Нормативно-методическая база современного делопроизводства

Нормативн-методическая база соврем. делопр-ва - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических д-тов. реглам-х технологию создания, обработки, хранения и использования д-тов в текущей деятельности учр-я, а также реглам-е работу службы ДОУ- ее структуру, функции, штаты, техн. обеспечение и др. аспекты. Включает в себя, законодат. акты РФ в сфере информатизации и документации; указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов предст. и исполн. власти субъектов РФ и их террит-х образований; правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические д-ты по ДОУ, учреждений, opr-ций и предприятий, гос. стандарты на документацию; унифицированные системы докум-ции; общероссийские классификаторы технико-экономич и соц информации; ГСДОУ. Основные требования к д-там и службам ДОУ; нормативные д-ты по орг-ции управленческого труда и охране труда; нормативные д-ты по орг-ции архивного хранения д-тов. Гос. регулирование делопроизв-ва осущ-ет Росархив, кот. в соответствие с Положением об АФ РФ и Положением о ФАС РФ осущ-т межотраслевое организационно-методическое рук-во и контроль за орг-цией д-тов в депопроизв-ве федер. органов гос. власти, координирует развитие гос. системы делопроизв-ва и унифицир-х систем док-ции. Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет гос. управление стандартизацией в РФ, включая работы по унификации и стандартизации д-тов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Основные законы:1. Закон РФ "О стандартизации».2.ФЗ РФ "Об информации, информатизации и защите информации"3. ФЗ "Об участии в международном информационном обмене» 4. Закон РФ "О государственной тайне"5. Закон РФ "Об Архивном фонде РФ и архивах"

Наиболее полным межотраслевым д-том по орг-ции ДОУ является изданная в 1990 году Государственная система документационного обеспечения управления - ГСДОУ. ГСДОУ- это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и ор-ции работы с д-тами в органах гос. управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Основная цель ГСДОУ - упорядочение д-тооборота орг-цнй, сокращение кол-ва и повышение качества д-тов, создание наиболее благоприятных условий для применения тех средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации органов гос. управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, орг-ций и предприятий, включая д-ты, создаваемые средствами вычислительной техники. 4 тематических раздела ГСДОУ¹ [.документирование управленческой деятельности, 2.орг-ция работы с д-тами, 3.механизация и автоматизация работы с д-тами, 4.орг-ция службы ДОУ. i-fi раздел содержит положения, определяющие состав управленческих д-тов, основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации д-тов, оформления реквизитов управленческих д-гов, включая машиночшаемые д-ты и машинограммы, а также общие требования к составлению текстов д-тов. 2-й раздел устанавливает принципы и порядок орг-ции документооборота учреждения, построения ИПС по д-там учреждения, контроля исполнения д-тов и подготовки д-тов к передаче в ведомственный архив на хранение ГСДОУ снабжена еще целым рядом приложений, кот. м.б. использованы в наст. время в практич. деятельности служб ДОУ, включая секретарей. В их число входят Примерный перечень д-тов, подлежащих утверждению; Примерный перечень д-тов, на кот. ставится гербовая печать; Правила заполнения реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ); Формы номенклатур дел; Перечень типовых сроков исполнения д-тов; Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.

ОКУД предназначен для решения следующих задач: регистрации форм д-тов; упорядочения инф. потоков; сокращения кол-ва применяемых форм; исключения из обращения неунифицированных форм д-тов; обеспечения учета и систематизации унифиц-х форм д-тов на основе их регистрации; контроля за составом форм д-тов и исключения дублирования инф-ции, применяемой в сфере управления; рациональной организации контроля за применением унифицированных форм д-тов. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы д-тов. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм д-тов, входящих в унифицированные си-мы док-ции.

В ОКУД вкл-но 10 унифиц-х си-м док-ции, утвержд-х ведомствами-разработчиками УСД. Одной из них явл. УСОРД, разработчиками кот. являются Росархив иГосстандарт:01 - резерв, т.е. в ОКУД включено девять УСД; 02 -ОРД; Унифицированная система ОРД содержит наим-я 61 формы.

Положения ГСДОУ внедряются в практику ДОУ путем разработки и издания стандартов, инструкций по ДОУ, методик, правил, рекомендаций к различным аспектам дел-ва, проведения унификации состава и формы упр-х док-в и др. Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соотв. уровню упр-я в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ.

