Загальні принципи організації та функціонування інформаційних систем облікуЗміни в управлінні економікою, перехід до ринкових відносин значно впливають на організацію й ведення бухгалтерського обліку. Здійснюється перехід до міжнародних систем обліку, впровадження національних положень (стандартів), нового Плану рахунків бухгалтерського обліку, що вимагає розробки нових форм його методології. Значним змінам піддається інформаційна система бухгалтерського обліку і традиційні форми організації її комп'ютерної обробки. Від бухгалтера потрібні знання об'єктивної оцінки фінансового стану підприємства, оволодіння методами фінансового аналізу, уміння працювати з цінними паперами, обґрунтування інвестицій коштів в умовах ринку й ін. У новій якості бухгалтер виступає як фінансовий менеджер, бухгалтер-аналітик. Оволодіння новими методами немислимо без удосконалювання інформаційної системи й використання сучасних персональних комп'ютерів - необхідного інструмента у роботі бухгалтера. Основа управління будь-яким економічним об'єктом - інформаційні системи, що мають складну побудову і залежить від виду діяльності й розміру підприємства, організації, фірми. Традиційно до функцій управління належать підготовка виробництва, планування, матеріально-технічне постачання і збут (маркетинг); ведення бухгалтерського обліку, реалізації і збуту готової продукції, а також вирішення кадрових питань. У теорії комп'ютерної обробки їх називають функціональними підсистемами. Значну роль у процесі управління грає бухгалтерський облік, де зосереджено близько 60% всієї інформації. Кожна функціональна підсистема має свій склад комплексів задач та інформації, який призначений для реалізації визначених функцій управління. Наприклад, у функціональній підсистемі матеріально-технічного постачання можна виділити комплекси задач з розрахунку потреби в матеріалах, виконання договорів із постачальниками, визначення норм запасів та ін. В основі інформаційної підсистеми бухгалтерського обліку прийнято вважати облікові задачі, об'єднані в комплекси, які виконують окремі ділянки обліку. Комплекс задач характеризується визначеним економічним змістом, веденням затверджених синтетичних рахунків, первинними й зведеними документами, взаємозалежними алгоритмами розрахунків, а також методичними матеріалами і нормативними документами конкретної ділянки обліку. Автоматизовані інформаційні технології в обліку дозволяють у межах функцій бухгалтерського обліку цілком регламентувати автоматизоване одержання даних, необхідних як для ведення оперативного, синтетичного й аналітичного обліку, так і для складання форм фінансової звітності; даних, необхідних користувачам для вироблення й прийняття рішень, а також для системного контролю за ходом виробничих процесів. В умовах використання автоматизованих інформаційних технологій є можливість здійснити за допомогою звітної інформації ієрархічний взаємозв'язок різних рівнів управління на підприємстві. Під автоматизованими інформаційними технологіями в обліку розуміють людино-машинну систему функціонування на базі локальних обчислювальних мереж та інших сучасних засобів обчислювальної техніки, що забезпечують автоматизоване виконання функцій бухгалтерського обліку. Ведення обліку на основі АІТ виконують бухгалтери, обліковці, зав. складами в організаційній структурі АРМ, технічно й програмно об'єднаних у локальну обчислювальну мережу. Облік реалізується на основі типових нормативних актів, тобто положень про головних (старших) бухгалтерів, про бухгалтерські звіти і баланси, про документи й записи в бухгалтерському обліку, про план рахунків та ін. При цьому використовують традиційні елементи методу бухгалтерського обліку (документація, інвентаризація, рахунки, подвійний запис і т.д.). Однак їхня реалізація в умовах використання АІТ має деякі особливості. Зокрема, у первинних документах (ПД) відбивають тільки оперативні (перемінні) дані, а постійну інформацію зберігають у базі даних. Складають ПД в основному за допомогою ПК. Формування ПД і первинна обробка їхніх даних переважно виробляються в місцях виконання господарських операцій, тобто в підрозділах, на складах. Процедури запису на рахунках бухгалтерського обліку, закриття бухгалтерських рахунків, заповнення Головної книги, складання балансу й інших форм звітності здійснюються програмно. Виявлення результатів інвентаризації й складання відповідних відомостей і інших звітних регістрів бухгалтерського обліку виконує ПК. До організації АІТ у бухгалтерському обліку пред'являється ряд вимог: • підвищення якості обслуговування апарату управління інформацією про стан виробництва. Це передбачає автоматизоване виконання функцій обліку й аналізу, а також складання форм річної і періодичної поліпшення організації обліку й зниження його трудомісткості за рахунок автоматизації обліково-обчислювальних функцій і, як наслідок, підвищення продуктивності праці працівників облікового апарату. • підвищення якості обліку за рахунок розширення аналітичності показників, вірогідності