Виды документов и особенности их составления
За несколько дней до совещания подготавливается повестка дня, которая, как правило, формируется в последовательности рассмотрения вопросов от наиболее важных вопросов к менее значимым. На основе повестки дня в зависимости от значимости совещания может быть составлена программа. Далее, формируется список участников и выступающих докладчиков, способствующий более четкой организации совещания. Такой документ незаменим, если на совещании присутствуют сотрудники организаций из других регионов или стран. Для участников из других организаций оставляется текст приглашения. - название организации; - вид совещания, его тему и перечень обсуждаемых вопросов; - время, дату и место проведения совещания; - инициалы и фамилию приглашаемого; - просьбу подтвердить готовность участия в совещании. Подписывает приглашение руководитель. В тексте приглашения нужно обозначить продолжительность совещания или приложить программу совещания. Секретарь составляет список рассылки приглашений, в котором отмечает ответы на них, вносит необходимые уточнения и изменения. Рассылка приглашений может быть осуществлена самыми разными способами: письмом, курьером, факсом, телефонограммой, электронной почтой и т. д. На этапе согласования списка докладчиков и тематики их выступлений в соответствии с полученными от них тезисами осуществляется корректировка программы и "утверждение руководителем регламента совещания. За 3—4 дня до начала совещания секретарь печатает доклад или тезисы доклада руководителя. Успех совещания во многом определяется качеством доклада. Секретарь может привлекаться не только к оформлению, но и к его составлению. Важное место в подготовке совещания занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия решений и утверждения итоговых документов собирается совещание. Наличие проектов позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Секретарь обязан востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос, и организовать их оформление. Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 ч и размножены, а затем разосланы за 24 ч до совещания. Секретарь может проводить регистрацию участников. Форма журнала регистрации может быть следующей: п\п, должность, организация, телефон. Коллегиальная деятельность (совещания, собрания трудового коллектива, заседания акционеров, кредиторов, совета директоров, работа комиссий) сопровождается составлением итоговых документов, как правило, протоколов. В этом документе фиксируются ход обсуждения вопросов и принятое решение. В зависимости от вида заседания, его статуса и других факторов выбираются следующие формы протокола: - полный протокол (фиксирует как обсуждавшиеся вопросы и принятые решения, так и выступления участников, прозвучавшие на совещании, вопросы, реплики, замечания и т.п.); - краткий протокол (фиксирует обсуждавшиеся вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения); - стенографический протокол (составляется на основе стенографического отчета о заседании и дословно передает процесс обсуждения всех вопросов и принятия решений). На оформление протокола совещания отводят обычно 2—3 дня. Секретарь печатает протокол и передает его председателю. При оформлении протокола необходимо обращать внимание на такие аспекты, как указание присутствующих и приглашенных, наличие кворума. Кворум - число участников собрания, достаточное для признания его правомочности. Формирование протоколов собраний в деле чаще всего проводится по датам их проведения в обратной хронологической последовательности, т. е. протокол последнего собрания подшивается сверху. После проведения совещания секретарь оформляет решения. Вывод Таким образом, перечисленные документы способствуют четкой организации совещания и планомерному контролю решений, принятых на совещании.
|
