Создание групп контактов

Адресовать сообщение можно группе лиц, а не отдельно каждому пользователю. Для этого можно создавать списки рассылки (группы), а потом адресовать сообщение и назначать сборы группе. Документы группы отображаются в представлении Группы. Имена в группе указывают на контактные сведения для каждого лица, поэтому при изменении адреса или телефона пользователя не нужно изменять эти данные в каждой группе, в которую он входит. В группах могут содержаться другие группы и адреса без имен.

Создать список рассылки из имеющихся контактов можно таким образом:

· открыть адресную книгу, выделить нужны имена контактов и выполнить команду Действия/Сервис/Копировать в новую группу;

· на панели действий адресной книги нажать кнопку и избрать команду Группу.

При использовании каждого из указанных способов приоткрывается форма Группа (рис. 8.16).

Рис. 8.16. Окно создания группы

В текстовом поле Название группы обязательно пишут название (имя) группы. В поле Тип задают назначение группы (по обыкновению это многоцелевая или Только почта). Для удобства группирования списков по категориям в поле Категория можно задать или избрать соответствующее значение (например, поставщики, заказчики, общие отделы и т.п.). Короткое описание создаваемой группы задается в поле Описание.

Имена контактов группы пишутся в поле Состав. Ввести имена можно из клавиатуры, разделяя их комой или завершая введение нажатием клавиши Enter, или, нажав кнопку, которая размещена по правую сторону от поля, выбрать их из адресной книги. Для автоматического упорядочения в алфавитном порядке списка имен группы следует нажать кнопку .

Завершается создание группы нажатием кнопки

Папки

Папки разрешают организовать и подать документы на экране в надлежащем виде. В Notes можно создавать папки двух типов: личные и общего пользования.

Для создания папки необходимо открыть нужную базу данных и выполнить команду меню Создание/Папка. В открытом диалоговом окне следует отметить имя папки и в области навигации выделить место ее расположения. При создании папки ее структура копирует структуру представления, используемого по умолчанию для текущей базы данных. Однако для папки можно выбрать другой тип или стиль. Если для новой структуры папки нужно использовать представление или папку, по умолчанию следует нажать кнопку ОК.

Если необходимо выбрать другой тип или стиль, необходимо нажать кнопку Дополнительно. Уровень доступа к папки избирается в поле Тип папки с помощью таких параметров:

· личные – к папки имеет доступ только лицо, которое она создала;

· общие – папка, которая доступная всем пользователям базы данных.

Стиль существующей папки избирается с помощью кнопки Копировать из. Если стиль копировать не нужно, выделяют элемент Пустая. Если ни одно из представлений или папок базы данных не отображает сведения в нужном виде, можно создать користувацьку папку с помощью кнопки
Сохранить и настроить.

Все команды для работы с папками можно вызвать с помощью контекстного меню.