й оперативності вихідного даних, впровадження оптимальних методів роботи бухгалтерів з первинними документами і вихідними документами в режимі "запит-відповідь"; • поліпшення організації обліку й зниження його трудомісткості за рахунок автоматизації обліково-обчислювальних функцій і, як наслідок, підвищення продуктивності праці працівників облікового апарату. З урахуванням функціонального складу задач, експлуатаційних можливостей сучасних засобів автоматизованої обробки облікової інформації й вимог, пропонованих до автоматизованих інформаційних технологій, вони повинні розвиватися на принципах: раціоналізації форм обліку, системності, цілісності, адаптації автоматизованих інформаційних технологій до зовнішнього середовища, інтеграції даних, автоматизації документообігу та облікових функцій. Автоматизовані інформаційні технології в обліку забезпечують рішення наступних задач. 1. Облік праці і його оплати: • формування бази даних з обліку кадрів; • формування первинних документів з обліку праці та її оплати; • узагальнення даних з нарахування оплати праці за табельними номерами, бригадами, цехами і підприємству в цілому; • узагальнення операцій по рахунку "Розрахунки по оплаті праці"; • розподіл витрат на заробітну плату за об'єктами калькуляції; • формування вихідних документів з обліку праці та її оплати. 2. Облік основних засобів: • формування інвентарних карток і інших первинних документів по русі основних засобів; • формування інвентаризаційних відомостей; • числення й розподіл зносу по об'єктах калькуляції; • розрахунок переоцінки основних засобів. 3. Облік матеріальних цінностей: • формування первинних документів по русі матеріальних цінностей; • розподіл витрат на матеріальні цінності по об'єктах калькуляції. 4. Облік роботи автотранспорту підприємства. 5. Облік коштів: • обробка інформації з обліку касових операцій; • обробка інформації з обліку банківських операцій; • обробка інформації з розрахунків з постачальниками й підрядчиками. 6. Облік витрат і калькулювання собівартості продукції й послуг виробництва: • облік продукції; • створення масивів по обліку витрат виробництва по окремих видах продукції; • закриття рахунків бухгалтерського обліку. 7. Обробка інформації зі зведеного синтетичного й аналітичного обліку: • одержання шахової відомості і Головної книги; • складання балансу; • складання форм бухгалтерської, податкової і статистичної звітності. Застосування комп'ютерів істотно впливає на організацію облікової роботи на підприємстві: видозмінюється технологія опрацювання первинних документів, основні трудомісткі роботи виконуються на персональному комп'ютері, підвищується значення облікових працівників, оскільки вони беруть особисту участь в обробці даних. При автоматизації обліку важливо визначити методи раціонального використання персонального комп'ютера для системи в цілому і для окремих ділянок обліку, а також виявити взаємозв'язок регістрів, принципи організації обліку в підрозділах підприємства та ін. Важливим є питання удосконалення форми обліку в умовах його ведення на персональному комп'ютері. У сільськогосподарських підприємствах використовують різноманітні форми рахівництва: журнально-ордерну, меморіально-ордерну, журнал-головну (спрощену форму), автоматизовану. Серед них найбільше поширена журнально-ордерна.Основні її переваги: використання системи нагромаджувальних регістрів (відомостей) для забезпечення рівномірного і своєчасного запису операцій протягом облікового періоду; ув'язування аналітичного обліку із синтетичним, Головною книгою й у результаті з балансом; скорочення загальної кількості регістрів аналітичного обліку; підпорядкування їхнім цілям звітності й аналізу; взаємний контроль записів в облікових регістрах. Це послужило передумовою до її поширення на переважній більшості підприємств. Застосування комп'ютера без порушення принципів ведення синтетичного й аналітичного обліку дає можливість одержувати звичні для бухгалтера реєстри у виді друкарських форм. Персональний комп'ютер можна використовувати для ведення аналітичного обліку (за табельними номерами, номенклатурними номерами і т.п.) і для виготовлення журналів-ордерів, листків-розшифровок, допоміжних відомостей по дебету рахунків, нагромаджувальних і групувальних реєстрів. Експлуатаційні особливості комп'ютера призводять до визначених змін у технології обробки інформації та її носіїв. Ручна реєстрація заміняється машинною і може сполучатися з операціями сортування, обчислення, видачі довідок. Використання ПЕОМ викликає зміну зовнішньої форми реєстрів (перестановка граф, суміщення двох реєстрів на однім бланкові, застосування окремих вільних пронумерованих листів, що збираються наприкінці місяця або року в книги, замість пронумерованих і прошнурованих книг), дозволяє отримувати за один прийом декількох документів, суміщувати операції (групування і підрахунки, таксування й накопичення), спричиняє необхідність розробки системи класифікаторів облікових номенклатур. У результаті створюються