Документирование предоставления отпусков работникам

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохра­нением места работы (должности) и среднего заработка (статья 114 Трудового кодекса РФ). В данной статье конкретизируется один из основных принципов ре­гулирования трудовых отношений, закрепленных в статье 24

На время отпуска за работниками сохраняется место работы (должность) и средний заработок. В соответствии с частью 6 статьи 81 ТК РФ увольнение работника во время пребывания его в отпуске по инициативе работодателя не допускается (кроме случаев ликвидации организации). Однако сам работник вправе во время отпуска подать заявление об увольнении по собствен­ному желанию.

Виды отпусков:

1. Очередной ежегодный отпуск

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляет­ся работникам продолжительностью 28 календарных дней; отпуск более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответ­ствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами (ст.115 ТК РФ).

1. Дополнительный отпуск

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предо­ставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайне­го Севера и приравненных к ним местностях, а также в дру­гих случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и ины­ми федеральными законами (ст.116 ТК РФ).

В настоящее время дополнительные ежегодные отпуска предо­ставляются работникам:

- занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст.117 ТК РФ);

- имеющим особый характер работы (ст.118 ТК РФ);

- с ненормированным рабочим днем (ст.119 ТК РФ);

- работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;

- в других случаях, предусмотренных действующим законода­тельством.

1. Учебный отпуск

Весь комплекс гарантий и компенсаций работникам, совмещающим работу с обучением, выражается в предоставлении им большего свободного от работы времени для успешной учебы и повышения квалификации. Они установлены главой 26 (ст. 173-177) Трудового кодекса РФ, а также Федеральным законом "О высшем и послевузовском профессиональном образовании" от 22 августа 1996 г. Такие гарантии и компенсации являются специальными, относятся к институтам рабочего времени и времени отдыха и отражают дополнительные гарантии права на отдых для этой категории работников.

Работник может обучаться:

- в высшем учебном заведении (институте, академии, университете);

- в учебном заведении среднего профессионального образования (колледже, техникуме);

- в учебном заведении начального профессионального образования;

- в вечернем (сменном) общеобразовательном учреждении.

В соответствии со статьей 177 ТК РФ гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением, предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые.

Обучающимся работникам в соответствующих случаях предоставляются:

- дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка;

- отпуск без сохранения заработной платы.

Дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка предоставляется ТК РФ:

- при обучении в высшем учебном заведении на заочном или вечернем отделении;

- при обучении в учебном заведении среднего профессионального образования на заочном или вечернем отделении;

- при обучении в учебном заведении начального профессионального образования;

- при обучении в вечернем (сменном) общеобразовательном учреждении.

Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется (ст. 173-176 ТК РФ):

- при поступлении в высшее учебное заведение;

- при обучении в высшем учебном заведении на дневном отделении;

- при поступлении в учебное заведение среднего профессионального образования работникам, допущенным к вступительным экзаменам;

- при обучении в учебном заведении среднего профессионального образования на дневном отделении.

1. Отпуск по беременности и родам

Женщинам, ожидающим ребенка, по их письменному заявлению и в соответствии с медицинским заключением, выданным женской консультацией или другим медицинским учреждением, предоставляется отпуск по беременности и родам с выплатой пособия по государственному социальному страхованию в установленном законом размере (ст. 255 ТК РФ).

Отпуск по беременности и родам исчисляется суммарно и предоставляется женщине полностью независимо от числа дней, фактически использованных ею до родов.

1. Отпуск по уходу за ребенком

По заявлению женщины ей предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет. Такое положение установлено статьей 256 Трудового кодекса РФ. Отпуск предоставляется с того дня, который следует за днем окончания отпуска по беременности и родам.

Отпуск по уходу за ребенком может быть использован полностью или частично не только матерью, но и тем родственником, который ухаживает за этим ребенком (отцом, бабушкой, дедушкой, другим родственником). Если же ребенок находится под опекой, то отпуск предоставляется его опекуну.

