Оформление поощрений работников и наложения дисциплин.взысканий

Приступая к работе, сотрудники по-разному проявляют себя в организации. Во многом это зависит от целей, которые преследует работник. Для одних это может быть заведомо временная работа и он продолжает искать что-либо для него более интересное, другие дорабатывают свой стаж и не проявляют большого интереса к успехам организации в целом. Для третьих это начало их карьеры, и они надеются на повышение квалификации и продвижение по службе. Поэтому и работают сотрудники с разной степенью старания и результаты их работы могут поощряться или, наоборот, на них накладываются различные меры взысканий. Все эти моменты: поощрения и взыскания обязательно неоднократно документируются.

Добросовестная работа, особенно работа с инициативой, приносящая прибыль, как правило, поощряется. Кроме того, принято поощрениями отмечать многолетнюю работу сотрудника в организации или юбилейные даты.

Поощрение – признание работодателем заслуг работника, дань уважения ему за добросовестную работу. Оформление поощрения является функцией кадровой службы. Работа облегчается если есть локальный нормативный акт, подробно регламентирующий вопросы поощрения. Если нет, то базовым документом используются Правила внутреннего трудового распорядка. Поощрение оформляется приказом по унифицированной форме № Т-11, а группы работников – Т-11а.

Поощрения документируются в соответствии с требованиями УСОРД или УСПУД. В приказе необходимо указать мотив поощрения. (ст. 191 ТК РФ - добросовестное исполнение работником трудовых обязанностей ). Но не рекомендуется ограничиваться только этой формулировкой. Лучше точно указать за какие именно достижения поощряется («за образцовое выполнение тр. обязанностей», за повышение производительности труда» и т.д.). Вид поощрения указывается в соответствии со ст. 191 ТК РФ, которая предусматривает следующие формы и виды поощрения:

1. Моральные: объявление благодарности, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии;

2. Материальные: выдача премии, награждение ценным подарком.

Коллективным договором, Правилами внутреннего тр. распорядка могут вводиться дополнительные виды поощрения (занесение на Доску почета, награждение дипломами, присвоение почетных званий и т.д.)

Иные виды поощрений также могут предусматриваться уставами и положениями о дисциплине. Может быть применено два вида поощрения (одновременно) объявление благодарности и выдача премии → в приказе указываются два вида.

Для того, чтобы каждый раз не выяснять, кто и какой документ должен представить в кадровую службу, в Правилах ВТР, ином локальном нормативном акте следует описать предварительный этап поощрения (кто составляет представление на поощрение, в какие сроки после его получения кадровая служба готовит приказ и т.д.).

Поощрениям за труд посвящена статья 191 ТК РФ, в котором называются основные формы поощрения: объявление благодарности, награждение именным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию «лучшего по профессии» и наиболее часто встречаемая форма поощрения – выдача премий.

В настоящее время ни действующее трудовое законодательство, централизованно изданные нормативные акты не регламентируют положения о премировании работников в организации.

Но для регулирования порядка премирования организация должна утвердить Положение о премировании работников.

Премирование, осуществляемое в рамках действующей в организации системы оплаты труда, предполагает регулярную (ежемесячную) или периодическую (ежеквартальную) выплату премии определенному кругу лиц на основании заранее установленных конкретных показателей и условий премирования.

В положении о премировании должны быть предусмотрены:

- показатели премирования;

- круг премируемых лиц;

- конкретные условия премирования;

- размеры, шкала и сроки премирования;

- источник премирования.

Показатели премирования могут быть разными, но они должны быть конкретными и определенными. Прежде всего они должны соответствовать задачам производства на конкретном предприятии, в данном подразделении. Такими показателями могут быть: повышение производительности труда и увеличение выпуска продукции, выполнение графика сдачи изделий на склад и т.д.

Размер премии, выплачиваемой конкретному работнику, определяется по результатам его деятельности.

Все формы поощрений объявляются приказом руководителя организации.

Приказ оформляется по унифицированной форме № Т-11/№ Т-11а.

