Должностная инструкцияФормуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУВторой источник при составлении должностных инструкций — типовые должностные инструкции для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием. «Основные задачи и обязанности», участок работы. конкретных должностных обязанностей, «Права» «Ответственность» Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты. (Типовые инструкции, а также государственные нормативно-методические документы.) Структура Инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения. В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распространения Инструкции (например, «Инструкция распространяется на все документы», «... на административные документы», «....кроме конфиденциальных документов» и др.), ответственность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в учреждении в целом и в ее структурных подразделениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу. Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Документирование», где определяются: • вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию; • виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной,информационной деятельности; • общие правила подготовки и оформления документов; • порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов; • порядок работы исполнителей с документами. • порядок приема, обработки, распределения входящих документов; • организацию их т ранспортировк и и передачи из одного структурного подразделения в другое; • основные инстанции движения документов; • порядок подготовки и отправки исходящих документов; • порядок учета объема документооборота. Раздел «Регистрация документов» «Организация справочной работы» (описание справочных массивов, их доступности для различных категорий служащих) Раздел «Организация контроля за исполнением документов» - категории документов, подлежащие обязательному контролю, порядок постановки, технологию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине, использование форм и отметок на документах. Раздел «Оперативное хранение документов» содержит правила хранения и ответственность В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» (экспертиза,порядок передачи дел в архив.)
Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, Подготовку Инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе. Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирований- Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки. • предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие государственные законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы • определение структуры табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. Внутри разделов документы систематизируют либо по степени важности, либо по алфавиту наименований; выбор формы табеля. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая вертикальная графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования. Применение табеля позволяет; • исключить возможность неоправданного создания новых форм; • установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами; • учесть количество видов и форм документов.
|
