Поиск поставщиков.

Для сбора информации, необходимой для применения вышеперечисленных критериев выбора оптимального поставщика, требуется использование разнообразных источников информации. Ими могут быть, например: собственные расследования, местные источники, такие, как действующие на данной территории юридические лица или “осведомители” официальных органов, банки и финансовые институты, конкуренты потенциального поставщика, торговые ассоциации, информационные агентства, государственные источники.

В отборе источников информации следует руководствоваться правилами:

1. Нельзя ограничиваться одним источником информации, в независимости от объема и глубины предоставляемой им информации.

2. Как минимум один из используемых источников должен быть независимым.

Окончательный выбор поставщиков производится лицом, принимающим решение, и может быть полностью формализован.

Для поиска потенциальных поставщиков могут быть использованы следующие методы:изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, справочников, объявлений в средствах массовой информации (газетах, журналах) и т.п.; посещение выставок и ярмарок;

переписка и личные контакты с возможными поставщиками;

объявление тендерных торгов с приглашением к участию производителей,

которые принимают и выполняют условия торгов;

с помощью брокеров на товарно-сырьевой бирже;

с помощью выездных торговых агентов, осуществляющих закупку товаров в областях, регионах;

с помощью торгово-промышленной палаты;

через систему Интернет;

с помощью информации на упаковке интересующего товара;

через рекламное сообщение о желании купить товар в специализированных журналах, справочниках, каталогах;

приобретение базы данных о поставщиках.

Для рационализации процесса снабжения активно используется этот инструмент - база данных поставщиков (далее БД). Фирма может выбрать один из нескольких вариантов формирования БД:

1. использование собственной БД;

2. составление БД по каталогам или по рекламным сообщениям В периодической печати, сети Интернет и т. д.;

3. приобретение БД у специализированных фирм, торгующих базами данных;

4. приобретение БД у других фирм;

5. обмен БД с другими организациями (например, партнерами по бизнесу).

В настоящее время предлагаются следующие БД:

“ Бизнес-карта”. Эту БД можно приобретать целиком, можно по отдельным регионам, отраслям, а также возможна оплата различного объема информации, представленной по каждому предприятию, что компенсирует относительно

высокую стоимость базы. К сожалению, программная оболочка доставляет пользователю массу сложностей, в том числе при выводе информации на печать. «Бизнес-карта» это закрытая БД, добавить новое предприятие в нее нельзя, возможно содержание устаревшей информации.

“ МИСС” – “Маркетинговая информационная справочная система” содержит дату последней актуализации данных. К относительным неудобствам базы можно отнести DOS-оболочку, ограниченные возможности печати – три стандартные формы вывода. БД “МИСС” – открытая, ее можно дополнять и редактировать без ограничений. Пополняется “МИСС” регулярно, раз в квартал.

“ WA-2 Регистр”. Из всех БД подобного класса обладает наивысшей достоверностью информации (обновление раз в год) и удобной оболочкой. Это

единственная БД, о которой можно сказать, что она действительно обновляется. Главный недостаток – БД закрытая, не позволяет ни вводить новую информацию, ни редактировать имеющуюся: существует только записная книжка для каждого предприятия.

“ Наутилус”. Содержит информацию о 516 000 предприятиях. Обновляется два раза в год. Информация закупается непосредственно в регионах. Программная оболочка удобная: печать в нескольких формах, в том числе и на конверт, набор телефонного номера прямо из программы. Недостаток – нельзя внести в БД новую фирму. Редактирование имеющейся информации возможно.

“ Информсистема”. Открытая БД. Редактирование и ввод информации – без всяких ограничений. Windows – версия программы реализована на Access, то

есть данные хранятся в удобном для работы формате. По многим предприятиям дается очень подробная информация. Удобный поиск по любым параметрам (полям БД). Среди недостатков – очень высокие требования к компьютеру и большой объем занимаемой памяти на жестком диске.

Особое внимание также следует обратить на технологию проведения (конкурсных) тендерных торгов как на эффективный метод выбора поставщика в условиях современной экономики.

Конкурсные торги (тендеры) проводят в том случае, когда предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую сумму денег или планируется наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого товара и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

Проведение торгов включает следующие этапы:

1. реклама;

2. разработка тендерной документации;

3. публикация тендерной документации;

4. приемка и вскрытие тендерных предложений;

5. оценка тендерных предложений;

6. подтверждение квалификации участников тендера;

7. предложение и присуждение контракта.

Организация тендерных торгов – сложная и многоплановая работа.

Начинается она с разработки тендерной документации, которая исполняет ряд функций:

- инструктирует участников тендера о процедуре торгов;

- дает описание закупаемых товаров или услуг;

- устанавливает критерии для оценки предложений;

- определяет условия будущего контракта.

Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила оценки таковы:

- предварительное назначение членов тендерного комитета;

- рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации;

- безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки;

- отсутствие каких – либо переговоров с участниками торгов.

Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оцениваются тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта. Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение.

Распространенным способом подготовки прямой сделки является размещение заказа у производителя интересующих покупателя товаров.

Заказ – это документ, с помощью которого покупатель вступает с

производителем в сделку, предлагающую поставку товаров в соответствии с

условиями, изложенными в этом заказе.

 

Практикуется выдача заказов постоянным поставщикам в рамках ранее заключенных договоров. Поэтому в заказе часто указывается срок поставки, а в случае необходимости ряд дополнительных условий, характерных для данного заказа.

В результате использования различных источников формируется список потенциальных поставщиков, который должен постоянно обновляться.[3]