Заголовок

1. И.С. Богацкий, Н.М. Дюканова Бизнес-курс английского языка. Словарь-справочник. Под общей ред. Богацкого И.С. – 5-е изд.,испр. – Киев: «Логос», 2001. –352 с.

2. И.Ф. Жданова, Г.А. Дудкина, М.В. Павлова и др. Учебник английского языка для делового общения: Ч.1 – М., Высшая школа, 1982. – 375с.

3. И.Ф. Жданова, Г.А. Дудкина, М.В. Павлова и др. Учебник английского языка для делового общения: Ч.2 – М., Высшая школа, 1982. – 375с.

4. В.С. Слепович Деловой английский. Business Communication. – Мн.: «ТетраСистемс», 2001. – 256 с.

 

 

BUSINESS

CORRESPONDENCE

ПРАКТИКУМ

для самостоятельной

работы студентов

 

 

«Плохо написанное письмо деловому партнеру, потенциальному клиенту и недовольному покупателю может стоить чрезмерно дорого».

 

(The encyclopedia of business correspondence)

 

 

«В деловых письмах превыше всего ценится ясность».

 

(Честерфилд)

 

 

«Каждое лишнее слово есть бремя для чтения».

 

(Н. Кашанский)

 

 

«Мы должны стремиться не к тому, чтобы нас всякий понимал, а к тому, чтобы нас нельзя было не понять».

 

(Вергилий)

ПРЕДИСЛОВИЕ

Серьезные изменения, происходящие во внешнеэкономических отношениях, переход на рыночную экономику вызывают необходимость поддержания деловых и торговых отношений с зарубежными фирмами, умения вести деловую переписку с зарубежными партнерами.

В пособии приводятся все необходимые сведения для составления деловых писем, разъясняется структура коммерческого письма, приводятся тексты писем, характерных для современного делового письма и список наиболее часто встречающихся сокращений.

 

СТРУКТУРА КОММЕРЧЕСКИХ ПИСЕМ.

Части коммерческого письма и их расположение.

Коммерческие письма пишутся по установленной форме на напечатанных типографским способом бланках.

Для удобства изучения формы коммерческого письма, написанного на английском языке, его принято делить на следующие части: 1) заголовок, 2) дата письма, 3) наименование и адрес получателя письма (внутренний адрес), 4) вступительное обращение, 5) основной текст письма,6) заключительная формула вежливости, 7) подпись, 8) указание на приложения.

Приведенная ниже схема показывает общепринятое рас­положение частей коммерческого письма:

 

1) Заголовок

2) Дата письма

3) Наименование и адрес

получателя письма

4) Вступительное обращение
5) Текст письма

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

6) Заключительная формула вежливости

 

7) Подпись

 

8) Указание на приложение

 

 

Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см для удобства подшивки письма к соответству­ющему делу. С правой стороны строчки текста заканчива­ются не на одинаковом расстоянии от края листа, поскольку в деловых письмах стремятся, по возможности, избегать переноса слов. При необходимости переноса нужно следить за тем, чтобы линия правого поля не была слишком ломаной.

Заголовок

Напечатанный типографским способом заголовок содержит наименование и адрес организации или фирмы, отправля­ющей письмо, и ряд подробностей, как то: адрес для телеграмм, номер и условное название телетайпа, номера телефонов, названия коммерческих кодов, употребляемых для телеграфных сношений и т.п. Под названием организации часто указывается род ее деятельности. В заголовках писем английских акционерных компаний иногда проставляются фамилии директоров компаний.

Названия республиканских внешнеторговых объединений не переводятся на иностранные языки. Слова "Россий­ское объединение" и "Россий­ское экспортно-импортное объединение" или "Росконцернмаш", "Росплодоовощвинпром" и т.п. пишутся латинским шрифтом в транскрипции, принятой для всех иностранных языков - “Rossiyskoje Objedinenije”, “ Rossiyskoje exsportno-importnoje Objedinenije”, “Rosconcernmash”, “Rosprodoovoshvinprom”.

В конце названий многих английских торговых и промышленных предприятий, банков и т.д. стоит слово Limited (сокращенно Ltd.):

A. Smith & Co., Limited

The Sheffield Engineering Co.,Lltd.

Слово Limited представляет собой сокращение выражения limited liability company компания с ограниченной ответственностью. Это выражение означает, что ответственность членов компании (акционеров) ограничивается номинальной стоимостью приобретенных ими акций.

В США вместо слова Limited после названия многих торгово-промышленных предприятий стоит слово Corporation или слово Incorporation (сокращенно Inc.). Corporation означает соединение лиц, корпорация и в названиях американских фирм, банков и т.д. в большинстве случаев употребляется вместо stock corporation акционерная корпорация. Incorporated (Inc.) означает зарегистрированный как корпорация:

The American Mining Corporation

James Smith and Company, Incorporated

Отсутствие слова Limited (Ltd.) в названиях английских предприятий указывает на то, что данное предприятие является товариществом (partnership), члены которого отвечают по обязательствам предприятия всем своим имуществом,

Образцы названий товариществ:

James Brown & Co.

A.Robinson & Sons

Bennet Bros.

Mills & Green

Примечание. В так называемых коммандитных товари­ществах (limited partnership) один или несколько участников могут не отвечать своим имуществом по обязательствам товарищества.

Часто в заголовке напечатано указание на ссылку, которую отправитель письма просит адресата упомянуть в своем ответе. В ссылках обычно приводятся инициалы составителя письма, инициалы машинистки, сокращенное обозначение отдела, номер дела и т.п.:

Our reference (или Our ref.) Наша ссылка AC/dk/156.

ACfBK/156.

Your reference, (или Your Ваша ссылка 15! 1611865.

ref.)15/16/1865.

In your reply please refer В Вашем ответе просим
to FL/KD/151632. сослаться на FL/KD/151632.

In your reply please В Вашем ответе просим

mention our reference упомянуть нашу ссылку

CA/DB CA/DB

Kindly mention Ex.16/1716 Просим упомянуть Ex.
in your reply. 1611716 в Вашем ответе.

Our file No. 12/16/1865 Наше дело N 12/16/1865

Please quote No. В ответе просим сослать­ся на N 161718/АС when replying 1617I8/AC.

В заголовках некоторых фирм можно встретить следующую фразу:

All communications to be addressed Все сообщения должны быть

to the company and not to individuals. адресованы компании,

а не отдельным лицам.

В заголовках также встречаются часто надписи, иногда напечатанные красным шрифтом, предупреждающие возмож­ных покупателей о том, что оферты данной фирмы являются свободными, т.е. не связывают ее:

All offers are subject to the goods being unsold on receipt of reply (или All offers are subject to prior sale).

Все оферты действитель­ны лишь в том случае, если товары еще не будут про­даны к моменту получения ответа.

Образец заголовка английской машиностроительной

фирмы:

All communication to be addressed to the company and not to individuals

BROWN & SMITH, LIMITED

Steam Turbines, Steam Engines, Air Compressors

65, Victoria Street, London E.CA

Codes: Telephone:

 

Bentley Central 2856

 

A.B.C. 7th edition Telegraphic Address

Brosmith, London

 

In your reply please refer to... All offers are subject to the

goods being unsold on receipt of reply.