Проблемы ведомственного хранения документов на современном этапе
Многочнсленные реорганизации мин-в, вед-в осложнили ОСД и учет док-тов, которые находятся на ведомств., хранении, их подготовку к передаче в гос. архив. Повышение объема док-тов в ведомствах при проблеме «архивной полки» в гос арх. Нужно обеспечить эф. работу с док-тацией от стадии делопроиз-ва до передачи в гос. арх.. Это возможно осущ. на основе взаимодействия м/у работниками гос. делопро-ых и вед. арх. служб. Реорганизация структуры фед органов привело к изменениям вед хр. Многие проблемы вед хр. - традиционны,. которые сейчас обострились, но есть и новые: повышение объема дел, находящихся на вед. хр., перегруженность, нехватка помещений, отвечающих требованиям, хранение док-тов фед, органов в помещениях, принадлежащих ком. структурам, сокращение кол-ва штатных арх. работников; не всегда четкое определение правопреемника в случаях ликвидации, реорганиз-ии мин-в, вед-ва. Нужно сохран-ть док-ты, упорядочить, добиться создания во вновь созданном или реорганизованном вед-ве арх. службы. Но не хватает средств и штатов; нет понимания? о соотношении правопреемства функций мин-ва н правопреемства хранения док-тов. 1998г. Главное контрольное управление России иРос архив провели проверку выполнения фед. органами требований нормативных актов в обл. Арх. Дела. Мин-ва экон-ки с Рос архивом разраб гос. программу по ОСД, образов-ся в период СССР., включ. комплекс мероприятий по решению этой проблемы на гос. и вед. хранении. Эту программу начинают использовать. Успех, если фед. органы б тоже участвовать в подготовке? вед. хр. Составной частью этой программы м/б отраслевое регулирование в деят-ти вед. арх. Сейчас во многих мин-ах утрачена подведомственная, сеть -?. можно ли говорить о централизиров. воздействии на состояние вед. хр или «отраслевой» подход изжил себя и каждое ведомство д. работать с док-тами т своего апперата. Некот фед. органы сохран. влияние на подведомств. сис-му, осуш. общеотраслевую координацию, регулирование деятельности профильн. учрежд. А необходимо чтобы в отрасли действовали единые правовые, орг. и метод основы работы док-тами. Некоторые ведомства осуш. контроль за состоянием арх. подвел орган-нй, издают приказы, проводят проверку (Минфин, Минюст). Рос архив вместе с ведомствами издает распорядительные док. для их систематизации по? сроков усл. хр. их отбора и передачи Целесообразно вернуться к практике совместных отраслевых проверок состояния арх. и делопроизводства. с последующим рассмотрением на коллегиях итогов. Но не все вед-ва согласуют с. рос арх.? АД (98г. Госстрой Р. направил в местн. органы БТИ письмо о создании арх. фондов БТИ на основе трехсторонних соглашений: Госстроя, Роарх, н глав администрации субъектов. Это письмо не б. согласовано с Росарх.) ? разработки норм-мет, пособий для подвед, сис-м. Возможно оказание помощи в разработке примерных номенклатур и примерн. отраслевых списков Разработку примерных пособий для орган-нй опред. видов, м. поручить как научно-исслед. работу местным арх. учрежд. по линии ЗМНС. ЗМНС появились в в 70-е г. В Урал. ЗМНС вход: Удмуртия, Свердл., Курган., Перм., Тюм., Чел., Башкортостан, Оренбург. Объем доков, которые с даются: в гос. арх. каждый год снижается, т.