Рациональный документооборот, регистрация, контроль исполнения документов, как средства реализации эффективной управленческой деятельности

Документооборот – движение док-тов в орг-ции с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи дел в архив.

Док-оборот в орг-ции способствует быстрому прохождения док-тов в аппарате управления, равномерной загрузки подразделений и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческие процессы в целом. Организация док-оборота зависит от масштаба деятельности орг-ции, функций организации, количества звеньев управления. Главные показатели, кот. характеризуют док-оборот–время необходимое для прохождение док-тов и наименьшее количество участвующих в работе над док-том. Док-оборот в орг-ции осуществляется документопотоком.

Документопоток организации циркулирует между пунктами обработки информации. Выделяются три основных потока док-тов: входящие, исходящие и внутренние. В соответствии с ними составляются схемы движения док-тов – оперограммы. Схемы разрабатываются с участием отделов, кот. занимаются научной организацией труда, просчитываются на компьютере, утверждаются руководителем орг-ции и выступают в качестве приложения к инструкции по делопроизводству. При составление схемы должны учитываться следующие принципы: 1. форму орг-ции делопроизводства; 2. движение док-тов прямоточное, т.е. не должно быть возвратных маршрутов. 3. схема должна предусматривать параллельное исполнение док-тов.

Маршрут входящих док-тов в орг-циях: 1. прием вх. корреспонденции; 2. первичная обработка док-тов; 3. регистрация док-тов; 4. предварительное рассмотрение; 5. Рассмотрение док-тов руководителем; 6. исполнение док-тов.

Маршрут исходящих док-тов в орг-циях: 1. составление проекта док-та исполнителем; 2. предварительное согласование с руководителем структурного подразделения; 3. техническое исполнение чистового варианта; 4. официальное визирование или согласование; 5. рассмотрение док-та руководителями; 6. подписание док-та руководителем орг-ции; 7. регистрация; 8. экспедиционная обработка.

Маршрут внутренних док-тов в орг-циях: 1–7 так же как и у маршрута исполнительных док-тов; 8. предварительное рассмотрение док-та руководителем структурных подразделений; 9. исполнение док-та в структурных подразделениях; 10. Направление док-та в дело; 11. Подготовка дела для передачи в архив.

Прием и первичная обработка док-тов. Вх. корреспонденции поступает в орг-цию разным способом через курьера, почту, факсимильную связь и др. Док-ты обрабатываются централизованно секретарем, отделом делопроизводства орг-ции, отделом экспедиции. Руководители подразделения (искл. начальник отдела делопроизводства) не должны принимать корреспонденцию, т.к. это может привести к утери док-тов и к др. неприятным последствиям.

Правила приема и первичной обработки док-тов: 1. проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленные док-ты возвращаются на почту, курьеру и др. для пересылки адресату; 2. проверяется целостность упаковки, сохранность печатей; (если имеются повреждения, то составляется акт и сообщается об это почте и отправителю); 3. конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений(если вложения не соответствуют, то об этом сообщается отправителю и составляется акт); 4. как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая их к док-ту) только в тех случаях, когда на до­к-те отсутствует обратный адрес и даты получения док-та (а для док-тов юридич. хар-ра важен почтовый штемпель); 5. док-ты с пометкой «лично» не вскрываются, а пере­даются адресату (если их много, то ставится на пакетах дата и учетный номер); 6. на док-те проставляется штамп об их получении, где указыва­ется наименование орг-ции, дата поступления, порядковый учетный номер док-та (может быть в штампе ме­сто для последующего проставления вх. номера);

Предварительное рассмотрение и распределение документов, их отправка. До передачи руководителям док-ты анализируют из референты или помощники, если их нет, то канцелярия, секретари или общий отдел.

