Правовые основания для разработки должностной инструкции руководителя службы ДОУ

Нормативным основанием для разработки должностной инструкции руководителя службы ДОУ являются квалификационные требования для должности «заведующий канцелярией», предусмотренные уже упоминавшимся Квалификационным справочником, определяющие круг должностных обязанностей заведующего канцелярией, требования к специальным знаниям и навыкам (раздел «Должен знать») и квалификации работника.

Извлечение из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих:

ЗАВЕДУЮЩИЙ КАНЦЕЛЯРИЕЙ

Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

При использовании квалификационного справочника при разработке должностных инструкций следует также учитывать, что справочник разработан в соответствии с принятой классификацией служащих на три категории: руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей).

Отнесение служащих к категориям осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника: (организационно-административные – руководители, аналитико-конструктивные – специалисты, информационно-технические – технические исполнители), поэтому в должностную инструкцию руководителя следует включать преимущественно должностные обязанности организационно-административного характера.

При разработке должностной инструкции руководителя службы ДОУ следует также основываться на положении о службе ДОУ, которое определяет задачи и функции подразделения, его взаимоотношения и др.

Для составления качественной должностной инструкции необходимо внимательно и глубоко проанализировать виды работ, выполняемые руководителем службы ДОУ, иначе говоря, составить описание должности. Детальное описание выполняемых работником функций позволит сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности, требований к знаниям, которыми должен обладать работник, его навыкам, опыту и др.