Взаимоотношения органов управления архивным делом и госархивов с архивами организацийВедомственный архив – это, как правило, структурное подразделение организации (любой, независимо от масштабов деятельности и форм собственности), осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование арх доков. История: первые вед.арх появились во время существования приказов Потом коллегии Петра – в них путаница с документами.- потом министерства… например, ведомственный архив – МАМЮ Декрет 18 года покончил с ведомственным хранением!??????? Создалась система ведомственных архивов:1 – низовой уровень – архивы организаций; 2 – объединенные ведомственные архивы (от нескольких организаций) ведомственные, межотраслевые); 3 – центральнве архивы министерств. Их функции: передача документов в госархивы, - обеспечение сохранности, - ЭЦД, - учет, - НСА, - использование, - организуют делопроизводство!!!!!! В нач 90-ых система претерпела изменения: снач исчезли межведомственные объединения, потом исчезли многие центральные вед архивы. К концу 90-ых – виды архивов: 1 - центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти; 2 - центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения; (их 11 шт, работают по правилам гос архивов!!) 3 - объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности; 4 - архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников. Основные ведомственные архивы и фонды: (начало в советский период – т.к. не пускали ГАУ во многие архивы по причине секретности) в положении 1980г их 11, в положении об АФ РФ перечислены министерства, которые не входили в росархив и заключали с ним соглашения! 1 – 1991г. – архив президента (раньше – кремлевский архив) – 90 000 ед хр – доступ только Радзинскому… 2,3 – 2 архива МИД – Архив внешней политики РФ (с 1020г, 1 300 000) и Архив внешней политики Российской Империи (1946г, доки с 1720 – по 1917гг, 550 000 док = почти исторический,открытый и хорошо оснащенный) 4– центрархив мин. бороны - с 1920 за период с 1946 – 1982гг – 18 000 000!!! сам крупный! Откр. 5 – центральный военно-морской архив мин обороны с 1938 г – 2 000 000 6 – центр архив ФСБ с 1954, более 200 000, закрыт, 7 – архив службы внешней разведки (бывший 1 отдела охранки) 350 000 документов за 1920-90 гг, закрыт 8 – архив загсов с 1917г, доки с 18 века 9 – архив мин атоми 10, 11 – архивы МВД – центр архив МВД (дела милиции), и центр архив внутренних войск МВД(дела политические)
отраслевые ведомственные архивы: Российский геологический фонд, Госфильмфонд, Гостелерадиофонд, Российская книжная палата и т.д.
(в Екатеринбурге – 2000 предприятий – только 60 – источники; в Перми – 800 и 98) 123тыс и-ков комплектования -- -это 6% всех организаций в ведомственных архивах только дел по личному составу – 115 млн!!!!! сейчас всего на постоянном хранении – 214 млн дел!
В «основах» – статья №13: «государственное попечение над негосударственными архивами»: по просьбе собственников негос архивов, отнесенных к составу АФ РФ, архивы и управления оказывают содействие в сохранении, комплектовании и использовании их архивов. Собственники негос архивов, отнесенные к АФ РФ имеют право на передачу по соглашению на хранение в гос архивы, право на создание их страховых копий, реставрацию и использование.
