Постановка задачи автоматизации управления
Объектом изучения данного дипломного проекта является предприятие ООО «ИРКЦ». При внедрении компьютерных информационных технологий в организацию преследуется основные цели: - повышение эффективности работы бизнес-процессов на предприятии; - сокращение затрат в организации; - обеспечение многофункциональности; - увеличение отдачи; - повышение производительности. Эти цели, как правило, достигаются за счет: 1. Повышения производительности труда. Она имеет отношение к скорости, стоимости и качеству выполнения рутинных задач. 2. Увеличения конкурентоспособности. Например, в 70-х гг. один крупный дистрибьютор журналов и газет начал фиксировать информацию о еженедельных поставках и возврате печатной продукции от каждого продавца. После этого он использовал программу, которая определяла доход от единицы площади каждого издания для каждого продавца, затем - сравнивал полученные результаты, группируя их по-экономически и этнически подобным районам. После этого дистрибьютор сообщал каждому из продавцов оптимальный для его района ассортимент изданий. Это позволило увеличить доход дистрибьюторам и розничным торговцам. 3. Интегрирования финансовой информации. Когда руководитель пытается оценить работу компании, он может увидеть много разных «версий правды». Финансовый отдел предоставляет одну версию отчёта о доходах, отдел продаж – другую. Остальные подразделения могут показывать свои варианты того, каков их вклад в бизнес. Единая система создает один окончательный вариант правды, который не может никем оспариваться, поскольку все используют одну систему. 4. Быстрого обслуживания заказов. В системе ERP заказ проживает всю свою жизнь – от момента появления, до той минуты, когда товар отгружается клиенту, а бухгалтерия выписывает ему счет. Имея информацию в одной системе, а не «размазанной» по множеству различных приложений, компании легче отслеживать заказ и координировать производство, складирование и отгрузку по всем подразделениям одновременно. 5. Стандартизации и ускорения процесса производства. Крупные производственные компании, особенно обладающие аппетитом приобретать и сливаться, часто обнаруживают, что многочисленные подразделения компании делают одно и то же, используя разные методы и разные компьютерные системы. ERP-системы приходят со стандартными методами автоматизации определенных шагов производственного процесса. Стандартизация этих процессов и использование единой интегрированной системы экономит время, увеличивает производительность и уменьшает головную боль. 6. Уменьшения складских запасов. ERP-системы способствуют тому, что производственный процесс протекает более гладко, улучшается процесс исполнения заказа внутри компании. Компания теперь может запасать меньше сырья, необходимого для производства продукта, и хранить меньше готовой продукции на складах. Для того чтобы радикально улучшить всю цепочку поставок, может использоваться специальный модуль SCM (Supply Chain Management – управление цепочками поставок), который сегодня входит в стандартную конфигурацию большинства ERP-систем. 7. Стандартизации информации по персоналу. В компаниях с большим количеством различных бизнес - единиц отделы кадров часто не имеют единой унифицированной методики отслеживания рабочего времени персонала и работы с ним. Это положение может исправить HR модуль ERP. Для достижения вышеуказанных целей будут смоделированные основные бизнес-процессы организации определяют ее работу и обеспечивают функционирование основной деятельности в соответствии с законодательными нормами. [33] Все смоделированные бизнес-процессы будут представлены в методологии IDEF0 ниже. Методология IDEF0 может использоваться для моделирования широкого круга автоматизированных или неавтоматизированных «систем», или предметных областей, включая любые возможные комбинации аппаратного и программного обеспечения, машин, процессов и людей. При создании новых систем IDEF0 можно использовать сначала для задания требований к системе и ее функциям, а затем для разработки собственно системы, которая соответствует заданным требованиям и исполняет заданные функции. [25] При работе с существующими системами с помощью IDEF0 можно анализировать выполняемые системой функции и документировать механизмы (средства), которыми это достигается. [23] Результатом применения IDEF0 является модель. Модель состоит из диаграмм, текста и словаря терминов, имеющих перекрестные ссылки друг на друга. Диаграммы - основной компонент модели. Все функции и взаимодействия отображаются на диаграммах в виде прямоугольников (функции) и стрелок (взаимодействия). [20] Ниже будет представлен отчет по диаграмме IDEF0 ООО «ИРКЦ». Название модели: Проведение ремонтных работ многоквартирных домов предприятием ООО «ИРКЦ». Описание: Обеспечение проведения качественного ремонта в многоквартирных домах. Точка зрения: Директор. Цель: Провести комплексный ремонт в многоквартирных домах по адресам: пр-т Горняков 40,45. Time Frame: (AS-IS)
Рисунок 3 – Диаграмма IDEF0 «Проведение ремонтных работ многоквартирных домов» в ООО «ИРКЦ»
Сделаем описание процесса и дуг контекстной диаграммы (таблица 7). Таблица 7 – Описание процесса и дуг контекстной диаграммы
Продолжение таблицы 7
Одна из наиболее важных особенностей IDEF0 состоит в постепенном представлении все большего и большего уровня детализации. [17] Таким образом, читателю оказывается представленной хорошо очерченная тема; на каждой диаграмме количество новой информации вполне доступно для усвоения. [15, 22] Далее рассмотрим диаграмму А0, которая представляет собой декомпозицию диаграммы А-0.
