Анализ рабочих мест

Анализ рабочего места — это процесс сбора и анализа ин­формации о задачах, обязанностях и содержании работы сотруд­ника. Эта информация важна для решения множества задач.

Во-первых, информация об особенностях рабочего места ис­пользуется для принятия решения о его модификации и оптимизации. Постоянное отслеживание изменений на рынке техноло­гий, оборудования позволяет мгновенно реагировать на них, чтобы сохранять конкурентное преимущество организации через поддержание достойного уровня ее оснащенности и качества производимой продукции.

Во-вторых, подробная информация о рабочем месте необходима для принятия большинства решений по управлению пер­соналом. Например, для того чтобы правильно подобрать и нанять исполнителя на рабочее место, работодатель должен хоро­шо знать, каковы особенности труда на этом рабочем месте, нагрузка, требования по профессиональным навыкам, знаниям и умениям. В противном случае поиск нового сотрудника превращается в «гадание на кофейной гуще», когда точность попа­дания зависит от случая или профессиональной интуиции руко­водителя.

Не обойтись без информации о рабочем месте и при приня­тии решения о размере оплаты труда. Организация должна постоянно отслеживать различия в труде на разных рабочих местах для того, чтобы формировать правильную систему его матери­альной компенсации. Анализ рабочих мест становится отправной точкой при разработке внутренних тарифных сеток по оплате труда.

Анализ рабочего места необходим и при построении карт карьерных перемещений сотрудников. Прежде чем переводить работника с одного рабочего места на другое, руководитель должен убедиться, что сотрудник отвечает необходимым требованиям.

Отсутствие подробной информации о рабочем месте затруд­няет проведение аттестации и оценки, так как утрачиваются, ос­ипни ые критерии для оценки труда. Если нет четкого представления об основных обязанностях исполнителя, уровне его трудовой Иигрузки, профессионализме, трудно произвести объективную оценку достигнутых результатов.

Таким образом, анализ рабочего места является необходи­мым элементом практически всех мероприятий по управлению персоналом в организации.

Анализ рабочего места осуществляется поэтапно.

1. Определение цели. Как уже отмечалось, анализ рабочего места является составной частью большинства мероприятий по управлению персоналом. Поэтому в зависимости от тех задач, которые планируется решать, изменяются техники, акценты и ооьект внимания при сборе информации о рабочем месте. Например, анализ рабочего места перед замещением вакантной должности будет направлен в первую очередь на выработку профиля идеального исполнителя».

2. Сбор информации. Этот этап начинается с построения «органиграммы». Органиграмма — это документ, который показывает,ник одно рабочее место связано с другими рабочими местами, где находится данное рабочее место по отношению к общей структуре организации, как взаимодействуют исполнители. Органиграмма позволяет взглянуть на организацию как на единое целое и увидеть перспективы развития каждой позиции.

На рис. 4 показано, как взаимодействует определенный сотрудник с другими сотрудниками в процессе производства: от кого он получает необходимые ресурсы, кто обеспечивает его необходимыми материалами и информацией, и, наконец, кто инлиется потребителем результатов его работы внутри организа­ции. С помощью такой схемы можно определить, куда возможно переместить данного сотрудника и кого необходимо поставить на его место, чтобы не нарушить отлаженной цепи общения.

Рис. 4. Схема взаимодействия исполнителя на определенном рабочем месте

 

3. Анализ деятельности сотрудника на рабочем месте. В первую очередь анализу подвергаются такие факторы, как: требования к должности; необходимые знания, навыки и умения работника; желаемое профессиональное поведение; личностные характеристики идеального исполнителя. Для сбора этой информации обычно применяют опросники, фотографию рабочего дня, наблюдение, иногда — специальное психологическое тестирование.

4. Создание должностной инструкции или описания рабочего места. В настоящее время во многих российских компаниях применяются два вида документов, которые являются «паспортом» рабочего места и исполнителя: инструкция и описание рабочего места.

Отличие между этими документами состоит в следующем:

1)должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она является юридическим документом, который составляется согласно требованиям, установленным законодательством, по строго определенной форме, и должна оформляться в обязательном порядке на все рабочие места. Описание рабочего места — внутренний документ организации, его структура определяется нуждами управления и не регламентируется законодательством;

2)должностная инструкция ориентирована на исполнителя: в ней указываются объемы и содержание работ, устанавливается нагрузка, определяются права и обязанности работника, а описание рабочего места ориентировано на выявление специфики рабочего места: анализируется его положение в общей структуре, взаимосвязи, стандарты выполняемых работ;

3)должностная инструкция выполняется в двух экземплярах, содержит подписи исполнителя и представителя администрации; один ее экземпляр хранится у работника, другой — в отделе кадров. Руководителю должностная инструкция подчиненного не выдается во избежание одностороннего внесения изменений. Описание рабочего места составляется в трех экземплярах и в обязательном порядке передается руководителю для проведения анализа, уточнения и согласования деятельности исполнителя на вверенном ему участке работ.

Важным фактором, определяющим в дальнейшем эффективность деятельности сотрудника, являются требования, предъяв­ляемые рабочим местом (должностью), руководителем и трудовым коллективом. Главные из этих требований обычно отражаются в должностных инструкциях или служебных регламентах. Поэтому при определении эффективности служебной деятельности сотрудника следует руководствоваться этими документами кмк критериями оценки. Очень важно, чтобы сами служебные Должностные инструкции и требования руководителя адекватно иырлжали потребности организации, были ориентированы на высокую эффективность работы и соответствовали трудовому потенциалу сотрудника.

Если требования к работнику ниже его трудового потенциала, то в этом случае реализуется лишь та часть потенциала, которая наиболее соответствует требованиям. Если же требования превышают трудовой потенциал, то это дезорганизует действия пи рудника, может вызвать фрустрацию и в целом негативно им мнет на его мотивацию и рабочее поведение. Поэтому руководитель, должен обеспечить соответствие предъявляемых требова­ний индивидуальным возможностям работника. При этом при наличии личностно значимого стимулирования сотрудники лучше воспринимают несколько завышенные (но реалистичные) требования, предполагающие напряженный труд и индивидуальное и развитие, чем заниженные, не дающие возможности проявить себя, развивать свои способности.

Можно сформулировать следующие рекомендации по составлению должностных инструкций и описанию рабочего места, нацеленные на обеспечение высоких результатов труда персонала:

• должностные инструкции или описания рабочих мест должны быть ориентированы на высокую эффективность груда. Они не должны быть чрезмерно жесткими, что позволит руководителю с учетом конкретной ситуации гибко варьировать оптимальный объем требований к каждому сотруднику;

• руководители должны хорошо знать и уметь использовать основные факторы эффективности деятельности своих сотрудников по группам рабочих мест, а также их возможности и давать задания, соответствующие трудовому потенциалу сотрудников;

• руководителям следует определять возможности профессионального развития сотрудников и закладывать их в нормативы, т. е. давать сотрудникам достаточно напряженные, по амбициозные задания, а также должным образом стимулировать дополнительные трудовые усилия.