Особливості побудови інформаційних систем обліку

Головна мета функціонування бухгалтерської інформаційної системи на підприємстві - забезпечення керівництво підприємства фінансовою інформацією для прийняття обґрунтованих рішень при виборі альтернативних варіантів використання обмежених ресурсів. Деякі підприємства також використовують нефінансову інформацію. В цьому випадку на підпри­ємстві створюється економічна інформаційна система, яка складається із взаємопов'язаних підсистем, які забезпечують управлінський апарат необхідною інформацією. При цьому бух­галтерська підсистема є найважливішою, оскільки вона виконує провідну роль в управлінні потоком інформації про стан об'єкта управління, напрямку його надходження в усі підрозді­ли підприємства, а також зацікавленим особам поза ним.

Бухгалтерські інформаційні системи представляють бухгалтерську інформацію, що відображає повну картину господарської діяльності підприємства. На сучасному етапі в умо­вах переходу на міжнародні стандарти ведення бухгалтерського обліку змінилась орієнтація бухгалтерської інформації. Якщо донедавна її основними користувачами були органи держа­вного управління, то зараз бухгалтерська інформація - основа для прийняття управлінських рішень як всередині підприємства, так і зовнішніми щодо нього користувачами облікової ін­формації. Передусім вона надає кількісні дані, необхідні для виконання таких функцій управління виробництвом і комерційної діяльності підприємства, як планування, контроль і аналіз.

Застосування комп'ютерної техніки вносить певні зміни до організації бухгалтерсько­го обліку, причому обчислювальна техніка з допоміжного засобу перетворюється на визнач­ний фактор організації обліку, змінюючи не тільки форму обліку, але й зміст. Ці зміни зумо­влені тим, що змінюються способи обробки інформації, за яких забезпечується різна швид­кість надання звітної інформації. Вона забезпечується, як правило, раціональною організаці­єю облікових даних, одноразовим їх отриманням та передачею по всіх напрямках.

Виділяють дві послідовні стадії автоматизації обліку: механізацію облікових робіт на окремих ділянках обліку за допомогою обчислювальних пристроїв (так звану "малу механі­зацію") та комплексну автоматизацію бухгалтерського обліку в умовах автоматизованої сис­теми управління підприємством (АСУП).

Способи обробки облікової інформації поділяють на три види: паперовий, механізо­ваний і комп'ютеризований (автоматизований) залежно від виду обчислювальної техніки, що застосовується.

При цьому перші два методи можна об'єднати під загальною назвою «безкомп'ютерний спосіб», маючи на увазі не перелік технічних засобів, а саме спосіб їх використання.

Необхідно чітко відрізняти поняття механізації обліку та його комп'ютеризації (авто­матизації). При визначенні способу обробки облікової інформації головним є не тільки вид техніки, що застосовується, але й сукупність способів та методів її використання. При меха­нізації обчислювальна техніка виступає допоміжним засобом для обробки інформації, а при комп'ютеризації технічні засоби стають основним засобом ведення обліку: суттєві зміни від­буваються в процесі збирання, накопичення облікової інформації, її передачі та одержання підсумкових показників. На відміну від механізації комп'ютеризація обліку базується на сис­темному вирішенні облікових завдань за допомогою комп'ютерів.

 

Автоматизовані інформаційні технології утворюють людино-машинну облікову сис­тему, яка функціонує на базі обчислювальних мереж та інших сучасних засобів комп'ютерної техніки, що забезпечують комплексне виконання функцій бухгалтерського обліку. Автома­тизовані інформаційні технології в обліку утворюють для обліковця інтерактивне інформа­ційне середовище, що синтезується з наступних компонентів: облікової інформації, обчис­лювальної техніки та засобів телекомунікації.

Виділяють такі підходи та напрями комп'ютеризації обліку:

- системний підхід до автоматизації бухгалтерського обліку;

- розробка форм обліку, орієнтованих на використання комп'ютерів;

- трансформація методу бухгалтерського обліку.

