Обязанности секретаря в организации работы с конфиденциальной информацией

Инструкция по работе с конфиденциальными документами обязываетсекретаря, получившего доступ к документам с грифом "Конфиденциально":

- не разглашать их информацию;

- не публиковать их полностью или частично;

- не ссылаться на них;

- не комментировать их содержание;

- не давать информацию о факте их существования или отсутствия.

Кроме того, для обеспечения безопасности конфиденциальной информации и документов секретарь-референт обязан:

- знакомить сотрудников только с теми конфиденциальными до­кументами, к которым они получили письменное разрешение для исполнения своих служебных обязанностей;

- требовать предъявления от сотрудника всех числящихся за ним документов и материалов для их учета, проверки наличия и комплектности;

- принимать от сотрудника по окончании исполнения докумен­та или завершении работы над ним, а также по окончании ра­бочего дня, уходе в отпуск, командировании;

- работать с конфиденциальными документами разрешается на рабочем месте только при наличии условий, которые исключат возможность утраты документа или хищения информации;

- регистрировать все конфиденциальные документы, как получаемые и отправляемые, так и внутренние, в том числе документы на машинных носителях. Регистрация осуществляется в регистрационно-контрольных формах, установленных в организации. В них вносятся дополнительные рек­визиты: гриф конфиденциальности к документу, количество размно­женных экземпляров, расписка исполнителя в получении и возврате документа, уничтожение черновиков и дополнительных экземпляров;

- отвеча­ет за соблюдение конфиденциальности при размножении конфиденциальных документов.
Секретарю не разрешается:

- хранить конфиденциальные материалы на рабочем столе, в ящиках и шкафах, для этого не приспособленных. При выходе из помещения следует убрать в сейф все документы, заблоки­ровать компьютер и запереть входную дверь, если в помеще­нии не остались другие сотрудники;

- работать с компьютерами других сотрудников, знакомиться с документами, делами и базами данных без письменного разре­шения руководителя;

- переписывать сведения из документов в личные записи, вно­сить их в справочные и личные массивы ПК;

- выносить из здания любые служебные документы без письмен­ного разрешения руководителя;

- хранить и формировать в одно дело документы закрытого и об­щего делопроизводства;

-хранить на рабочем месте копии конфиденциальных докумен­тов.

Рабочее место следует разместить таким образом, чтобы исклю­чить возможность обозрения лежащих на столе документов и монитора компьютера посторонними лицами. На рабочем столе должны находиться только те документы, с которыми сотруд­ник работает в данный момент, все остальные документы дол­жны находиться в запертом сейфе.

Вывод

Секретарь как должностное лицо обязан не только сохранять конфиденциальность информации, но и предпринимать всевозможные меры для обеспечения сохранности конфиденциальных документов.