Положение о ФАС 1998: Функции: - контролирует соблюдение установленного порядка передачи документов в архивы, - осуществляет научно-методич руководство и контроль за работой ведомственных архивов, организацией документов в делопроизводстве, участвует в мероприятиях по развитию сети ведомственных архивов. - проверяет выполнение организациями независимо от их подчиненности требований законодательства и т.д. имеет право - получать от организаций необходимые материалы об архивах и делопроизводстве - заслушивать представителей федеральных органов исполнительной власти и организаций. - давать обязательные для исполнения письменные указания (по положению о ГАУ 1980 – осуществляет организационно-методическое руководство работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве министерств, организаций. --- и теже права) в законе 2004: связи с архивами организаций оформляются документально: отнесение к источникам комплектования, передачу на хранение и т.д. постановление о ФАА 2004: - выполняет услуги, - организует информационное обеспечение, в том числе, и организаций, - оказывает методическую помощь органам субъектов. +осуществляет контроль за компектованием + согласование списов источников комплектования +участвует в ЭЦД = не в праве вести нормативно-правовое регулирование, функции по контролю и надзору. Контрольные и надзорные функции переданы службе по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия, которая находится в ведении Минкультуры и масскоммуникаций – по положению 2004 – следит за соблюдение лицензионных условий,решает вопросы вывоза документов, выдает предписания о привлечении к ответственности. В общем, порядок контроля остается неясным, и все меньше рычагов влияния и контроля за организациями…..
Правила работы архивов организаций 2002 распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, на Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянноехранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации
По правилам работы гос архивов 2002 г. -- органы управления архивным делом субъектов РФ 1 - определяют состав документов, относящихся к Архивным фондам субъектов Российской Федерации и подлежащих хранению в архивах; 2 - утверждают: примерные перечни документов, подлежащих передаче в соответствующие архивы, изменения и дополнения к ним, описи дел, документов постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов из фондов архивов, описи дел, документов постоянного хранения, подлежащих приему в архивы, перечни копий (микрокопий) документов, подлежащих постоянному хранению на правах подлинников, листы учета и описания уникальных документов; 3 - согласовывают: описи дел по личному составу и долговременного хранения, акты о выделении к уничтожению документов из фондов соответствующих организаций, примерные номенклатуры дел и номенклатуры дел организаций — источников комплектования архивов; 4 - решают в пределах своей компетенции спорные вопросы по отбору документов на постоянное хранение;
В общем, архив проводит комплексные, тематические и контрольные проверки деятельности архивов организаций, участвует в разработке внутренних нормативных актов, утверждает их (если ему даны такие полномочия), конролирует совместимость учета и прогр обеспечения, оказывает практическую помощь, разрабатывает методические пособия и предложения по усовершенствованию архивного дела в организации, осуществляет отбор и передачу документов в архив.
Архив проводит работу с (со всеми на договорной основе) (в ГАСО – этим занимается Фельдман) - источниками комплектования - организациями, имеющими право депозитарного хранения документов - с организациями (в рамках договора) в два этапа: 1 – орг-метод работа; 2 – прием на хранение
1 - ОРГ-МЕТОД РАБОТА С ОРГАНИЗАЦИЯМИ:-- ИСТОЧНИКАМИ КОМПЛЕКТ. Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой архивов (архивных служб) и организацией документов в делопроизводстве организаций — источников его комплектования по следующим направлениям: – методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве; – контроль за отбором документов и подготовкой к передаче на постоянное хранение, упорядочением документов по личному составу, обеспечением их сохранности; – взаимодействие с ЭК организаций; – ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, проведение паспортизации архивов организаций; – повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб. Проверка: - с 64 года возложена на гос архивы – отделы комплектования или отдельных сотрудников (каждый курирует предприятия одной отрасли) Архив проводит проверки состояния хранения документов и. организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже 1 раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива. В целях осуществления качественного анализа состояния и кон-"тррля за работой с документами архивом ведется карточка учета работы с организацией Руководители организации или структурного подразделения должны быть заранее поставлены в известность о проведении проверки. Она начинается с посещения службы ДОУ, проверки локальных нормативных актов (например, график передачи доков в госархив) Далее осушествляется проверка правильности оформления документов, правильность формирования дел. Далее – проверяем работу по учеты (чтобы все показатели в разных доках сошлись- описи, листе заверителе, паспорте архива) и по сохранности, потом составляем справку проверки или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы. С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующего структурного подразделения.
