Забезпечення системи обліку в умовах автоматизації

 

Основою обробки облікових задач є різні види інформаційних масивів.

Перший вид зв'язаний із процесами збору і реєстрації первинних документів. При використанні ПЕОМ з'являється можливість формування їх машиною, що автоматизує процес створення документів. Однак не виключена можливість надходження на ПЕОМ і первинних документів, заповнених ручним способом.

Другий вид інформаційного забезпечення - файли змінної й умовно-постійної інформації на машинних носіях і в пам'яті ПЕОМ (база даних). Файли змінної інформації формують на підставі даних первинних документів і використовують однократно при рішенні задачі за визначений період (наприклад, масиви робочих парадів, прибуткових ордерів, видаткових касових ордерів, накладних і ін.).

Файли умовно-постійної інформації створюють однократно при впровадженні проекту, використовують багаторазово й періодично коректують. До них належать масиви різних нормативів, довідкові дані, План рахунків, інвентарні картки обліку основних засобів, персональні картки працюючих і ін.

Інформаційне забезпечення бухгалтерського обліку характеризується великим обсягом різноманітних первинних документів, що виникають у різних підрозділах як поза, так і всередині бухгалтерії, а також широким використанням нормативно-довідкової документації.

До інформаційного забезпечення бухгалтерського обліку можна віднести ряд типових інформаційно-довідкових програм: “Ліга”, “Консультант-бухгалтер”, “Консультант-плюс”, “Гарант”, “Юридичний довідник” та ін. Програма “Ліга” містить роз'яснення фахівців про порядок застосування різних правових норм. Поповнення інформації відбувається через загальну мережу поширення правової інформації. Програма складається із двох частин:

1. Інформаційний банк, що містить укази Президента, закони Верховної Ради, нормативні документи Міністерства фінансів України, Податкової адміністрації, інструкції НБУ і т.п. Документи систематизують за темами: податки, трудове право, цивільне право, господарське законодавство, зовнішньоторговельна діяльність.

2. Інформаційний банк «Питання-відповіді», що містить офіційні й неофіційні роз'яснення різних організацій, консультації ведучих юристів, економістів і аудиторів.

Усі господарські операції реєструють у первинному бухгалтерському документі - повному й достовірному письмовому свідченні про здійснення господарської операції. Документи мають юридичну чинність. Загальне методичне керівництво з їхнього формування і застосування здійснює Міністерство фінансів і Держкомстат України, що видають положення про документи, розробляють типові форми первинних документів, установлюють порядок їхнього заповнення і застосування, видають інструктивні й методичні матеріали.

Типові бухгалтерські документи поділяють на міжгалузеві й галузеві. Міжгалузеві - єдині для застосування у всіх підприємствах і організаціях. До них відносять документи по обліку основних засобів, касові й платіжні документи, документи для розрахунку з підзвітними особами. Розроблено рекомендації з ведення бухгалтерського обліку й застосуванню єдиних облікових регістрів на малих підприємствах.

Галузеві форми носять рекомендаційний характер. На їхній основі кожна галузь може розробляти свої форми документів з урахуванням специфіки обліку в даній галузі. Галузеві форми документів застосовуються на ділянках обліку праці і заробітної плати, обліку матеріалів, обліку готової продукції.

Усі первинні бухгалтерські документи розробляють з урахуванням вимог Державних стандартів, уніфікованої системи документації і відбивають вимоги, пропоновані комп'ютерною обробкою.

Документи бухгалтерського обліку класифікують за різними ознаками:

• призначенням — розпорядницькі, виконавчі (виправдувальні), облікового оформлення, комбіновані;

• змістом господарських операцій — матеріальні, грошові, розрахункові;

• обсягом відображених операцій — одиничні (первинні) і зведені;

• способом використання — разові і накопичувальні;

• числом позицій, що враховуються — однорядкові й багаторядкові;

• місцем складання — внутрішні й зовнішні;

• способом заповнення — вручну, за допомогою засобів автоматизації обліку.

Розпорядницькі — це документи, що містять дозвіл на здійснення якої-небудь господарської операції, наприклад, наказ по підприємстві на відрядження є розпорядницьким документом для видачі суми під звіт відрядженому обличчю.

Виконавчі (виправдувальні) — це документи, що містять інформацію про виконання розпорядження.

