Организационно-технические мероприятия по подготовке совещаний

При подготовке небольшого оперативного совещания, которое обы­чно проводится в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, секретарь оповещает о нем участников, осуществляет контроль за их своевременной явкой, выясняет и докладывает руководителю о при­чинах отсутствия приглашенных сотрудников, а также вызывает в случае необходимости работников на совещание по требованию руководите­ля. Во время совещания секретарь принимает все телефонные вызо­вы и посетителей. Важно создать обстановку нормального хода сове­щания, не допуская его срывов.

Подготовка к плановому совещанию требует выполнения определен­ного объема работы и ряд последовательных действий секретаря. Секретарь согласовывает с руководителем ряд основных моментов: время и место проведения совещания — лучше назначать со­вещание на начало или конец рабочего дня, чтобы не нарушать ритм работы, не разбивать рабочий день; регламент; тип совещания; тему совещания; повестку дня с указанием причин и целей совещания; список участников; следует уточнить, будут ли приглашенные.

Чаще всего справочные материалы готовит секретарь, однако в неко­торых случаях может назначаться ответственный за их подготовку из числа сотрудников организации.

При проведении больших, ответственных мероприятий определяют: ответственного за регистрацию участников совещания; ответственного за организацию угощения. Обычно на совещаниях принято выставлять только минеральную воду, если планируется достаточно длительное по времени заседание (например, собрание акционеров), то во время перерывов может быть организован легкий завтрак, кофе, чай или небольшой фуршет. В этом случае мо­жет быть назначен ответственный, либо, как это чаще всего бывает, секретарь сам решает все связанные с этим вопросы.

Секретарь оповещает участников совещания о совещании – при необходимости осуществляет составление и рассылку приглашений.

Если в протоколе предыдущего совещания зафиксировано, что кто-то из сотрудников должен выступить с сообщением или докладом на следующем совещании, секретарь может проконтролировать степень готовности к выступлению.

Важное место в подготовке совещания занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых докумен­тов. Именно для принятия решений и утверждения итоговых докумен­тов собирается совещание. Наличие проектов позволяет глубже вник­нуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Секретарь обязан востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос, и организовать их оформление.

Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 ч и размножены, а затем разосланы за 24 ч до совещания.

Готовя совещание, следует выяснить финансовые затраты,необходи­мые для его проведения: аренда помещения и демонстрационных средств, приобретение канцелярских принадлежностей, цветов, воды.

Секретарь обеспечивает также техническую сторону проведения сове­щания: помещение должно быть приведено в соответствующее состо­яние в плане чистоты и порядка. Количество посадочных мест долж­но соответствовать количеству участников. Обязательно должно быть предусмотрено достаточное количество запасных мест: для маленького совещания — два-три стула, для больших совещаний — не менее 15 — 20 мест. Каждый участник совещания должен быть обеспечен пись­менными принадлежностями. На столе должны находиться чистые стаканы в достаточном количестве и минеральная вода. Если возни­кает необходимость в упорядочении рассадки участников, секретарь готовит таблички с указанием должности, фамилии, имени и отчества. Важно помнить, что совещания могут стенографироваться или запи­сываться на специальные устройства. В этих случаях надо подготовить рабочее место для стенографистки или ведущего протокол, проверить исправность звукозаписывающей аппаратуры.

В обязанности секретаря входит также проведение организационных мероприятий — заказ гостини­цы, транспорта, организация кофе-паузы, организация культур­но-массовых мероприятий, приобретение канцелярских принадлежностей, цветов;

Если произошли какие-либо изменения, секретарь обязан в сжатые сроки внести дополнения в повестку дня и своевременно предоставить участникам совещания исправленный вариант.

Оформление доклада руководителя,подготовка иллюстративных ма­териалов для его выступления — обязанность секретаря, но секретарь должен помнить, что без контрольного чтения он не имеет права опуб­ликовать документ.

Четкой организации работы способствует составление списка по оп­ределенной форме, в котором заранее можно предусмотреть все све­дения, необходимые впоследствии для контроля за ходом подготов­ки и проведения совещания, такие как фамилия, имя и отчество участ­ника совещания, какую организацию он представляет, его должность,согласие принять участие в работе совещания, предполагает ли он выступать (тема выступления), нуждается ли в гостинице, билетах на обратный путь, отметке о прибытии на совещание.

Секретарь должен быть готов к выполнению оперативных поручений руководителя в ходе совещания: пригласить в срочном порядке на совещание кого-то из сотрудников, ксерокопировать документ, пере­дать срочное распоряжение руководителя.

За час до начала совещания секретарь готовит для председателя папку с материалами совещания, чистую бумагу, ручки, простые и цвет­ные (красные) карандаши, фломастеры, скрепки, линейки, минеральную воду, стаканы и т. п. Во время торжественных собраний на столе предсе­дателя устанавливают цветы.

Регистрацию участников начинают, как правило, за 30 минут и закан­чивают за 5 минут до начала заседания. Необходимо предусмотреть, что­бы в гардеробе и в вестибюле висели объявления с указанием места про­ведения совещания и регистрации участников.

Вывод

Четкое планирование и тщательное выполнение организационно-технических мероприятий не только способствует успешному проведению совещания, но и позволяет экономить моральные затраты сотрудников и материальные средства организации.