Требования к организации и оборудованию рабочего места секретаря

Рабочее место секретаря должно располагаться рядом с кабинетом директора так, чтобы можно было легко и свободно входить в кабинет по вызову, и в то же время так, чтобы обеспечивался хороший обзор всех входящих.

В приемной должны находиться только те предметы, которые непосредственно необходимы секретарю и другим работникам.

Мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем.

В размещении рабочего места следует учитывать нормативную площадь на одного работающего (не менее 4 кв. м) и правильную освещенность (естественный свет должен падать слева или спереди).

Форма и габариты мебели должны обеспечивать удобное положение корпуса работника при выполнении трудовых операций, создавать хорошее зрительное восприятие и свободное положение.

Оргтехнику, средства механизации труда, канцелярские принадлежности, вспомогательную и справочную литературу, картотеки и другие средства и предметы труда необходимо размещать так, чтобы их можно было легко брать, читать, пользоваться, а те из них, с которыми секретарь работает постоянно, всегда должны находиться под руками и на удобном уровне.

Оптимальная рабочая зона определяется следующим образом: нужно сесть за письменный стол и протянуть руки в стороны, каждой рукой описать перед собой полукруг — так получается зона досягаемости в положении сидя. Не следует забывать и о том, что значительную часть рабочего времени секретарь работает сидя, что утомляет, а значит, необходимо обеспечить возможность удобно вытянуть ноги, свободно встать, изменить позу.

На столе секретаря должны быть только предметы, необходимые для оперативной работы. Текущие документы, с которыми секретарь работает в течение дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам. Одно из главных правил – на столе секретаря находятся только поступающие документы и требующиеся по работе, все остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или в шкаф. Кроме того, на столе должна быть настольная лампа, календарь-ежедневник, настольный органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записи.

Все, что постоянно требуется во время работы, должно размещаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять не вставая. Каждый предмет должен лежать на постоянном, раз установленном месте. Располагать все надо компактно, систематизировав по видам работы. Так, блокнот для записи и ручка лежат рядом с телефонным аппаратом. Дела и папки, хранящиеся как в столе, так и в шкафах, на полках, должны иметь яркую маркировку различной расцветки, с кодовыми отметками, номерами дел по номенклатуре, что поможет быстро найти нужный документ или дело.

Отдельно, лучше в столе под рукой секретарь должен иметь справочники типа: справочник по городу; телефонный справочник типа “Желтые страницы” с адресами и телефонами учреждений и организаций; справочник внутренних телефонов с фамилиями, именами и отчествами сотрудников; словари.

На рабочем столе в ящиках стола, в шкафах, сейфах и т. д должен быть идеальный порядок.

Создать и поддерживать на рабочем месте секретаря помогают набор настольный, в комплект которого входят календарь-органайзер, ручки, маркеры, карандаши, скотч, бумага для записей, скрепки, наклейки и т.п.; лотки для сортировки бумаг (из 4-6 секций; вертикальная подставка для журналов, папок, книг; визитница (на 96,160 визиток); подставка-пюпитр для размещения печатаемого материала; алфавитная книжка; представительская папка; ящичек для дискет; нумераторы, датеры, штемпели со стандартными терминами «Контроль», «Исполнено», «В дело №»и т. п., проставляемыми на документах; папки-файлы и папки пластиковые; степлер, дестеплер, дырокол (если они не входят в комплект набора настольного).

Вывод

Правильная организация рабочего места секретаря, постоянное поддержание порядка на рабочем месте и в помещении – один из важнейших показателей высокой культуры труда и устойчивого имиджа фирмы.