Взаимоотношения органов управления архивным делом и госархивов с архивами организаций

Ведомственный архив – это, как правило, структурное подразделение организации (любой, независимо от масштабов деятельности и форм собственности), осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование арх доков.

История: первые вед.арх появились во время существования приказов

Потом коллегии Петра – в них путаница с документами.- потом министерства… например, ведомственный архив – МАМЮ

Декрет 18 года покончил с ведомственным хранением!???????

Создалась система ведомственных архивов:1 – низовой уровень – архивы организаций; 2 – объединенные ведомственные архивы (от нескольких организаций) ведомственные, межотраслевые); 3 – центральнве архивы министерств.

Их функции: передача документов в госархивы, - обеспечение сохранности, - ЭЦД, - учет, - НСА, - использование, - организуют делопроизводство!!!!!!

В нач 90-ых система претерпела изменения: снач исчезли межведомственные объединения, потом исчезли многие центральные вед архивы.

К концу 90-ых – виды архивов:

1 - центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

2 - центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организа­ций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения; (их 11 шт, работают по правилам гос архивов!!)

3 - объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по про­филю деятельности;

4 - архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

Основные ведомственные архивы и фонды: (начало в советский период – т.к. не пускали ГАУ во многие архивы по причине секретности) в положении 1980г их 11, в положении об АФ РФ перечислены министерства, которые не входили в росархив и заключали с ним соглашения!

1 – 1991г. – архив президента (раньше – кремлевский архив) – 90 000 ед хр – доступ только Радзинскому…

2,3 – 2 архива МИД – Архив внешней политики РФ (с 1020г, 1 300 000) и Архив внешней политики Российской Империи (1946г, доки с 1720 – по 1917гг, 550 000 док = почти исторический,открытый и хорошо оснащенный)

4– центрархив мин. бороны - с 1920 за период с 1946 – 1982гг – 18 000 000!!! сам крупный! Откр.

5 – центральный военно-морской архив мин обороны с 1938 г – 2 000 000

6 – центр архив ФСБ с 1954, более 200 000, закрыт,

7 – архив службы внешней разведки (бывший 1 отдела охранки) 350 000 документов за 1920-90 гг, закрыт

8 – архив загсов с 1917г, доки с 18 века

9 – архив мин атоми

10, 11 – архивы МВД – центр архив МВД (дела милиции), и центр архив внутренних войск МВД(дела политические)

 

отраслевые ведомственные архивы: Российский геологический фонд, Госфильмфонд, Гостелерадиофонд, Российская книжная палата и т.д.

 

(в Екатеринбурге – 2000 предприятий – только 60 – источники; в Перми – 800 и 98)

123тыс и-ков комплектования -- -это 6% всех организаций

в ведомственных архивах только дел по личному составу – 115 млн!!!!!

сейчас всего на постоянном хранении – 214 млн дел!

 

В «основах» – статья №13: «государственное попечение над негосударственными архивами»: по просьбе собственников негос архивов, отнесенных к составу АФ РФ, архивы и управления оказывают содействие в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

Собственники негос архивов, отнесенные к АФ РФ имеют право на передачу по соглашению на хранение в гос архивы, право на создание их страховых копий, реставрацию и использование.

 

Положение о ФАС 1998:

Функции: - контролирует соблюдение установленного порядка передачи документов в архивы,

- осуществляет научно-методич руководство и контроль за работой ведомственных архивов, организацией документов в делопроизводстве, участвует в мероприятиях по развитию сети ведомственных архивов.

- проверяет выполнение организациями независимо от их подчиненности требований законодательства и т.д.

имеет право - получать от организаций необходимые материалы об архивах и делопроизводстве

- заслушивать представителей федеральных органов исполнительной власти и организаций.

- давать обязательные для исполнения письменные указания

(по положению о ГАУ 1980 – осуществляет организационно-методическое руководство работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве министерств, организаций. --- и теже права)

в законе 2004: связи с архивами организаций оформляются документально: отнесение к источникам комплектования, передачу на хранение и т.д.

