Егофункции:

разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);

разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;

разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.);

организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.

Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

прием, количественный учет, сортировку и распределение по структурным подразделениям;

обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;

Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

• регистрацию; нса

• контроль за оформлением и составлением исходящих ивнутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).

Группа контроля (может называться бюро, отдел, инспек
ция) выполняет:

• контроль за сроками исполнения документов;

анализ исполнительской дисциплины;

• информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

7. Группа писем(бюро жалоб, отдел обращений населения ит.п.) ведет:прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;подготовку обращений к рассмотрению руководством;контроль за сроками подготовки ответных документов вструктурных подразделениях учреждения или сторонних
организациях; извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

• формирование и хранение дел с документами по обращениям;

анализ и обобщение результатов рассмотрения документовв организации и причин обращения;

• организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

8. Машинописное бюро(Центр подготовки документов) выполняет:

• перепечатку документов с черновиков;

считку и правку текстов документов;

• учет выполняемой работы.

9. Копировально-множительное бюровыполняет:

+ подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.

10. Архивосуществляет:

контроль за соблюдением правил формирования, храненияи использования дел в структурных подразделениях;

• подготовку дел к передаче на государственное хранение.
Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работ по нформационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности. Нормативными документами за службой делопроизводства закреплены традиционные технологические функции.

По мнению специалистов-документоведов и практических работников, в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе — внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, итд.

Должностной и численный состав службы делопроизводства

Впервые наименования должностей работников, занятых в Делопроизводственной службе,, были официально закреплены в 1967 г. общегосударственным нормативным документом — Единой номенклатурой должностей руководителей, специалистов и служащих. Наряду с этой номенклатурой наименования должностей регламентировались в постановлениях правительства об упорядочении заработной платы в различных отраслях народного хозяйства.

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих, Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих,

по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители.Категория включает заведующих перечисленных подразделенийОсновная функция руководителя — планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты.В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор.

соотнощение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2 : 1. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители — экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Согласно принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Известны две методики расчета численности работников службы делопроизводства.

Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного коэффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства.

Вторая методика предусматривает расчет численности [службы делопроизводства по трудозатратам на выполнение отдельных операций.

Согласно одной из разработок НИИтруда оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств — 12—15%, для промышленных предприятий — 0,5% общего числа работающих.

Нормативная регламентация службы делопроизводства

положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.

Устав организации— правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы

Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства, так как конкретно определенные задачи, отражающие направления и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов руководства и т.д. создают изначальную организационную основу документооборота учреждения.

Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях,где закрепляются их задачи и функции, права и обязанности.Виды документальных связей: все основные виды документов, Создаваемых в структурных подразделениях, их содержание (вопросы), сроки подготовки.

Положение о службе делопроизводства (на основе типовых, которые содержат максимальный набор функций службы.) Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД.

1 - Первый пункт раздела «Общие положения» устанавливает точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы.

- наименование должности руководителя службы — начальник, заведующий, управляющий; порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.

- тперечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. Вначале перечисляются законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, затем — внутренние организационные и распорядительные.

печать ,ее описание, условия ее хранения и использования.

2 - раздел - общую цель и основные задачи службы делопроизводства.

3 – основной - всесторонняя характеристика деятельности службы делопроизводства и называется «Функции». (для каждого структурного подразделения) Тем самым закрепляется объем ответственности каждого структурного подразделения за определенный участок работы. При этом необходимо продумать тщательное разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, для того чтобы избежать дублирования и параллелизма в работе, а также «утраты» или пропуска какой-то из функций, невключения ее в Положение. При составлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает участие и в какой форме.

4 раздел - «Права» содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. В права службы делопроизводства включают право проверять организацию рабо-;ты с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и т.д. правом не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требований

5 - Должностные обязанности руководителя службы делопроизводства не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в Положение вводят раздел «Руководство», где в числе обязанностей указывают функцию координации деятельности службы делопроизводства, планирование ее работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, создание или участие в разработке нормативно-методического обеспечения деятельности службы.

6 - Раздел «Ответственность» - позиций, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами и т.д.

7 - Раздел «Взаимоотношения В разделе перечисляются виды деятельности, которые служба делопроизводства проводит по согласованию с другими подразделениями.

 

Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации. Оформляется Положение на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

 







Дата добавления: 2015-04-19; просмотров: 371. Нарушение авторских прав


Рекомендуемые страницы:


Studopedia.info - Студопедия - 2014-2019 год . (0.006 сек.) русская версия | украинская версия