реальні передумови зниження трудомісткості обробки облікової інформації й поліпшення її якості. Проте залишається незмінним взаємозв'язок між реєстрами й системою їхнього контролю, що і визначає цю форму обліку як журнально-ордерну. Для всіх розглянутих форм в умовах використання персонального комп'ютера передбачається формування Журналу реєстрації хронологічних записів, Головної книги й інших необхідних реєстрів. При цьому їх зовнішній вигляд відповідає, в основному, реєстрам ручних форм рахівництва. Крім традиційних форм ведення обліку при використанні персональних комп'ютерів, можна застосовувати й автоматизовану, що базується на системі автоматизованих робочих місць бухгалтера. Перехід до неї - дуже відповідальний захід, що потребує від керівництва й виконавців чіткого розуміння цілей, задач і перспектив використання бухгалтерської інформаційної системи в загальній системі управління. У великих сільськогосподарських підприємствах на кожному рівні управління організовують автоматизовані робочі місця спеціалістів - обліковців, комірників, табельників, економістів, аналітиків, бухгалтерів, що забезпечують опрацювання інформації з використанням локальної обчислювальної мережі і модемного зв'язку. Система характеризується використанням на підприємстві й у його структурних підрозділах інформаційних технологій. Функціональний підхід реалізується за допомогою системи АРМ, що включають функціональну інформаційну технологію або частково, або цілком. Технологія опрацювання характеризується закінченим циклом руху інформації від моменту її виникнення (первинний облік) до формування аналітичної інформації для керівництва. Бухгалтерія стає автоматизованим офісом, різко скорочується час обробки даних. Це сприяє поліпшенню якості обліку, підвищенню його оперативності й скороченню трудомісткості. Змінюється уся обробка даних – вона зосереджується на робочих місцях виконавців. Відпадає необхідність у підготовці паперових носіїв. Крім того, вивільняються працівники бухгалтерії, які можуть бути задіяні для виконання інших робіт контрольно-аналітичного характеру. При організації облікового процесу в умовах використання комп’ютерних технологій виникають різні особливості, які ще не достатньо вивчені й тому потребують глибоких наукових досліджень. На нашу думку, організацію облікового процесу в умовах автоматизації необхідно розглядати у вигляді схеми робочих місць, що відображають взаємодію їх при здійсненні облікових функцій. До неї необхідно включити не тільки робочі місця бухгалтерів, а й працівників, пов’язаних з організацією бухгалтерського обліку незначною мірою. Інформаційна підсистема бухгалтерського обліку традиційно включає наступні комплекси задач: облік основних засобів, облік матеріальних цінностей, облік праці та заробітної плати, облік готової продукції, облік фінансово-розрахункових операцій, облік витрат на виробництво, зведений облік і складання фінансової звітності. Орієнтація виділення комплексів задач за інформацією про якісно однорідні ресурси підприємства склалася традиційно ще при ручному веденні обліку, а потім знайшла застосування при централізованій обробці облікової інформації в обчислювальному центрі. Організація автоматизованих робочих місць на базі персональних комп'ютерів, створення локальних обчислювальних мереж підприємства висувають нові вимоги в організації інформаційної бази й формуванні комплексів економічних задач. З'являються можливості створення системи розподілених баз даних, обміну інформацією між різними користувачами, автоматичного формування первинних документів у комп'ютері. У цих умовах починає стиратися чітка грань між комплексами різних функціональних підсистем, що в першу чергу позначається на інформаційній базі бухгалтерського обліку. Виникають міжфункціональні комплекси задач управління. Нові версії програмних продуктів із бухгалтерського обліку поєднують інформацію з різних ділянок обліку. Так, наприклад, у типових проектах обліку праці та заробітної плати одночасно передбачена виписка платіжних документів за платежами у фонди (платіжні доручення з оплати прибуткового податку, відрахувань у пенсійний фонд, соціальне страхування, нарахування у фонд зайнятості). Виконання такої машинної програми поєднує два комплекси облікових задач — облік праці та заробітної плати і фінансово-розрахункові операції. Аналогічні приклади можна привести й у комплексах задач з обліку матеріальних цінностей, обліку готової продукції й ін. Організація міжфункціонального комплексу може бути розглянута на прикладі програми «Матеріали», основу якої складає єдина база даних, що функціонує в умовах локальної обчислювальної мережі підприємства. У процесі обліку наявності і руху матеріальних цінностей задіяні фахівці трьох підрозділів: складів, бухгалтерії й відділу матеріально-технічного постачання. Програмний комплекс включає три частини: модуль комірника (склад), модуль бухгалтерії й модуль економіста матеріально-технічного постачання. Програмний модуль комірника забезпечує ведення