Предварительное рассмотрение и распределение документов: 1. док-ты сортируют по структурным подразделениям (если адресованы им, или имеющие отношение к деятельности данного подразделения, или с отметкой «лично»), руководству направляются док-ты вышестоящих ор-ции, органов власти различных уровней, правоохранительных органов, жалобы, заявления и др. (руководитель не должен принимать док-ты у посетителей или представителей др. орг-ций); 2. на док-тах в правом верхнем углу проставляется условное обозначение стуктурного подразделения (если в док-те нет заголовка, сотрудник подчеркивает красным карандащом ключевые фразы); 3. раскладывают рассортированные док-ты по ячейкам сортировочного шкафа, откуда их забирают секретари структурных под­разделений (в небольших орг-циях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем); 4. док-т должен быть передан руководителю (который не должен принимать док-ты у посетителей или представителей др. орг-ций) и рассмотрен им в день поступления и регистрации, и возвратить док-т в тот же день (результаты рассмотрения отображаются в резолюции, (в правом верхнем углу, или на отдельном листе, или на обороте) где указывается исполнители, поручение, срок исполнения, подпись, дата; 5. док-т возвращается секретарю, который переносит резолюцию в журнал или у регистрационную контрольную карточку и информирует контрольную службу о резолюции, в тот же день (как исключение–на следующий) док-т передается на исполнение на руки исполнителю (если несколько исполнителей, то делаются копии док-тов) или через руководителя структурного подразделения, который может сменить исполнителя в рамках своего подразделения, так как он учитывает загруженность исполнителя, его квалификация, функциональные обязанности; 6. исполнитель начинает работать с док-том (если требуется много времени на исполнение док-та, то составляется спец. технологическая карта, где отмечаются этапы исполнения док-та (даты промежуточного контроля, о которых сообщаются контрольной службе)), готовит ответный док-т; 7. После завершения исполнения исполнителем док-та, он по номенклатуре дел определяет № дела (куда должен быть направлен док-т).

Правила отправки док-тов: 1. для отправки должны приниматься только полностью оформ­ленные, подписанные и зарегистрированные документы; 2. док-т должен быть отправлен по всем указанным адресам рассылки; 3. при приеме на отправку док-та-ответа должно быть прове­рено возвращение для подшивки в дело вместе с копией инициатив­ного документа (недооформленные, неправильно оформленные и некомплект­ные документы службой документационного обеспечения должны быть возвращены исполнителю, а срок исполнения должен быть про­длен на время доработки док-та и отражать окончательную пере­дачу док-та на отправление для экспедиционной обработки); 4. после док-т сортируют, упаковывают, оформляют почтовые отправления и сдают в отделение связи (эту работу проделывают в тот же день или не позднее следующего рабочего дня); 5.отправка посылок и бан­деролей должна производиться в упаковке, соответствующей тех­ническим требованиям (ответственность за упаковку док-тов дол­жен нести создатель док-та совместно со службой ДОУ) с сопроводительной док-ции к посылкам и банде­ролям.

Значение рациональной ор­ганизации документооборота. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи док-тов.

Регистрация документов – фиксация факта создания или получения док-та путем присвоения ему порядкового № и записи установленных сведений о нем. Регистрации подлежат все док-ты, требующие специаль­ного учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения (обычно регистрируют док-ты, поступивших от вышестоящих орг-ций, органов власти различных уровней, органов здравоохранения, юстиции, важнейшая переписка, жалобы, заявления граждан, депутатские запросы и т.д.). Документы, полученные только для сведения и не требую­щие ответа и исполнения, не регистрируются (не регистрируют док-ты: реклама печатная продукция, копии док-тов, поздравительные письма, телеграммы, при­глашения, программы семинаров, совещаний и конференций, малозначительная переписка, извещение, первичная бухгалтерская док-ция (в орг-ции должен разрабатываться службой делопроизводства перечень нерегистрируемых до­кументов, который утверждает руководитель ор-ции). Документы должны регистрироваться один раз. В крупном учреждении регист­рацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии, секретарь, децентрализовано проводится регистрация в структурных подразделениях, иногда допускается рег-ция важнейших док-тов в центре, а остальные также в структурных подразделениях. Отдельно рег-ют вх.(в день поступления), исх. и внутр. (в день подписания) док-ты.