Отпуск предоставляется администрацией предприятия на основании заявления на имя руководителя. К заявлению необходимо приложить копию свидетельства о рождении ребенка.

Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 является частично оплачиваемым. В период этого отпуска выплачивается пособие по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет. Остальная часть отпуска (от 1,5 до 3 лет) не оплачивается.

Отпуск по уходу за ребенком засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж, а также в стаж работы по специальности (за исключением случаев назначения пенсии на льготных условиях) (ст. 256 Трудового кодекса РФ).

1. Отпуск без сохранения заработной платы

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной пла­ты, продолжительность которого определяется по соглаше­нию между работником и работодателем (ст.128 ТК РФ).

Отпуска без сохранения заработной платы подразделяют на две группы:

1) те, которые даются по усмотрению работодателя (т. е. работодатель вправе отказать в предоставлении отпуска);

2) те, которые работодатель обязан предоставить по заявлению работника.

К первой группе относятся отпуска, предоставляемые по семей­ным и иным уважительным причинам.

Ко второй - отпуска, предусмотренные частью 2 статьи 128 ТК РФ для отдельных категорий работников. Этот перечень не является исчерпывающим, так как работодатель обязан пре­доставлять отпуска без сохранения заработной платы и в других случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными закона­ми или коллективным договором.

Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется ра­ботнику по его письменному заявлению, на котором должна быть проставлена резолюция руководителя организации. В резолюции отражается принятое руководителем решение: отказ в предоставлении отпуска при отсутствии у работника уважительной причины (если работник не имеет права на до­полнительный отпуск без сохранения заработной платы); согласие на предоставление отпуска.

При достижении соглашения о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы на основании резолюции ру­ководителя издается приказ по унифицированной форме №Т-6, где заполняется раздел «Б». После регистра­ции приказ доводится до работника под расписку.

Период нахождения работника в отпуске без сохранения зара­ботной платы отмечается в табеле учета рабочего времени (фор­ма №Т-13) буквенным кодом «ДО», если отпуск предоставлен по разрешению работодателя, и кодом «03», если отпуск без со­хранения заработной платы предусмотрен законодательством. Сведения о предоставленном отпуске без со­хранения заработной платы вносятся в личную карточку работ­ника (форма №Т-2, раздел VIII).

1. Разделение отпуска на части

По соглашению между работником и работодателем еже­годный оплачиваемый отпуск может быть разделен на час­ти. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст.125 ТК РФ).

Отзыв работника из отпуска допускается только с его со­гласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или при­соединена к отпуску за следующий рабочий год. Не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до во­семнадцати лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Отзыв из отпуска допускается только с согласия работника. Даже при объективной необходимости присутствия отдельных работников на работе, следует учитывать требования части 3 статьи 125 ТК РФ, согласно которой не допускается отзыв из от­пуска: работников в возрасте до 18 лет; беременных женщин; ра­ботников, занятых на работах с вредными и (или) опасными ус­ловиями труда.

Неиспользованная в связи с отзывом часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время: либо в течение текущего рабочего года; либо в следующем рабо­чем году (присоединена к отпуску за следующий рабочий год).

Отзывая работника из отпуска, работодателю следует решить вопрос с выплаченными отпускными. Чтобы не лишать работни­ка права на получение отпускных в соответствующих размерах при наступлении у него права на неиспользованную часть отпус­ка, бухгалтерия оплачивает труд отозванного работника с учетом суммы, начисленной за неиспользованную часть отпуска.

Приказ об отзыве работника из отпуска должен содержать при­чину (основание) отзыва, а также распоряжение: об отзыве ра­ботника; о предоставлении неиспользованной части отпуска в согласованное с работником время; о внесении соответствую­щих изменений в график отпусков и документы по учету отпус­ков; о перерасчете заработной платы в связи с отзывом.

Ознаком­ление работника с приказом необходимо, несмотря на наличие его письменного согласия с отзывом из отпуска.