Если поощрение не предполагает денежного вознаграждения, из текста приказа по форме № Т-11 исключается раздел «в сумме…».

Приказ визируется в следующей последовательности: отдел кадров, руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находится работник, бухгалтерия, заместитель руководителя организации, курирующий работу данного структурного подразделения.

Приказ подписывает руководитель организации. Работник знакомится с приказом, ставя свою роспись на первом экземпляре приказа.

Основанием для составления таких приказов служит докладная записка/представление руководителя структурного подразделения, в котором работает поощряемый работник.

Работник, ведущий кадровое делопроизводство, знакомит с представлением начальника отдела кадров, бухгалтерию, заместителя руководителя организации, курирующего работу данного структурного подразделения, получает их визы и передает представление руководителю организации. Руководитель подписывает резолюцию и возвращает обратно в отдел кадров, где на основании представления готовится приказ о поощрении.

На основании приказа работник кадровой службы вносит соответствующие записи в Л/К работника – форма № Т-2 (№ Т-2ГС) и в трудовую книжку. В разделе Л/К «Поощрения и награды» необходимо указать вид поощрения.

В соответствии с правилами о порядке ведения трудовых книжек, в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях государственными наградами, почетными грамотами, нагрудными знаками и значками, дипломами о присвоении званий и т.д. Запись о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносится. Запись в трудовую книжку о награждениях и поощрениях вносится не позднее недельного срока после издания приказа.

В соответствии со ст. 192 ТК РФ «За совершение дисциплинарного проступка, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право применить дисциплинарные взыскания». В статье перечислены и формы дисциплинарного взыскания: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям. Здесь же сказано «ФЗ, уставами и положениями о дисциплине для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания». Например, ФЗ от 27.07.2004 № 79-ФЗ ст. 57 устанавливает такую форму дисциплинарного взыскания для государственных служащих, как «Предупреждение о неполном должностном соответствии».

Схема издания приказа: Решение о поощрении, в конечном счете, принимает руководитель организации или иное, уполномоченное им лицо → предложение о поощрении из кадровой службы направляется в дирекцию, для проставления резолюции (на представлении). Обычно до резолюции представление визируется руководителем кадровой службы, а если материальное поощрение, то и гл. бухгалтером.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ ПООЩРЕНИЯ:

1. СОСТАВЛЕНИЕ руководителем структурного подразделения ПРЕДСТАВЛЕНИЯ о поощрении с указанием вида поощрения в соответствии с Правилами ВТР,

2. Согласование (ВИЗИРОВАНИЕ) представления профсоюзным органом, гл. бухгалтером, руководителем кадровой службы и зам. первого руководителя (согласование обоснование и вида поощрения);

3. ПЕРЕДАЧА представления или выписки из протокола заседания профсоюзного органа первому руководителю для принятия решения;

4. При положительном решении – ПЕРЕДАЧА представления с резолюцией в кадровую службу для составления и оформления приказа;

5. Составление сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной формы ПРИКАЗА → распечатка бум. экземпляра; при необходимости согласование черновика приказа с руководством организации.

6. Визирование приказа, ПОДПИСАНИЕ приказа руководителем, ОЗНАКОМЛЕНИЕ работника с приказом, выдача по его просьбе заверенной копии приказа;

7. Внесение записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;

8. Внесение записи в учетные формы: личную карточку (Т-2/Т-2ГС), перестановка учетных карточек в картотеке

9. Внесение записи в трудовую книжку

10. Торжественное объявление приказа о поощрении; вручение ему премии; ценного подарка; помещение копии приказа на доску приказов организации.

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ (или докладная записка) имеет в содержательной части: ФИО; год рождения; образование; должность; структурное подразделение; стаж работы в организации; оценка производственной деятельности; мотив поощрения; основание; вид поощрения. Представления составляются на группу работников, может составляться по инициативе руководства или профсоюзного органа. Составляется и подписывается руководителем структурного подразделения.