Велика частина бухгалтерських документів — комбіновані (розпорядчо-виконавчі), наприклад, платіжна відомість на оплату праці, підписана розпорядниками кредитів, є для касира розпорядницьким документом, а після того, як заробітна плата видана, відомість набуває статусу виконавчого (виправдувального) документа.

Документ облікового оформлення містить бухгалтерську проводку (кореспонденцію рахунків). До них належать меморіальні ордери, листки-розшифровки.

Матеріальні документи оформляють операції з руху товарно-матеріальних цінностей (матеріалів, палива, тари, запасних частин, МШП, напівфабрикатів, готової продукції).

Розрахункові документи служать для оформлення розрахункових взаємин підприємства зі своїми контрагентами з виникаючих зобов'язань (наприклад, рахунки, рахунки-фактури, платіжні вимоги-доручення).

Одиничний первинний документ є носієм інформації про одну господарську операцію, а зведений — про всю сукупність однотипних господарських операцій за визначений відрізок часу (день, тиждень, декаду, місяць). Він складається на підставі одиничних (первинних) документів.

Разовий документ використовують для здійснення однократної господарської операції, а накопичувальний — для багаторазового здійснення одноразових господарських операцій у межах установлених термінів. Так, для відпустки матеріалів щораз необхідно оформляти новий документ — вимога на відпустку. За лімітно-забірними картами матеріали зі складу відпускають у межах установленого ліміту протягом місяця багаторазово.

Однорядковий документ містить одну облікову позицію; багаторядковий — дві і більше позиції. Однорядкові документи (наприклад, для оформлення надходження матеріалів і їхньої видачі) застосовують при ручній техніці ведення обліку, оскільки їхнє використання полегшує групування документів (по номенклатурних номерах, видам матеріалів і напрямкам витрати). В умовах автоматизованої обробки даних із використанням комп'ютерів застосовують багаторядкові документи.

Техніка оформлення облікових документів (вручну чи на комп'ютерах) залежить від ступеня технічної оснащеності комп'ютерами бухгалтерської служби підприємства, його виробничих і функціональних підрозділів. Але діючі правила оформлення окремих господарських операцій у ряді випадків припускають складання документа вручну.

Систему нормативно-довідкової інформації організовують і ведуть у складі єдиної бази даних автоматизованої форми обліку. Це зумовлено тим, що найбільш повно й ефективно облікові дані використовують за умови доцільної систематизації облікових, планових, нормативних показників у вигляді бази даних в ЕОМ і на машинних носіях інформації. База даних з комплексом програм управління дає змогу без значних змін в технології обробки інформації багаторазово використовувати облікові дані для аналізу господарської діяльності, складання звітів, задоволення запитів функціональних підрозділів і окремих управлінців.

Нова інформаційна технологія обробки економічних задач, організація АРМ і обчислювальних мереж, типові й індивідуальні проекти орієнтовані на організацію бази даних різної конфігурації: централізованої, розподіленої і локальної.

При цьому створюють базові масиви, загальні для підприємства й організації (працівники, матеріали, постачальники, покупці, готова продукція, нормативи, розцінки, довідкові дані, підрозділи, посади й ін.), а також локальна база, використовувана тільки при рішенні бухгалтерських задач (рахунка бухгалтерського обліку, типові проводки, журнал господарських операцій, особові рахунки, інвентарні картки основних засобів, картки рахунка й ін.).

Склад інформаційної багаторівневої розподіленої бази даних визначають у ході складання робочого проекту АІС підприємства. Можна відзначити ще один момент в організації бази даних при використанні типових проектів.

У типових проектах, як правило, передбачається склад бази даних, єдиних для всіх підприємств (план рахунків бухгалтерського обліку, видів оплат і утримань по заробітній платі, видів операцій руху матеріалів, типові проводки й ін.). Користувач за своїм розсудом може вносити зміни в ці масиви, створювати інші базові масиви, склад яких визначає конкретний користувач і заповнює його вручну (підрозділи, співробітники, матеріали й ін.).

Класифікатори й коди використовують для складання бухгалтерських звітів, зведень і угруповань на підставі виділеної групувальної (однієї чи кількох) ознаки, наприклад, працівників за підрозділами, цехами, бригадами. При комп'ютеризації бухгалтерських задач використовують класифікатори різних видів: загальнодержавні, галузеві і локальні.