Відрив теоретичних концепцій обліку від практики є одним з недоліків існуючих під­ходів до його комп'ютеризації. Для вирішення даної проблеми існують два шляхи: перегляд методологічних аспектів обліку безпосередньо від вимог механізації і комп'ютеризації обліку до його методології та комплексний перегляд всієї системи організації обробки облікової ін­формації.

Реалізація першого підходу дає обмежений ефект, який виражається в локальних змі­нах у методології системи обліку. Система обліку удосконалюється, в основному, в напрямку задоволення вимог комп'ютеризації, наприклад, складання та введення кодів, впорядкування первинних документів і документообігу тощо. Такий, суто індивідуальний, підхід був прида­тний для механізації завдань обліку з використанням клавішних та перфораційних обчислю­вальних машин, а також при частковій механізації окремих етапів облікових функцій на комп'ютері, в результаті чого здійснювалась обробка інформації з окремих розрізнених діля­нок бухгалтерського обліку.

Обчислювальна техніка не вносить жодних змін до принципів облікової реєстрації, і ці принципи є незмінною основою облікової реєстрації при використанні комп'ютерної тех­ніки. Використання обчислювальної техніки в обліку не зачіпає методологічних принципів того або іншого виду обліку, а тільки змінює технологію обробки облікової інформації.

В умовах КСБО методологія обліку змінюється в різних напрямах: змінюється систе­ма бухгалтерського обліку, перебудовується методологія обліку, змінюється обліковий про­цес, підвищується рівень управління, відбувається якісна та кількісна зміна облікового апа­рату та його функцій.

Найважливіші відмінності організації бухгалтерського обліку за допомогою комп'ю­терної техніки надано у вигляді таблиці (табл. 1).

Таблиця 1

Основні відмінності організації обліку при комп'ютеризованому та безкомп’ютерному

 

 

Елементи організації бухгалтерського обліку	Способи ведення облікових записів
Безкомп 'ютерний	Комп 'ютеризований
Застосування обчислю­вальної техніки в бух­галтерському обліку	Механізація окремих ділянок обліко­вих робіт	Вирішення завдання комп'ютеризації бухгалтерського обліку під час сис­темної комп'ютеризації господарської діяльності підприємства
Зв'язок управління та бухгалтерського обліку	Обробка облікових даних ві­докремлюється від процесу управ­ління. Управлінці використовують готові зведені дані	Обліковий процес не виділяється із загального процесу управління. Управлінці використовують операти­вні облікові дані
Регламентація роботи облікового апарату	Посадові інструкції, положення про бухгалтерію, накази та розпоряджен­ня керівництва, плани та графіки ро­боти бухгалтерії, схеми документоо­бігу	Праця персоналу організовується відповідно до технології, передбаче­ної в комп'ютеризованій системі бух­галтерського обліку

 

Автоматизація обліку вносить певні зміни до технології роботи бухгалтерії. Так, один виконавець поєднує функції декількох суміжних ділянок обліку, наприклад, касир не тільки виписує прибуткові та видаткові касові ордери, але й розносить їх суми по облікових регіст­рах. Те ж саме відбувається при обробці одного первинного документу, який стосується де­кількох ділянок обліку. При проведенні оплати послуг постачальнику платіжним дорученням одночасно можна обробити і рахунок постачальника, дані якого розносяться по об'єктах та шифрах аналітичного обліку. При цьому одразу ж формуються відомості про витрати на ви­робництво. Всі названі вище операції може виконати одна людина, до того ж, тільки вона відповідає за результати своєї роботи.

Реальний масштаб часу введення бухгалтерських операцій за допомогою комп'ютер­ної мережі дозволяє суттєво прискорити весь процес обліку. При зміні даних на одному ро­бочому місці результати одразу ж стають доступними всім користувачам, які працюють в цій мережі. Тому при такій організації вимагається висока дисципліна користувачів і відповідна кваліфікація всіх співробітників, які вносять інформацію до загальної бази даних.

Стандартні підходи до обробки даних (єдина ідеологія побудови системи, стандартні елементи організації робочих місць тощо) дають можливість взаємозамінювати бухгалтерів на різних ділянках роботи. Завдяки цьому скорочується кількість часу працівників бухгалте­рії на виконання облікових функцій, зростають можливості для аналізу, статистичної оброб­ки та підготовки аналітичної інформації, призначеної для ефективного управління підприєм­ством.