к. нет площадей в юс. арх. Осложн. прием доков и большое кол-во (50%) неподготовленных к передаче. П/д гос. н вед арх. проблема пересмотра состава док., подлежащих передачи в гос арх. с учетом роли их в н/к. И работа по установлению сроков хр, для нов видов доков на основе критериев ценности. Н. переработка номенклатуры ведомств, чтобы она учит, всю док-тную инфо на разных носителях. И пере утверждать номенклатуру нужно не 1 раз в 5 лет, а ежегодно. Нужно обследовать. фед орг., выявление баз данных, постановки их на учет в госарх Начинать н. с учета нужно описания БД в ведомствах. Пока этого нет; нужна номенклатуры электрон, док-тов со сроками хранения, номенклатуры БД, В соотв. с Основ, правилами гос. арх. 2002г. гос. арх.. осущ контроль за деят-тью арх. орг-нй, проверки бывают- комплексные, тематические, контрольные. Значение: помощь вед., арх. Привалов отмечает, что создаются очень много дефектов док-тов, которые нужно реставрировать В ходе реализации решения прав-во 99г - «О мерах по сохранению АФ РФ и улучшению использования арх. док-тов.» проводятся проверки использования помещений в вед. архивах. Совместно с банком России было разраб. Положение о порядке работы с док-тами, образующимися в деят-ти кредит, организ. в случае ликвидации. По поручению Правит-ва 99г. проводит, упорядочивание док-тов бывших союзных министерств. Продолжается упоряд, арх док-тов 14 министерств и ведомств, упраздненных в 2000г. На вед. хранении хранится много док-тов с постоян. сроком хранения и по личному составу из-за загруженности ГА; много док-тов хранится в орган-ях сверх установленного срока. Остается? о судьбе док. организаций - банкротов, ликвидированных кредитных организаций. Есть факты утраты доков в вед. арх. Нужно совершенст-ть деят-ть ЗМНС арх. учрежд. Организ-ть обсуждение актуальн.? их работы на заседании Круглого стола председателей ЗМНС. 2002г. Осн. правила работы арх орган-ий: обязат. х-р для орг-ий - источников комплектования, а рекомендат. х-р - для не источников комплектования Для орган-ций, кот хранят секрет, док-ты распростр. т. на работу УД • УА фед орг. вл. • центр, отрасл. • центр, арх. орг-ий или отраслей, фонды. • объед. арх. (док-ты одной или нескольких отраслей) • арх орган-ий. В «Отеч. арх.» публ. материалы о работе разл. арх орг-ий (Еременко, Козлов, Леонтьевя). Постановление прав-ва 03.03..93. возлаг. на ведомства, орг-ни создание страх, фонда копий на особо ценные док-ты. Проблемы ведомственного хранения (продолжение).Федеральный закон об Архивном деле в РФ в разделе "Общие положения" даны основные понятия; в том числе и понятие Архивного фонда РФ. АФ РФ— исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, составной частью информационных ресурсов России и подлежащих постоянному хранению;Зафиксировано разделение Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) на гос. и негос. Части
Ведомственный_архив— архив, не входящий в систему ФАС. находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации либо являющийся структурным подразделением организации. Виды ведомственных архивов: 1. Отраслевой государственный фонд— музеи и библиотеки Министерства культуры, Академии наук. 2. Центральный отраслевой архив министерства или ведомства (хранит док-ты организации отрасли всех уровней подчиненности); 3. Центральный архив министерства (хранит документы цент-рального аппарата + организаций непосредственного подчинения); 4. Объединенный ведомственный архив (хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных но виду деятельности); 5. Объединенный межведомственный архив (хранит док-ты нескольких организаций или систем). Создается для хранения документов поличному составу, 6. АРХИВ учреждения (хранит документы учреждения и общественных организаций). Все гос. архивы хранят документы; законченные Делопроизводством. Хранят фонды своей организации и могут хранить фонды предшественников личные фонды и страховой фонд. Работа регулируется Основными правилами работы ведомственных архивов (Москва, 1986) + отношения ведомственных и государственных архивов Одна из основных проблем — проблема ведомственного хранения, обеспечение сохранности документов. Эту проблему в журнале "Отечественные архивы", выходящем с 1992 г.. освещали: Еремченко, Леонтьева (1994 г.). Артизов (1996 г.). Колотив (1997 г.). Б № На 1999 г. Вышла