Студопедия — Подготовка документов к передаче в ведомственный архив – завершающий этап работы с документами в делопроизводстве
Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Подготовка документов к передаче в ведомственный архив – завершающий этап работы с документами в делопроизводстве






Понятие «экспертиза ценности документов»: э то изучение документов на основе принципов и критериев, разработанных в отечественном архивоведение с целью отбора документов на гос. хранение и определение сроков их хранения.

Значение ЭЦД: позволяет обеспечить учёт и сохранность документов, работа над которыми закончена; позволяет отобрать документы на гос., ведомственное и оперативное хранение; выделить документы к уничтожению; установить или изменить сроки хранения документов.

Роль перечней в проведении экспертизы: при проведении ЭЦД используются общегосударственная нормативная база: ГСДОУ (специальный раздел), Типовая инструкция по делопроизводству, Типовая и примерная номенклатура дел и перечни – это систематизированные списки видов и категорий документов, содержащие нормативные указания о сроках хранения. Выделяют перечни с указанием срока хранения (Типовые: 1989, 2000), с постоянным сроком хранения (Типовой: 1973). Кроме этого используется нормативная база предприятий: инструкция по делопроизводству, номенклатура дел предприятия, положения о структурных подразделениях, положение об экспертной комиссии.

Организация ЭЦД: при проведении ЭЦД руководствуются принципами: историзма (оценить документ как будущий исторический источник), комплексности и объективная оценка. Критерии: происхождение документа (роль организации, её функционально-целевое назначение); содержание (значение информации, вид и разновидность документа); внешние особенности (форма фиксации и передачи информации, его физическое состояние).

Экспертные комиссии, их роль и функции: экспертная комиссия создаётся в организации для организации и проведения ЭЦД (если ЭК охватывает деятельность всей организации, то она называется ЦЭК). Является методическим совещательным органом и не включается в штатное расписание. ЭК возглавляет первый заместитель руководителя, в её состав входят представители службы ДОУ, ведомственного архива организации, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, представитель архивного органа (5-7 человек). Основные функции: организация ежегодного отбора документов на хранение, рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, актов о выделении к уничтожению, рассмотрение вопросов о приёме на ведомственное хранение документов личного происхождения, установление и изменение сроков хранения документов, участие в подготовке и рассмотрение проектов нормативных и методических пособий по вопросам организации делопроизводства, ЭЦД и отбору их на гос. хранение и др. ЭК собирается не реже 2х раз в год на заседание, которые протоколируются.

Порядок проведения экспертизы: осуществляется ежегодно работниками службы ДОУ совместно с ЭК под методическим руководством архива в конце календарного года: проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение правил оформления документов, формирование дел. Отбор документов на хранение или выделение к уничтожению производится на основании полистного просмотра дел. Изымаются дублетные материалы, проекты, черновики, документы, выполненные с нарушением ГОСТов, других сроков хранения, с пометкой ЭПК (означает, что при ЭЦД необходимо уточнять срок хранения, правильность оформления, состав дел). В результате образуются 4 группы документов с различными сроками хранения: 1.) постоянного хранения в госархивах; 2.) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10); 3.) временного хранения (до 10); 4.) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Оформление результатов экспертизы: На дела, выделенные к уничтожению составляются акт, который условно можно разделить на 3 части: 1) наименование организации; вид документа; дата; №; гриф утверждения; заголовок (о выделении документов с истекшим сроком хранения); состав комиссии; приказ, на основании которого образована; его дату и №; нормативный документ, которым она пользовалась при его составлении. 2) описательные статьи – таблица из пяти граф (№ дела; заголовки дел; крайние даты дел; количество дел; срок хранения и № статьи по перечню). 3) заключительная часть – цифрами и прописью указывается общее количество дел, включённых в акт, подписи председателей и членов комиссии; гриф согласования протоколом заседания ЭПК; отметка о способе уничтожении документов.

Остальные дела подлежат оформлению. Производится в структурных подразделениях, где формировалось дело, лицами, ответственными за делопроизводство.

Полное и частичное оформление дел: В зависимости от срока хранения дела, передаваемые в архив, подлежат полной (дела сроком свыше 10 лет), либо частичной (до 10 лет) обработке. Полное оформление: подшивка и переплёт дела, нумерация листов, составление листа-заверителя и при необходимости внутренней описи, внесение уточнений и дополнений в реквизиты обложки дела. Частичное: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

Виды работ по подготовке дел к передаче в архив организации: документы подшиваются на 4 прокола в папку из плотного картона. В конец дела помещается чистый бланк для оформления заверительной надписи (В деле прошито и пронумеровано…указывается особенность нумерации+подпись составителя с указанием должности и даты составления); в начале дела – бланк внутренней описи (помещается в начале дела: порядковый № дела; его регистрационный номер; содержание/заголовок; дата документа; количество листов). Удаляются металлические скрепления. Проводится нумерация листов: все листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, включая фотографии, чертежи, конверты. Номер ставится в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором. Исправляется зачёркиванием, если пропущены листы, то используются литерные номера.

Оформление обложки дела: на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется обложка: наименование вышестоящей организации; собственно организации; структурного подразделения; индекс дела по номенклатуре дел; заголовок дела; крайние даты; количество листов; срок хранения; архивный шифр (Ф., Оп., Д.).

Порядок передачи дел в архив организации: в архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описи и в соответствии с составленным архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утверждённым руководителем организации. Вместе с делами передаются РКК. Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Зав. Архива расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приёма и количество принятых дел. Один экземпляр описи возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

 

 







Дата добавления: 2015-04-19; просмотров: 838. Нарушение авторских прав; Мы поможем в написании вашей работы!



Расчетные и графические задания Равновесный объем - это объем, определяемый равенством спроса и предложения...

Кардиналистский и ординалистский подходы Кардиналистский (количественный подход) к анализу полезности основан на представлении о возможности измерения различных благ в условных единицах полезности...

Обзор компонентов Multisim Компоненты – это основа любой схемы, это все элементы, из которых она состоит. Multisim оперирует с двумя категориями...

Композиция из абстрактных геометрических фигур Данная композиция состоит из линий, штриховки, абстрактных геометрических форм...

Механизм действия гормонов а) Цитозольный механизм действия гормонов. По цитозольному механизму действуют гормоны 1 группы...

Алгоритм выполнения манипуляции Приемы наружного акушерского исследования. Приемы Леопольда – Левицкого. Цель...

ИГРЫ НА ТАКТИЛЬНОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ Методические рекомендации по проведению игр на тактильное взаимодействие...

ОЧАГОВЫЕ ТЕНИ В ЛЕГКОМ Очаговыми легочными инфильтратами проявляют себя различные по этиологии заболевания, в основе которых лежит бронхо-нодулярный процесс, который при рентгенологическом исследовании дает очагового характера тень, размерами не более 1 см в диаметре...

Примеры решения типовых задач. Пример 1.Степень диссоциации уксусной кислоты в 0,1 М растворе равна 1,32∙10-2   Пример 1.Степень диссоциации уксусной кислоты в 0,1 М растворе равна 1,32∙10-2. Найдите константу диссоциации кислоты и значение рК. Решение. Подставим данные задачи в уравнение закона разбавления К = a2См/(1 –a) =...

Экспертная оценка как метод психологического исследования Экспертная оценка – диагностический метод измерения, с помощью которого качественные особенности психических явлений получают свое числовое выражение в форме количественных оценок...

Studopedia.info - Студопедия - 2014-2024 год . (0.008 сек.) русская версия | украинская версия