Рисунок 4 – Методология IDEF0 декомпозиция 1-го уровня
Рисунок 5 – Модель EPC (AS-IS) в ООО «ИРКЦ» В результате изучения функциональной структуры были выявлены следующие «узкие места» в организации работы: - высокая загруженность администратора; - ручной ввод информации операторами увеличивает вероятность ошибок, введенных данных; - человеческий фактор приводит к ошибкам в отчетах бухгалтерии; - затруднено движение заявок, утеря; - медленная скорость обслуживания граждан. Также было установлено, что организация работает в стандартных программах, имеющие минимальный набор возможностей и инструментов. Администратор отметил, что нехватка программного обеспечения увеличивает в разы обслуживание системы. В связи с ручным оформлением отчетности понижается качество выполненных работ сотрудниками, а человеческий фактор увеличивает риски возникновения ошибок.
1.3 Анализ существующих решений и обоснование выбора технологии внедрения решения «1С: Управление предприятием ЖКХ»
Предварительно нужно выбрать решение на основе которой будет выполнено внедрение. На данном этапе выполняется обследование и изучение существующих продуктов для внедрения автоматизированной информационной системы управления для ООО «ИРКЦ». Для того чтобы определиться какое решение наиболее подходит для нашей организации мы будем руководствоваться критериями. Критериями как правило являются [22]: - низкая стоимость; - гибкость; - масштабируемость; - функционирование в сети разделенного доступа; - широкий функционал. В настоящее время на рынке типовых проектных решений существует множество различных систем автоматизации организаций, функционирующих в сфере предоставления жилищно-коммунальной услуг. К наиболее крупным и известным программным продуктам можно отнести следующие системы [25, 26]: - «Качественное управление бизнесом: управление жилыми домами» (г. Москва); - «Программный комплекс Град» (г. Бердск); - «Система Эксплуатации Недвижимости. 1.0» (г. Санкт-Петербург); - ПТК «Радей» (г. Саратов); - «СТЕК-ЖКХ» (г. Ярославль); - «1С: Управление предприятием ЖКХ» (г. Москва). Список имеющихся на рынке информационных систем для предприятий жилищно-коммунальной сферы достаточно большой и не ограничивается вышеперечисленными системами. Однако стоит отметить, что помимо систем управления многоквартирными домами, а именно техническим обслуживанием, существуют также системы, связанные с областью энергоресурсосбережения в жилищно-коммунальном хозяйстве. Такие системы позволяют контролировать расход электроэнергии, газа, тепла, горячей и холодной воды. [32] Возвращаясь к автоматизированным системам управляющих компаний следует отметить, что они обладают определенными функциями и имеют ряд особенностей, связанных именно с областью применения этих систем в сфере управления жилищно-коммунальным комплексом. «Качественное управление бизнесом: управление жилыми домами». Данная система позволяет собирать, хранить, обрабатывать и оперативно предоставлять данные для управления жилым фондом и потребителями жилищно-коммунальных услуг и за счет этого позволяет повысить оперативность и облегчить работу инженеров, технических служб, диспетчеров, контролировать деятельность предприятия, а также четко отслеживать и оценивать результаты работы организации по управлению жилыми домами. К числу основных разделов базы данных системы относятся: характеристика и техническое состояние жилых домов, характеристика и состав потребителей услуг, база заключенных договоров с контрагентами, справочник контрагентов, состав, характеристика и объемы предоставляемых услуг, тарифы на ЖКУ, база поступивших и отработанных заявок, жалоб потребителей на качество жилищно-коммунальных услуг и услуг по управлению и др. [25] «Программный комплекс Град». Данная система предлагает комплексную автоматизацию всех участников современного ЖКХ. В информационное взаимодействие системы вовлечены не только городской РКЦ и управляющие компании, но и поставщики ресурсов, отдел пособий и социальных выплат и др. В основе учета лежит централизованный учет объектов недвижимости, населения, потребляемых услуг и финансы. Схема документооборота учитывает все нормативные акты и разграничивает зоны ответственности. «ПК Град» позволяет вести адресный реестр договоров услуг, абонентов, тарифов, льгот, приборов учета, делать индивидуальные и групповые начисления, перерасчеты и корректировки. Программный комплекс работает в многопользовательском режиме, разграничивая права доступа, как по признакам функциональной деятельности (роли), так и по правам управления. [22] «Система Эксплуатации Недвижимости. 