статья Еремченко "Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях, ведомственной реформы: основные проблемы". Многочисленные реорганизации министерств и ведомств в процессе формирования новой системы управления серьезно осложнит обеспечение сохранности документов я их учет в ведомствах, то есть в ведомствах возросли объемы документов, в том числе неупорядоченных(неописанных)но при возрастании объема документов. ведомственных архивов остались прежними. В этих условиях главная задача работников, ведомств и ФАС — обеспечить эффективную работу с такими документами. Это возможно только при условии сотрудничества работников; ФАС. делопроизводственных и Ведомственных архивных служб. Проблемы ведомственного хранения в условиях реорганизации государственных структур: I. Проблема государственного регулирования ДОУ. II. Проблема взаимодействия работников ФАС, делопроизводственных и ведомственных архивных служб в организации хранения документов. III. Заключение соглашений о депозитарием хранении документов между ФАС и отраслевыми государственными ЗАКЛЮЧЕНИЕ СОГЛАШЕНИЙ О ДЕПОЗИТАРНОМ ХРАНЕНИИ ДОКУМЕНТОВ МЕЖДУ ФАС И ОТРАСЛЕВЫМИ ГО СУДАРСТВЕННЫМИ ФОНДАМИ И ОРГАНИЗАЦИЯМИ В отраслевых государственных фондах хранится 28.5 миллиона дел (библиотеки и музеи Министерства культуры. Академии наук). Для депозитарного хранения документов МВД ФСБ на места направляются письма о заключении «ютветствутоших соглашении на уровне соответствующих органов субъектов РФ. IV. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОТБОРА И ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В ГОСАРХИВЫ Объемы документов, поступающих в госархивы из ведомств, в последние годы снижаются из-за неупорядоченности в ведомствах и отсутствия в архивах площадей. Сегодня в федеральных органах исполнительной власти хранится сверх срока свыше 320 000 дел. это на 42% больше, чем в 1996 году. 50% этих дел не подготовлены к передаче к госархивы, В настоящее время перед государственными, и ведомственными архивами стоит задача — пересмотреть состав документов, подлежащих приему в госархивы. Для этого нужно;1) определить состав министерств, документы которых следует пересмотреть;2) определить состав документов, сроки хранения которых будут пересмотрены (соцсоревнование, изобретательство).3) определить критерии, по которым будет проводиться эта работа. Проблема ведомственного хранения документов рассматривалась на Всероссийской конференции, посвященной' проблемам ведомственного хранения документов. Эта конференция прошла в Екатеринбурге в 1996 году. ВТОРОЙ уровень— ВЕДОМСТВЕННЫЕ АРХИВЫ МИНИСТЕРСТВ, ОРГАНИЗАЦИЙ, ГОСПРЕДПРИЯТИЙ. 1. Проблем финансирования, отсюда ~ кадровая проблема (старые кадры уходят, новые не приходят). 2. Проблема преемственности в работе. Преемственность в работе государствениых: и ведомственных архивов обеспечивалась единством и логичностью нормативно-методической базы. Теперь этого нет — старые документы отменены, достойных новых — не создали. Предлагается восстановить преемственность благодаря разработке норматив но-методической базы и постепенного ее совершенствования. 3. Необходимость взаимодействия ведомственных архивов с ФАС. 4. Условия хранения документов в организациях в 90-е годы значительно ухудшились; подчас катастрофические (подвалы, полуподвалы). Нет денег + низкий уровень сознания руководителей. В этом могут помочь средства массовой информации, разъясняя проблему. 5. В архивах увеличился объем документов, хранящихся сверх срока. Отсюда - архивы не комплектуются, потому что нет свободных площадей. ТРЕТИЙ УРОВЕНЬ - АРХИВЫ НЕГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ Проблемы все те же. Выход: заключение договоров и соглашений на хранение документов. Работа над уровнем сознания руководителей в этой области.
|
