Служба ДОУ как центр координации, контроля и реализации работ с документами в организациях

Организационные формы работы с документами

Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами (остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения)

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

1) Централизованная

- сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения).

- полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив

- снизить затраты, улучшить организацию труда

- более 10 тыс. документов в год.

2) Децентрализованная

- каждое структурное подразделение создает свою собственную службу для работы с документами, в которой

- весь цикл операций

- территориально разобщен + там, где документирование имеет специфические особенности (защита информации).

3) Смешанная

- самая распространенная.

А) - часть операций (прием и обработка, регистрация, контроль) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Б) - одна и та же технологическая операция для одних массивов документов проводится централизованно (в канцелярии), а для других — децентрализованно (в структурных подразделениях).

Использование новейших компьютерных технологий!!

Типовые организационные структуры службы делопроизводства

Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. типовой состав структурных подразделений:

- секретариат (в состав которого входят приемная и секретариат министра, заместителей министра, коллегии, протокольное бюро);

- инспекция при министре, (контроль за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти/приказов министра);

- канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.

+ на практике в составе управления делами создают группы приказов, отдел защиты информации и др.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и [регистрации документов, по контролю за сроками исполнения [документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел — в исполнительных органах власти и исполнительных структурах местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. (специфика деятельности)

Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших организациях

Задачи и функции службы делопроизводства

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

• постоянное совершенствование форм и методов работы сдокументами;

• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковыхсистем, контроля исполнения и подготовки документов к
передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическимидокументами;

• сокращение документооборота;

• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение вних изменении.

2. Разработка и проектирование бланков документов.

3. Осуществление экспедиционной обработки поступающихи отправляемых документов.