Способы регистрации: реквизиты док-тов заносятся в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ). Журнальный способ рег-ции не удобен тем, что его может вести только один человек, невозможно создать справочную систему, не может обеспечить должный контроль за исполнением док-тов. Карточный способ рег-ции более удобен, т.к. из них можно создать справочные картотеки по разным признакам, можно создать контрольную картотеку, карточки сопровождают док-т во время исполнения. Карточки заполняет специальная машина. Карточка состоит из краткого содержания док-та, автор, резолюции, отметка об исполнении. Электронный способ рег-ции. В момент рег-ции док-ту присваивается индекс (вх.№, который проставляется в правом верхнем углу, исх. № на уровне даты). Индекс состоит из 3 группы цифр: индекс структурного подразделения, № дела, порядковый № док-та Преимущества этой системы: 1. рег-ция док-тов можно проводить на различных рабочих местах; 2. можно объединить сведения о док-тах вх., исх., внут. в единую базу данных орг-ции; 3. на основе базы данных можно организовать информационно-спра­вочную работу; 4. легче организовать контроль за исполнением док-тов.

Системы регистрации: При регистрации учитывается содержание док-та, авторство, вид, степень подлинности. При рег-ции док-тов фиксируется следующая информация: дата получения, вх., исх., внут. №, автор, заголовок, резолюция, срок исполнения, исполнитель, ход исполнения и № дела.

Построение спра­вочного аппарата к документам Основой НСА являются карточки, которые располагаются в определенном порядке и по определенной схеме. Основная задача раскрыть содержание док-тов, обеспечить оперативный поиск информации, для контроля за исполнением. Карточки располагаются по алфавиту фамилии, объектов или явлений, по фамилиям корреспондентов, названию орг-ции, структурным подразделениям (каждому корреспонденту присваивается условное кодовое обозначение), по наименованию вида док-та, по направлению деятельности, по хронологии поступления, по географическим названиям.

Значение регистрации: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам, т.к. закладывается информацион­но-поисковая система по всем документам учреждения

Организация и техника контроля исполнения документов в условиях традиционного делопроизводст­ва и автоматизированный контроль за исполнением документов.

Контроль за исполнением – содействие своевременному и правильному исполнению решений заданий и поручений руководства, обеспечения получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделения и исполнителей. Способствует четкому разделение труда, повышение исполнит. дисциплины и ответственности, высокое качество подготовки док-тов. Направления: контроль по существу (на сколько правильно, полно решенный вопрос), контроль за сроками. Этапы: 1. постановка док-та на контроль; 2. Проверка своевременности доведения док-та до исполнителя; 3. Проверка и регулирование хода исполнения; 4. Учет и обобщение результатов. Сроки типовые (обычно 10 дней) и индивидуальные. Основа контроля РКК и электронные карточки. На док-т, стоящий на контроле заполняется 2 карточки РКК (1-контрольная, которая находится у контрольного органа орг-ции; 2- в месте с док-том), электронная карточка заполняется один раз, которая постоянно напоминает о том, что док-т находится на контроле. В РКК имеется шкала с нечетными числами, где число обводится красным карандашом. РКК помещают в Контрольную картотеку, которая состоит из 33 ячеек, в этой картотеки имеется 3 уровня контроля, текущий (ежедневно в начале рабочего дня), предупредительный (за 2-3 дня до истечения срока) и итоговый (анализ уровня исполнительской дисциплины). Док-т считается исполненным, когда решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела. Это удостоверяется подписью ответственного исполнителя и отметкой в РКК. Окончательное решение принимает тот, кто поставил на контроль (можно устное). Электронные карточки применяются в том случае, когда объем док-тов очень большой, и большое количество док-тов, стоящих на контроле, тогда контрольная картотека не будет эффективно справляться с функцией контроля.