Загальнодержавні класифікатори (ЗК) - єдині для України, використовують у бухгалтерському обліку в обмеженій кількості. До них можна віднести: загальнодержавний класифікатор підприємств і організацій (ЗКПО), ЗК галузей народного господарства (ЗКГНГ), код організаційно-правової форми (КОПФ), коди органів управління державним майном, код одиниці виміру та ін. Як правило, ці коди проставляють у заголовній частині зведеної бухгалтерської звітності і не використовують при вирішенні бухгалтерських задач локальних ділянок обліку на підприємстві. Необхідність у них виникає тільки при комп'ютерній обробці зведених бухгалтерських документів.

Галузеві класифікатори використовують для кодування інформації, специфічної для даної галузі. З огляду на те, що бухгалтерський облік ведуть у всіх галузях, віднесемо до цієї групи класифікатори, єдині для бухгалтерського обліку, незалежно від галузевої приналежності підприємства й організації. Як правило, ці класифікатори є однаковими у всіх типових проектах, тому немає необхідності їхнього проектування на підприємстві при комп'ютеризації бухгалтерських задач. До них належать коди синтетичних рахунків бухгалтерського обліку, видів оплат і видів утримань із заробітної плати, видів операцій руху матеріальних засобів, норм амортизаційних відрахувань, категорій платників податків, касових операцій. Локальні коди — індивідуальні, характерні тільки для конкретного підприємства, тому їх проектування ведуть на конкретному підприємстві навіть при придбанні типового проекту.

Проектування кодів на підприємстві вимагає дотримання системного підходу, тобто коди повинні бути застосовні у всіх підрозділах підприємства при рішенні різних задач. Так, наприклад, коди підрозділів повинні бути єдиними при обробці облікових задач, задач обліку кадрів, виробничому облікові.

У той же час деякі коди використовують тільки для бухгалтерських задач. Виходячи зі сказаного локальні коди можна розділити на дві групи. Перша група — це коди, єдині для підприємства: структурних підрозділів, матеріалів, готової продукції, деталей і вузлів; коди устаткування, табельних номерів, постачальників і споживачів, спеціальностей. Другу групу кодів використовують тільки при рішенні бухгалтерських задач: коди рахунків, субрахунків, основних засобів, матеріально відповідальних осіб.

Технологія електронної обробки задач - сукупність строго регламентованих людино-машинних операцій, виконуваних у визначеній послідовності, починаючи від моменту створення первинного бухгалтерського документа і закінчуючи складанням зведеної фінансової звітності.

Сучасний етап характеризується створенням нової комп'ютерної інформаційної технології на базі децентралізованої обробки бухгалтерських задач. Розглянемо її відмітні моменти.

- Застосування комп'ютерів, установлених на робочому місці користувача, де рішення задач виконує бухгалтер безпосередньо на своєму робочому місці.

- Формування локальних і багаторівневих обчислювальних мереж, що забезпечують інтегровану обробку економічних задач різних підрозділів підприємства (організації, фірми).

- Істотне збільшення складу бухгалтерських розрахунків, виконуваних обчислювальною технікою.

- Створення єдиної розподіленої бази дані підприємства для різних підрозділів.

- Можливість формування машиною первинних бухгалтерських документів, що забезпечує перехід до безпаперової технології і скорочує трудомісткість операцій зі збору та реєстрації документів.

- Інтеграція рішення комплексів бухгалтерських задач.

- Можливість організації інформаційно-довідкового обслуговування бухгалтера шляхом здійснення діалогового режиму.

Нова інтегрована технологія - складний інформаційно-технологічний і програмний комплекс, проектований у тісному взаємозв'язку.

Технологічний процес розробляють у ході складання робочого проекту. Усі операції технологічного процесу виконують на ПЕОМ послідовно на одному робочому місці й відповідно до структури.

У зв'язку з розвитком електронно-обчислювальної техніки й появою персональних комп'ютерів з'явилася можливість кардинальної зміни підходу до постановки бухгалтерського обліку. Це зв'язано з ростом кількості ПЕОМ, підвищенням їх технічних характеристик, зниженням цін на них.

