График отпусков

Оформление отпусков осуществляется по графику отпусков - Унифицированная форма Т-7.

Данный документ является обязательным локальным актом, так как его оформление регламентировано ст. 123 ТК РФ. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

Каждый работник должен написать заявление об отпуске, в противном случае возникнет множество проблем в течение года с предоставлением отпусков.

График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков. С графиком отпусков должны быть ознакомлены все работники под роспись. Это можно сделать, например, в графе "Примечание" или же на отдельном листке, который будет являться неотъемлемой частью графика отпусков. А до начала отпуска работники должны предупреждаться о предстоящем отпуске не позднее двух недель (ст. 123 ТК РФ). Таким предупреждением может быть приказ о предоставлении отпуска. Правильно оформленный и подписанный график отпусков желательно вывешивать в обозреваемом месте, например на доске объявлений.

Составленный проект графика отпусков (до утверждения он остается проектом) визируется руководителем кадровой службы и руководителями структурных подразделений. Далее он передается в выборный профсоюзный орган данной организации. Его мнение учитывается при подготовке окончательного варианта. Документом, подтверждающим получение мнения, будет выписка из протокола заседания профсоюзного органа данной организации.

Трудовым кодексом РФ в Унифицированной форме N Т-7 предусмотрен учет мнения профсоюзного органа. Исключать реквизиты из унифицированных форм не допускается.

В утвержденном руководителем организации графике отпусков ознакомливаются работники, а его копии или же выписки направляются в структурные подразделения организации. Сводный график отпусков должен быть в бухгалтерии и отделе кадров.

Внесение изменений в график отпусков допустимо при соглашении сторон. Согласно ч. 2 ст. 3 123 ТК РФ график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника. Отступить от установленного времени использования отпуска можно только по договоренности сторон и при соответствующем отражении изменения в графике отпусков. Поскольку основания внесения изменений в график отпусков требуют подробного рассмотрения, этому вопросу будет посвящена отдельная статья. Отражения переноса отпусков в текущем календарном году в форме N Т-7 используются графы 7-9; если перенос отпуска или его части осуществляется в соответствии с частью третьей статьи 124 (когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации) и частью второй статьи 125 Трудового кодекса РФ (отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год), то используется графа 10 «Примечание».