постановление о ФАА 2004: - выполняет услуги,

- организует информационное обеспечение, в том числе, и организаций,

- оказывает методическую помощь органам субъектов.

+осуществляет контроль за компектованием + согласование списов источников комплектования +участвует в ЭЦД

= не в праве вести нормативно-правовое регулирование, функции по контролю и надзору.

Контрольные и надзорные функции переданы службе по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия, которая находится в ведении Минкультуры и масскоммуникаций – по положению 2004 – следит за соблюдение лицензионных условий,решает вопросы вывоза документов, выдает предписания о привлечении к ответственности.

В общем, порядок контроля остается неясным, и все меньше рычагов влияния и контроля за организациями…..

 

Правила работы архивов организаций 2002

распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организа­ций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к госу­дарственной собственности, на Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянноехранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации

 

По правилам работы гос архивов 2002 г. --

органы управления архивным делом субъектов РФ

1 - определяют состав документов, относящихся к Архивным фондам субъектов Российской Федерации и подлежащих хранению в архивах;

2 - утверждают: примерные перечни документов, подлежащих передаче в соответствующие архивы, изменения и дополнения к ним, описи дел, документов постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов из фондов архивов, описи дел, документов постоянного хранения, подлежащих приему в архивы, перечни копий (микрокопий) документов, подлежащих постоянному хранению на правах подлинников, листы учета и описания уникальных документов;

3 - согласовывают: описи дел по личному составу и долговременного хранения, акты о выделении к уничтожению документов из фондов соответствующих организаций, примерные номенклатуры дел и номенклатуры дел организаций — источников комплектования архивов;

4 - решают в пределах своей компетенции спорные вопросы по отбору документов на постоянное хранение;

 

В общем, архив проводит комплексные, тематические и контрольные проверки деятельности архивов организаций, участвует в разработке внутренних нормативных актов, утверждает их (если ему даны такие полномочия), конролирует совместимость учета и прогр обеспечения, оказывает практическую помощь, разрабатывает методические пособия и предложения по усовершенствованию архивного дела в организации, осуществляет отбор и передачу документов в архив.

 

Архив проводит работу с (со всеми на договорной основе) (в ГАСО – этим занимается Фельдман)

- источниками комплектования

- организациями, имеющими право депозитарного хранения документов

- с организациями (в рамках договора)

в два этапа: 1 – орг-метод работа; 2 – прием на хранение

 

1 - ОРГ-МЕТОД РАБОТА С ОРГАНИЗАЦИЯМИ:-- ИСТОЧНИКАМИ КОМПЛЕКТ.

Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой архивов (архивных служб) и организацией документов в делопроизводстве организаций — источников его комплектования по следующим направлениям:

– методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве;

– контроль за отбором документов и подготовкой к передаче на постоянное хранение, упорядочением документов по личному составу, обеспечением их сохранности;

– взаимодействие с ЭК организаций;

– ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, проведение паспортизации архивов организаций;

– повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб.

Проверка: - с 64 года возложена на гос архивы – отделы комплектования или отдельных сотрудников (каждый курирует предприятия одной отрасли) Архив проводит проверки состояния хранения документов и. организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже 1 раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива. В целях осуществления качественного анализа состояния и кон-"тррля за работой с документами архивом ведется карточка учета работы с организацией Руководители организации или структурного подразделения должны быть заранее поставлены в известность о проведении проверки.

Она начинается с посещения службы ДОУ, проверки локальных нормативных актов (например, график передачи доков в госархив) Далее осушествляется проверка правильности оформления документов, правильность формирования дел. Далее – проверяем работу по учеты (чтобы все показатели в разных доках сошлись- описи, листе заверителе, паспорте архива) и по сохранности, потом составляем справку проверки или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается суще­ствующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы. С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующего структурного подразде­ления.