Вирішуючи питання автоматизації обліку, необхідно враховувати ряд факторів, зв'язаних із специфікою фінансово-господарської діяльності конкретного підприємства, його економічними можливостями, а також рівнем підготовки персоналу. Підбір оптимальної конфігурації технічних засобів і програмного забезпечення є серйозною проблемою, із яким зіштовхується підприємство. Це зв'язано з тим, що серед співробітників підприємства рідко зустрічаються фахівці, що розбираються в питаннях комп'ютеризації бухгалтерського обліку. Для складання індивідуального проекту не у всякого підприємства вистачить засобів, тому важливе значення тут має правильний вибір типового проекту й адаптація його до конкретних умов свого підприємства. Як правило, варто вибирати фірму, що забезпечує конкретну допомогу у впровадженні типового проекту і гарну документацію, що видає, по його освоєнню. При виборі типового проекту малому підприємству необхідно орієнтуватися на добре зарекомендували себе фірми, ознайомитися з результатами конкурсів програм автоматизації бухгалтерського обліку, що регулярно публікуються в періодичних виданнях.

Комп'ютеризацію бухгалтерського обліку на малих підприємствах ведуть на основі великої кількості програмних засобів, що належать до класів «Міні-бухгалтерія» і «Інтегрована бухгалтерська система».

В умовах децентралізованої обробки, коли всі операції технологічного процесу виконує бухгалтер на своєму робочому місці, трохи змінюється зміст традиційних етапів технологічного процесу. Виконання всіх операцій визначає меню програми, що висвічується на екрані відразу ж після включення машини. Меню це - перелік блоків (модулів) програми, де кожен модуль виконує визначені функції технологічного процесу, починаючи від уведення первинних документів і закінчуючи складанням зведених звітів.

У технологічному процесі, виконуваному на ПЕОМ, можна виділити наступні етапи: підготовчий, початковий і основний.

Підготовчий етап зв'язаний з підготовкою програми й інформаційної бази до роботи. Особливе значення цей етап має на початковому періоді, при впровадженні задачі, бухгалтер заносить у машину довідкові дані підприємства, коректує план бухгалтерських рахунків і склад типових проводок. Заповнюють і коректують різні довідники: підрозділів, підприємств, матеріалів, постачальників, покупців і т.д. При впровадженні проекту один раз вручну вводять залишки за балансовими рахунками, які надалі формуються автоматично. Тут же передбачене виконання операцій по встановленню розрахункового періоду. Для виконання цих операцій використовують відповідні меню програми.

Початковий етап зв'язаний з операціями збору і реєстрацією первинних документів. Як уже відзначалося, можливе формування документів чи вручну автоматично. У нашому прикладі автоматичне формування відбувається шляхом звертання до блоку меню «Документи». У результаті формують документи з надходження і витрат матеріалів на складі. Уведення даних первинних документів у машину відбувається періодично, у міру надходження даних.

Програма введення документів передбачає виконання наступних функцій:

• складання регістра введених документів із присвоєнням унікального їхнього номера, дати виписки і. інших ознак;

• автоматичне введення в документ довідкових і умовно-постійних ознак (постачальники, ціна й ін.);

• перетворення введеної цифрової інформації в алфавітну;

• автоматичне виконання проводок у журналі господарських операцій;

• видалення невірних документів;

• контроль і коректування невірної інформації;

• друк первинного документа;

• дублювання документів.

Початковий етап закінчується розміщенням даних документів у базові масиви.

Основний етап є завершальним етапом роботи із програмою і зв'язаний з одержанням різних звітних форм. У нашому прикладі для його виконання використовується модуль меню «Звіти», що дозволяє одержати такі документи, як «Відомість залишків товарно-матеріальних цінностей», Оборотна відомість» і ін. У ході виконання основного етапу машиною забезпечується одержання з бази даних різних комбінованих (робітників) масивів, використовуваних для складання звітів. Кожен робочий масив підлягає сортуванню за ключовим словом (наприклад, номенклатурним номером матеріалу) і підрахунку в ньому підсумкових даних. У результаті формується звітна форма, що потім видається на друк.

Можливо також виконання таких операцій, як архівування даних на машинні носії й формування інформації для передачі на інші АРМ.

Для сучасного етапу розвитку комп'ютерної обробки характерна інтеграція задач бухгалтерського обліку, передбачена операціями технологічного процесу. Суть його в тім, що, обробляючи кожну ділянку бухгалтерського обліку на окремому АРМ, формується інформація, що згодом поєднується й використовується головним модулем програми для одержання зведеної бухгалтерської звітності.

