Примерная должностная инструкция заведующего службой ДОУ
Место издания
1. Общие положения
1.1. Заведующий службой ДОУ относится к категории руководителей и подчиняется непосредственно руководителю организации (или заместителю руководителя организации, руководителю департамента (управления), в состав которого входит служба ДОУ). 1.2. Заведующий службой ДОУ назначается на должность в соответствии с заключенным трудовым договором и освобождается от должности приказами руководителя организации по представлению заместителя руководителя организации (департамента (управления), в состав которого входит служба ДОУ). 1.3. В своей деятельности заведующий службой ДОУ руководствуется законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации, национальными стандартами на документы и управление документами, нормативными и методическим документами Минкультуры России и Росархива по вопросам организации работы с документами и архивного хранения, законодательством о труде и охране труда Российской Федерации, уставом организации (или положением об организации), приказами и распоряжениями руководителя организации, положением о службе ДОУ, настоящей должностной инструкцией. 1.4. На должность заведующего службой ДОУ назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 3 лет. 1.5. Заведующий службой ДОУ должен знать: · организационно-функциональную структуру организации, распределение обязанностей между руководящими должностными лицами организации и структурными подразделениями; · систему делопроизводства организации, современные методы и приемы работы с документами; порядок разработки нормативных и методических документов по делопроизводству, сроки и порядок сдачи дел в архив организации, порядок организации контроля исполнения документов, прикладные делопроизводственные программы, оргтехнику; основы экономики; · порядок работы с персональным компьютером, современные компьютерные программы, а также уметь пользоваться Интернетом; · основы организации производства, труда и управления; правила внутреннего трудового распорядка; правила техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; · владеть нормами делового этикета и уметь работать с людьми.
2. Должностные обязанности
Заведующий службой ДОУ выполняет следующие обязанности: 2.1. Организация своевременной обработки поступающих документов – их регистрация, учет, предварительное рассмотрение, а также регистрация, учет и отправка исходящей документации. 2.2. Организация своевременного рассмотрения документов руководством организации. 2.3. Организация работы по регистрации, учету и передаче в соответствующие структурные подразделения внутренних документов организации (нормативных правовых актов, распорядительных документов и др.). 2.4. Обеспечение высокого качества подготовки и оформления документов, представляемых на подпись руководству, согласно инструкции по ДОУ организации, другим нормативным документам. 2.5. Обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования документов. 2.6. Обеспечение контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства. 2.7. Организация работы с обращениями граждан. 2.8. Организация приема посетителей руководством организации. 2.9. Методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях организации. 2.10. Организация разработки инструкции по ДОУ и других нормативных и методических документов по документационному обеспечению. 2.11. Организация разработки и ежегодной корректировки сводной номенклатуры дел организации. 2.12. Обеспечение своевременной подготовки дел, формируемых в структурных подразделениях, для передачи на хранение в архив организации. 2.13. Разработка совместно с другими подразделениями основных направлений совершенствования работы с документами в организации, в том числе с применением современных информационных технологий, и участие в их реализации. 2.14. Организация работы службы ДОУ, контроль своевременного и качественного выполнения работниками должностных обязанностей. 2.15. Участие в работе экспертной комиссии организации, осуществление контроля за деятельностью архива. 2.16. Организация повышения квалификации делопроизводственного персонала организации. 2.17. Организация подготовки положения о службе ДОУ, должностных инструкций работников подразделения, подготовка предложений о внесении изменений в утвержденное положение о службе ДОУ и утвержденные должностные инструкции работников.
3. Права
Заведующий службой ДОУ имеет право: 3.1. Контролировать соблюдение работниками организации правил работы с документами. 3.2. Возвращать на доработку документы (проекты документов), подготовленные с нарушением установленных правил. 3.3. Запрашивать и получать в подразделениях организации информацию по вопросам, входящим в компетенцию службы ДОУ. 3.4. Вносить на рассмотрение руководства предложения по вопросам совершенствования работы службы ДОУ. 3.5. Представительствовать от имени службы ДОУ в других организациях. 3.6. Представлять работников службы ДОУ к повышению в должности и предлагать (в случае необходимости) меры взыскания. 3.7. Требовать от руководства организации создания благоприятных условий труда для работников службы ДОУ.
4. Ответственность
Заведующий службой ДОУ несет ответственность за: 4.1. Невыполнение должностных обязанностей, установленных должностной инструкцией. 4.2. Несвоевременное и некачественное выполнение службой ДОУ возложенных на нее функций. 4.3. Нарушение правил работы с документами, утрату или порчу документов организации. 4.4. Разглашение конфиденциальной информации, персональных данных работников. 4.5. Нарушение трудовой и производственной дисциплины.
5. Взаимоотношения
Заведующий службой ДОУ осуществляет взаимоотношения: 5.1. С руководством организации – по вопросам организации работы с документами, рассмотрения и удостоверения документов, организации контроля исполнения документов, организации работы службы ДОУ. 5.2. С руководителями структурных подразделений – по вопросам подготовки документов, организации исполнения документов, подготовки и представления руководству необходимых документов и информации, использования служебной информации. 5.3. С юридической службой – по правовым вопросам, по вопросам согласования проектов документов (приказов, распоряжений, инструкций, правил и др.). 5.4. Со службой персонала, бухгалтерией – по вопросам приема, перевода, увольнения сотрудников службы ДОУ, поощрения сотрудников, вынесения взысканий, повышения квалификации, совершенствования стиля и методов руководства. 5.5. С административно-хозяйственной службой – по вопросам материального обеспечения и хозяйственного обслуживания. 5.6. Со службой информационных технологий – по вопросам эксплуатации компьютерной техники, внедрения и эксплуатации систем электронного документооборота. 5.7. С архивом (архивными организациями) – по вопросам организации архивного хранения документов.
С должностной инструкцией ознакомлен __________________И.О. Фамилия (подпись работника, дата) Визы: Руководитель службы кадров Руководитель отдела труда и заработной платы Руководитель юридической службы Зам. руководителя организации, курирующий подразделен
|