 

Архив взаимодействует с ЭК источников комплектования:

– оказывает помощь в разработке положений о ЭК организаций

– согласовывает положения о ЭК, если такие полномочия предоставлены ему органом управления архивным делом;

– участвует в работе ЭК организаций

– оказывает методическую и практическую помощь в подготовке документов, подлежащих рассмотрению ЭК;

– в случае необходимости организует совместные заседания с ЦЭК (ЭК) организаций;

– заслушивает по согласованию с вышестоящим органом управления архивным делом отчеты ЭК организаций об отборе документов на постоянное хранение, проведении экспертизы ценности до-
кументов, обеспечении сохранности документов и другим вопросам.

 

Архив ведет государственный учет документов, хранящихся в архивах организаций — источников комплектования в соответствии с Регламентом государственного учета документов

– архив контролирует контролирует совместимость и преемственность учетно-справочного аппарата

– ведет учет описей дел, документов постоянного хранения,

– составляет Сведения о состоянии хранения документов в организациях

– участвует в создании описи и паспорта архива организации

Для чего организует

– рассылку в организации бланков паспортов в 2-х экземплярах;

– проведение семинаров по заполнению паспортов

– орг помощь

– анализ результатов паспортизации.

— источниках комплектования архива на 1 декабря... года (приложение № 2) и представляет их в вышестоящий орган управления архивным делом.

 

Архив организует повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб организаций:

– постоянно действующие курсы

– разовые семинары

=при архивах или органах управления архивным делом

= в организациях

-- для определенных групп работников

--индивидуально

--для всех работников

 

На каждую организацию — источник комплектования ведется наблюдательное дело. В него включаются документы, характеризующие работу архива и организацию документов в делопроизводстве (копии приказов организации по этим вопросам, положения об архиве, ЦЭК, ЭК, инструкции по делопроизводству, материалы проверок и др. документы).

 

2 - ПРИЕМ НА ХРАНЕНИЕ

Документы негосударственных организаций принимаются на хранение в архив в соответствии с условиями соглашения (договора):

– на постоянное хранение с передачей права собственности государству;

– на временное (с указанием срока), в том числе депозитарное (без указания срока) хранение с сохранением права собственности за организацией.

Передача документов в собственность государства осуществляется, как правило, безвозмездно. Временное, в том числе депозитарное хранение осуществляется архивом, как правило, за плату.

Архив может принять решение: о приеме определенных архивных документов только от части негосударственных организаций; приеме только части архивных документов от отдельных организаций. Данные особенности приема оговариваются в соглашении (договоре), и в предисловии к соответствующей описи документов.

При ликвидации организации — источника комплектования архива, не имеющей правопреемника, ее документы подлежат приему в архив. При ликвидации негосударственной организации, с которой не был заключен договор, документы принимаются в установленном порядке в архив после проведения ЭЦД.

Архив может за плату принять на временное хранение от государственной от негосударственной организации ликвидируемой без правопреемника организации, (отнесенной или не отнесенной к числу источников комплектования архива) - документы с неистекшими сроками временного хранения и выделять их к уничтожению по достижении этих сроков:

– при отказе вышестоящей взять их и

– при наличии в архиве свободных площадей

– по договору архива с собственником, по решению соответствующего органа исполнительной власти, (который реш? об оплате хранения данных документов)

 

Документы по личному составу ликвидированной организации независимо от формы собственности - поступают на хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при их отсутствии — в общий архив.

 

Машиночитаемые (электронные) документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих воспроизвести информацию.

 

Есть противоречия с законом о банкротстве, по кот для ликвидирующихся оргций лишь ВОЗМОЖНА передача документов в госархив.

 

В последние 10 лет основными направлениями работы ГАСО были: - упорядочение архивов организаций; 2 – организация документов в делопроизводстве; 3 – контрольная работа, например по паспортизации; 4 – решение вопросов сохранности доков нВ ведоственном хранении

 

………не относится к данному вопросу: примеры негосударственных архивов: библиотека-фонд Солженицина «Русское зарубежье»,архив центра «Мемориал», есть архив у ЛДПР, архив Московского Патриарха. (зарегистрированы организации в управлении юстиуии и гос реестре юридических лиц) сейчас 40 федеральных партий, а не 61.