Спеціалізовані бухгалтерські програми дозволяють:

1) складати оборотну відомість і баланс в будь-який момент часу при будь-якій кіль­кості введених господарських операцій. Це надає можливість в процесі обліку складати кіль­ка проміжних оборотних відомостей для визначення собівартості продукції з врахуванням незавершеного виробництва, обороту по реалізації, прибутку, окремих податків тощо;

2) в будь-який момент часу коригувати введені операції:

- змінювати суму, дату, зміст і коментарі;

- доповнювати журнал операцій новими операціями в будь-якому місці і порядку; - цілком та безслідно знищувати будь-які операції;

3) будувати різноманітні звіти на підставі журналу операцій.

Головним призначенням бухгалтерської програми є полегшення рутинної робо­ти бухгалтера зі складання різних відомостей, журналів та звітів. За умови правильного роз­несення сум первинних документів по синтетичних рахунках, точного зазначення аналітич­них об'єктів зведені дані розраховуються комп'ютером автоматично. До того ж, вкрай низь­кою є ймовірність припущення арифметичних помилок, а також помилок, пов'язаних з не­правильним перенесенням тієї чи іншої цифри.

Можливості УІС

На відміну від традиційного бухгалтерського обліку, що зосереджується на вирішенні, насамперед, таких фінансових питань, як сплата податків і подання звітності відповідним ор­ганам, сучасний облік дозволяє керівнику одержувати значну кількість оперативної управ­лінської інформації, наприклад, про:

- наявність коштів на рахунках в банку (розрахунковому, валютному та інших);

- розмір поточної заборгованості перед банком;

- розмір поточної заборгованості перед бюджетом;

- наявність матеріалів, товарів, готової продукції на складах підприємства;

- стан розрахунків з дебіторами і кредиторами.

Це відбувається завдяки інтеграції обробки різних видів первинної економічної інфо­рмації, яка використовується окремими функціями управління, тобто облікової (єдиної), планової, нормативної, технологічної, виробничої, оперативно-технічної бази та ін. Це і при­зводить до створення єдиної інформаційної бази (результат інтегрування обробки), дані з якої можуть потім багаторазово використовуватися всіма службами та підрозділами підпри­ємства. Якщо в умовах ручної обробки даних створювали і обробляли необхідну інформацію різні служби, що зумовлювало певний "різнобій", то в КІС така обробка є одночасним і єди­ним технологічним процесом, який призводить до скасування паралелізму і дублювання, до принципу однократної фіксації, а також до єдності і уніфікації форм документації, показни­ків, класифікації інформації, системи кодування тощо.

Використання засобів автоматизації дозволяє практично повністю вирішити проблему точності і оперативності інформації. Протягом декількох хвилин може бути підготовлена рі­зноманітна і деталізована інформація, необхідна для прийняття ефективних рішень.

До того ж, правильний вибір засобів автоматизації та програмного забезпечення до­зволяє легко і миттєво адаптувати роботу бухгалтерії до правових норм, які часто змінюють­ся.

Управлінські інформаційні системи сьогодні дозволяють:

- обробляти і зберігати велику кількість однакових в структурному плані одиниць ін­формації (наприклад, адреси із зазначенням імені, міста, вулиці, телефону, поштового індек­су тощо);

- здійснювати вибірку інформації з великої кількості даних (пошук адреси, назв фірм чи телефонів будь-яких конкретних осіб тощо);

- виконувати складні математичні розрахунки (складати графіки повернення кредиту на кілька років вперед тощо);

- одержувати паперову копію будь-якого документу (первинних документів, форм зві­тності тощо) за декілька секунд;

- багато разів відтворювати будь-які дії (наприклад, роздруковувати примірники пев­ного документу тощо).

Для вирішення різноманітних завдань за допомогою персональних комп'ютерів засто­совують пакети прикладних програм, які дозволяють вводити в комп'ютер дані та виконува­ти над ними різні операції.