картотеки складу, реєстрацію приходу-витрати матеріальних цінностей; бухгалтера — заповнення документів з руху матеріальних цінностей у частині даних бухгалтерського обліку, контроль операцій з руху матеріалів, облік руху матеріалів у кількісному й сумовому вираженні, фінансові розрахунки. Економіст матеріально-технічного постачання веде номенклатуру матеріальних цінностей, банк комерційних пропозицій, формування документів із руху матеріальних цінностей та ін. Для торгових організацій програмні продукти передбачають багатофункціональну обробку бухгалтерського обліку в комплексі з маркетинговими операціями. Так, модуль «Склад» дозволяє вести облік руху товарів на складі, складання книги покупок, виписувати рахунки, автоматично формувати проводки і передавати їх бухгалтерові; автоматично формувати прайс-листи, забезпечувати роботу разом із касовими апаратами, встановленими в торговому залі магазину. Комплекси бухгалтерських задач мають складні внутрішні й зовнішні інформаційні зв'язки. Внутрішні зв'язки відбивають інформаційні взаємодії окремих задач, комплексів і ділянок бухгалтерського обліку; зовнішні зв'язки — взаємодію з іншими підрозділами, що реалізують інші функції управління, а також із зовнішніми організаціями. Взаємне ув'язування комплексів облікових задач закладені в самій методології бухгалтерського обліку, системі ведення рахунків і виконання проводок, де кожна господарська операція відбивається двічі: у кредиті одного рахунка й дебеті іншого. Інформаційні зв'язки комплексу облікових задач дозволяють виділити три фази обробки, закладені в основу машинних програм. На першій фазі провадять первинний облік, складання первинних бухгалтерських документів, їхню обробку й складання відомостей аналітичного обліку по кожній ділянці обліку (наприклад, з обліку заробітної плати складають розрахунково-платіжну документацію, зведення нарахованої й утриманої заробітної плати й ін.). Усі операції перетворення виконують на підставі пакета прикладних програм конкретної ділянки чи обліку убудованим модулем у єдину програму бухгалтерського обліку (наприклад, 1С: Бухгалтерія). Друга фаза обробки - складання проводок і їхнє розміщення в різні регістри аналітичного й синтетичного обліку, журнали-ордери, за номерами рахунків. Комп'ютерна обробка дозволяє цілком автоматизувати цей процес, формуючи проводки по закінченні рішення кожної ділянки обліку. Третя фаза обробки полягає в складанні зведеного синтетичного обліку: обігово-сальдових відомостей за рахунками, головної книги, балансу й форм фінансової звітності. Між комплексами бухгалтерського обліку існують інформаційні зв'язки, узяті в основу організації обчислювальної мережі бухгалтерії. Для таких ділянок обліку, як облік основних засобів, облік готової продукції, облік фінансово-розрахункових операцій, облік матеріальних цінностей, облік праці і заробітної плати, формування вихідної інформації відбувається, як правило, за рахунок первинного обліку й відображення господарських операцій у первинних документах. Для задач по обліку витрат на виробництво і зведений облік вхідною інформацією, в основному, служать результати рішення інших комплексів облікових задач. Особливої уваги заслуговує формування інформаційної бази з обліку витрат на виробництво, де основним джерелом є підсумкові дані, отримані раніше при рішенні задач з обліку основних засобів, матеріалів, праці і заробітної плати, готової продукції. Програмне забезпечення рішення задач бухгалтерського обліку будується з урахуванням розглянутих фаз обробки, інтеграції облікових задач, а також наявності зовнішніх зв'язків. Особливо варто зупинитися на інформаційних зв'язках бухгалтерського обліку із зовнішніми організаціями. В основному цей зв'язок полягає в одержанні нормативних і методичних матеріалів, а також передачі фінансової звітності зацікавленим організаціям: вищестоящим адміністративним органам, податковій інспекції, органам статистики, фінансовим організаціям і ін. Узаконено представлення у вищестоящі організації форм бухгалтерської звітності, отриманих на ПЕОМ; зважуються питання про передачу інформації у ці організації на магнітних носіях і по каналах зв'язку. Для зв'язку з банками передбачається обмін інформацією із системи «Клієнт — банк». Банк, що обслуговує розрахунковий рахунок організації, пропонує послуги з оперативного управління розрахунковим рахунком безпосередньо з офісу. Програма «Клієнт — банк» дозволяє створювати платіжні доручення, передавати їх у банк по модему, а також одержувати виписки з розрахункового рахунка. При цьому для забезпечення захисту інформації використовується електронний підпис, без якого передані документи недійсні, а також спеціальна система шифрування інформації. Система вкрай зручна, заощаджує час і дозволяє одержувати інформацію про прихід грошей на розрахунковий рахунок від різних клієнтів і в такий спосіб істотно прискорити їхнє обслуговування. Крім того, система «Клієнт — банк» дозволяє уникнути поїздок у банк для здійснення платежів.
|