Архив взаимодействует с ЭК источников комплектования: – оказывает помощь в разработке положений о ЭК организаций – согласовывает положения о ЭК, если такие полномочия предоставлены ему органом управления архивным делом; – участвует в работе ЭК организаций – оказывает методическую и практическую помощь в подготовке документов, подлежащих рассмотрению ЭК; – в случае необходимости организует совместные заседания с ЦЭК (ЭК) организаций; – заслушивает по согласованию с вышестоящим органом управления архивным делом отчеты ЭК организаций об отборе документов на постоянное хранение, проведении экспертизы ценности до-
Архив ведет государственный учет документов, хранящихся в архивах организаций — источников комплектования в соответствии с Регламентом государственного учета документов – архив контролирует контролирует совместимость и преемственность учетно-справочного аппарата – ведет учет описей дел, документов постоянного хранения, – составляет Сведения о состоянии хранения документов в организациях – участвует в создании описи и паспорта архива организации Для чего организует – рассылку в организации бланков паспортов в 2-х экземплярах; – проведение семинаров по заполнению паспортов – орг помощь – анализ результатов паспортизации. — источниках комплектования архива на 1 декабря... года (приложение № 2) и представляет их в вышестоящий орган управления архивным делом.
Архив организует повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб организаций: – постоянно действующие курсы – разовые семинары =при архивах или органах управления архивным делом = в организациях -- для определенных групп работников --индивидуально --для всех работников
На каждую организацию — источник комплектования ведется наблюдательное дело. В него включаются документы, характеризующие работу архива и организацию документов в делопроизводстве (копии приказов организации по этим вопросам, положения об архиве, ЦЭК, ЭК, инструкции по делопроизводству, материалы проверок и др. документы).
2 - ПРИЕМ НА ХРАНЕНИЕ Документы негосударственных организаций принимаются на хранение в архив в соответствии с условиями соглашения (договора): – на постоянное хранение с передачей права собственности государству; – на временное (с указанием срока), в том числе депозитарное (без указания срока) хранение с сохранением права собственности за организацией. Передача документов в собственность государства осуществляется, как правило, безвозмездно. Временное, в том числе депозитарное хранение осуществляется архивом, как правило, за плату. Архив может принять решение: о приеме определенных архивных документов только от части негосударственных организаций; приеме только части архивных документов от отдельных организаций. Данные особенности приема оговариваются в соглашении (договоре), и в предисловии к соответствующей описи документов. При ликвидации организации — источника комплектования архива, не имеющей правопреемника, ее документы подлежат приему в архив. При ликвидации негосударственной организации, с которой не был заключен договор, документы принимаются в установленном порядке в архив после проведения ЭЦД. Архив может за плату принять на временное хранение от государственной от негосударственной организации ликвидируемой без правопреемника организации, (отнесенной или не отнесенной к числу источников комплектования архива) - документы с неистекшими сроками временного хранения и выделять их к уничтожению по достижении этих сроков: – при отказе вышестоящей взять их и – при наличии в архиве свободных площадей – по договору архива с собственником, по решению соответствующего органа исполнительной власти, (который реш? об оплате хранения данных документов)
Документы по личному составу ликвидированной организации независимо от формы собственности - поступают на хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при их отсутствии — в общий архив.
Машиночитаемые (электронные) документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих воспроизвести информацию.
Есть противоречия с законом о банкротстве, по кот для ликвидирующихся оргций лишь ВОЗМОЖНА передача документов в госархив.
В последние 10 лет основными направлениями работы ГАСО были: - упорядочение архивов организаций; 2 – организация документов в делопроизводстве; 3 – контрольная работа, например по паспортизации; 4 – решение вопросов сохранности доков нВ ведоственном хранении
………не относится к данному вопросу: примеры негосударственных архивов: библиотека-фонд Солженицина «Русское зарубежье»,архив центра «Мемориал», есть архив у ЛДПР, архив Московского Патриарха. (зарегистрированы организации в управлении юстиуии и гос реестре юридических лиц) сейчас 40 федеральных партий, а не 61.
|