«Типовая инструкция по делопр-ву федер. органов исполнит. власти» 2000г. заменила «Типовую инструкцию министерств и ведомств РФ» от 1993г. Осн. задача: соверш-еДОУ путем унификации состава и форм упр-х док-в, а также технологии работы с ними. Инстр-я распр-ся на док-ты, созд-е эл.способом, т.е. компьютерными технологиями.Осн. разделы: 1.Посвящен док-ции органов фед. вл. (состав док-в правит-ва, президентской админ., органов законодат. вл.) 2. Особ-ти подготовки отд. видов док-в (приказы. Распор-я, постан-я) 3.Построение бланков док-та (реквизиты, кот. выполн. типографским СП-м). 4. Орг-я д-в и оборудования (вход., исход, внутр. эл.д-ты,правила работы с заявлениями, обращениями граждан). 5. Регистрация д-в и орг-я поисковых си-м вед.-справочного аппарата. 6. Номенклатура дел и форм-е дел. 8. Экспертиза ценности д-тов и порядок передачи на хранение в архив.

Юрид. сила д-та обеспеч-ся установленным для каждой разновидности д-тов комплексов, реквизитов - обязательных элементов оформления д-та (наименование автора д-та, гриф утверждения печать и др.). Совр. требования к оформлению ОРД зафиксированы в ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации, система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению д-тов". Им установлен не только состав реквизитов (всего их29), но и зоны и последовательность их размещения на д-те. Совокупность реквизитов д-та и схема их расположена на д-те составляют формуляр д-та. Формуляр также регламентирован гос. стандартом, поэтому для правильного сост-я д-та необходимо знать не только реквизиты, но и схему (модель) их расположения на д-те. В 1998 году изданы Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30 - 97 кот. разъясняют и конкретизируют порядок применения ГОСТ Р 6.30-97 при унификации д-тов проектировании бланков, оформлении реквизитов и подготовке текстов д-тов. Гос. стандарт на терминологию в области дел-ва и архивного дела -ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело Термины и определения". Для проведения ЭЦД и составления номенклатуры дел в дел-ве исп-ся: Перечень типовых д-тов. образующихся в деят-ти госкомитетов министерств, ведомств и др. учреждений, opr-ций, предприятий с указанием сроков хранения. М.,1989. Перечень НТД, подлежащей приему в гос архивы СССР. - М.,1987. Управленческие д-ты пост. срока хранения, образующиеся вдеят-ти негос. коммерческих opг-ций {хоз-х товариществ и обществ, производственных кооперативов). Справочное пособие. - М..^: ВНИИДАД, 1996. В 2000 году издан новый Перечень типовых управленческих д-тов, образующихся в деят-ти opr-ций, с указанием сроков хранения, кот. включает совр. типовые д-ты и является основным нормативным пособием при определении сроков хранения и отборе д-тов на гос., муниц. хранение или уничтожение. С введением в действие нового Перечня часть 1-ую перечня 1989г следует считать утратившей силу применительно к указанным в Перечне 2000 г. управленческим д-там, начиная с сер. 1990 г. (с 1995 г.) Для д-тов за более ранний период и специальной (отраслевой документации необх. применять Перечень типовых д-тов 1989 г.

В учр-х разраб-ся собственная нормативно-методической база, положение о службе ДОУ должностные инструкции работников, Инструкция по делопр-ву. Табель и Альбом унифиц-х форм д-тов, применяемых в деят-ти учреждения, Правила подготовки и оформления управленческих д-тов, инструкции о порядке работы с обращениями граждан,о порядке приема посетителей, о работе с д-тами огранич. доступа и др. Положение о службе ДОУ - правовой акт, определяющие организационно-правовое положение подразделения в структуре учр-я, его задачи, функции, права, ответственность, а также взаимоотношения с др. подразделениями и учр. Должностная инструкци я - правовой акт, определяющ. организационно-правовое положение раб-ка в структуре учр-я и подразделения, его функциональные обязанности, права, ответственность и взаимоотношения с др. работниками и подразделениями. Инструкции по дел-ву - правовой акт, устанавливающ. технологию созд-я или получения д-тов, их обработки, хранения и исп-я в текущей деят-ти учреждения. Табель унифиц-х форм док-в учреждены: - это перечень разрешенных к применению форм д-тов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деят-ти, с характеристикой их юридич. статуса, основных этапов подготовки и прохождения. Альбом униф-х форм док-вучр-я- совокупность униф-х форм док-в, применяемых в деят-ти учр-я в соответствии с Табелем унифиц-х форм документов. Правила работы архивов орг-ций 2002: учтен фактор широкого внедрения в делопр-во и АД современных инф-х технологий, и в этой связи в них включены положения по учету, ЭЦЦ и передаче на гос. хранение электронных д-тов, в основном преемственность правил 1987 г.