Важливим елементом реалізації технології обробки облікових задач є його програмне забезпечення. На ринку комп'ютерних програм України представлений широкий спектр варіантів бухгалтерських програм, призначених для різних підприємств, фірм, організацій. Розробка програмних продуктів ведеться численними вітчизняними фірмами, найбільш відомі з них «1С: Бухгалтерія», «Вітрило», «Інтелект-Сервіс», «Інфософт», «Хакерс-Дизайн» і ін. Основою класифікації функціональних пакетів бухгалтерського обліку може служити їхня орієнтація на мале, середнє чи велике підприємство. Багато чого фірми випускають програми в двох варіантах: локальному й мережному. Слід зазначити, що мережні варіанти набагато складніше й дорожче, вимагають здійснення нової технології «клієнт — сервер», спеціального устаткування й операційних систем, а також наявності штату фахівців з обслуговування обчислювальної мережі. Як правило, мережні версії крім, програм бухгалтерського обліку орієнтовані на комп'ютерну обробку управлінської інформації всієї чи фірми організації.

Розглянемо характеристики деяких функціональних пакетів бухгалтерського обліку.

Пакети міні-бухгалтерії призначені для бухгалтерій з малою чисельністю, без яскраво вираженої спеціалізації співробітників по конкретних ділянках обліку. Програми, орієнтовані на малий бізнес, під загальною назвою «Проводка — Головна книга — Баланс», виконують в основному функції ведення синтетичного й нескладного аналітичного обліку. Найбільш відомі пакети цього класу: «1С: Бухгалтерія», «Турбо-Бухгалтер», «Фоліо» та ін.

Пакети міні-бухгалтерії прості в освоєнні й роботі, розраховані на користувача-непрофесіонала. Незважаючи на їхню велику розмаїтість, вони мають, як правило, загальні характеристики. Наприклад, автоматичне ведення журналу господарських операцій, наявність плану рахунків і типових проводок, можливість формування ряду первинних бухгалтерських документів, автоматичне складання зведеної бухгалтерської звітності.

Пакети «Інтегрована бухгалтерська система» розраховані на ведення малого й середнього бізнесу. Головною особливістю пакетів є їхня модульна побудова. Основою пакета, як і для малих підприємств, є модуль «Проводка — Головна книга — Баланс», у який убудовані модулі по деяких ділянках обліку, де ведеться розгорнутий аналітичний облік. Наприклад, по таких ділянках обліку, як облік заробітної плати, матеріалів, основних засобів, каса, банк, договори, постачальники й іншим, ведення аналітичного обліку здійснюється в незалежному режимі, але згодом відбувається їхня інтеграція в модулі «Проводка — Головна книга — Баланс», де забезпечується складання зведеної бухгалтерської звітності. Ці пакети виросли з «міні-бухгалтерії» і є найбільш розповсюдженими. Кращими пакетами цього класу визнане «Парус», «Компех+», «Бемби+», «Бухкомплекс», «Суперменеджер».

Пакети «Комплексна система бухгалтерського обліку» є найстарішою формою існування бухгалтерських програм. Створення визначених програм під кожен розділ обліку склалося історично ще до появи сучасних персональних комп'ютерів. Пакети цього класу є найбільш раціональними для середніх і великих підприємств і передбачають наявність комплексу локальних, але взаємозалежних пакетів по окремих ділянках бухгалтерського обліку, де ведеться розширений аналітичний облік і забезпечується інтерфейс обміну інформацією між АРМ зведеного обліку й АРМ окремих ділянок обліку. Склад пакетів комплексу наступний: «Проводка - Головна книга — Баланс», облік праці і заробітної плати, облік основних засобів, облік витрат на виробництво, облік фінансово-розрахункових операцій, облік готової продукції, облік фондів, облік фінансових результатів, аналіз фінансового стану підприємства. Склад традиційного комплексу бухгалтерських задач може бути розширений за рахунок створення нових управлінських, торгових і аналітичних модулів комплексу. При цьому необхідно дотримуватися головного принципу — пакети повинні бути інформаційно взаємозалежні, що можливе лише при придбанні всього комплексу програм в однієї фірми.