1.0». Система Эксплуатации Недвижимости – это комплексный программный продукт, который автоматизирует создание базовых документов по эксплуатации недвижимости, а также обеспечивает эффективную работу с ними. Программа предназначена для руководителей эксплуатационных служб, разнопрофильных объектов недвижимости, главных инженеров, менеджеров по эксплуатации. Данная программа легко адаптируется под особенности конкретного объекта (торговый, офисный или многофункциональный центр). Также система разработана для решения прикладных текущих задач, возникающих при организации процесса технического обслуживания зданий. Основной принцип работы – наполнение программы информационным объемом и затем последующая интерактивная работа с созданными документами. [21] Программно-технический комплекс «Радей». Комплекс предназначен для автоматизации расчетов и платежей в сфере ЖКХ. ПТК «Радей» решает задачи комплексной автоматизации процессов начисления, сбора, обработки и перечисления платы за жилищно-коммунальные услуги с учетом льгот и субсидий, а также процессов сбора и обработки информации и предоставления ее участникам системы: поставщикам услуг, органам власти и другим организациям. [19] «СТЕК-ЖКХ». Комплекс предназначен для повышения эффективности управления за счет автоматизации расчетов с абонентами и поставщиками жилищно-коммунальных услуг, подомового учета доходов и расходов, оперативного получения необходимой аналитической информации. Комплекс «СТЕК-ЖКХ» применяется в Управляющих компаниях, ТСЖ, ЖСК, Расчетных центрах, Службах Заказчика. «СТЕК-ЖКХ» включает в себя следующие программы: « Расчеты с абонентами – население», «АРМ Кассира», «Паспортный стол», «Подомовой учет», «Работа с должниками», «Расчеты с абонентами - юридическими лицами». [16] «1С: Управление предприятием ЖКХ». Программа позволяет автоматизировать выполнение всех ключевых задач предприятия сферы ЖКХ – как профильных (планирование и контроль работ, учет жилого и нежилого фонда, расчет стоимости услуг, контроль платежей), так и общих (бухгалтерский и кадровый учет, документооборот). Данный продукт предназначен для использования на предприятиях разной формы собственности и направления деятельности в жилищно-коммунальной сфере: ЖЭУ, ДЭЗов, ТСЖ, администраций коттеджных поселков и закрытых жилых комплексов, клининговых организаций и т.д. [30] Программа решает задачи: - учета жилого и нежилого фонда, сопутствующей инфраструктуры; - управления финансами: расчет расходов, определение стоимости услуг, контроль поступающих платежей, начисление пени и т.д.; - автоматизации оформления документов, как для массовой рассылки (квитанции, извещения), так и для сопровождения работы организации; - планирования деятельности с учетом нормативов коммунального обслуживания, наличия денежных средств и т.д. Результаты внедрения: - возможность отказаться от услуг РКЦ; - повышение эффективности за счет планирования и контроля качества; - оптимизация работы аварийно-технической службы; - снижение числа ошибок, риска утраты или несанкционированного доступа к данным. Все выше представленные системы обладают достаточно широким функционалом в сфере информационного обеспечения ЖКХ, что же касается ценовых характеристик можно отметить, что стоимость приобретения готового проектного решения в расчете на требуемое количество мест автоматизации составляет: - «Качественное управление бизнесом: управление жилыми домами» –570 000 руб.; - «Программный комплекс Град» – 480 000 руб.; - «Система Эксплуатации Недвижимости. 1.0» – 410 000 руб.; - Программно-технический комплекс «Радей» – 510 000 руб.; - «СТЕК-ЖКХ» – 470 000 руб. - «1С: Управление предприятием ЖКХ» - 237 500 руб. Таблица 8 – Сравнение существующих продуктов для предприятий
Проведенный анализ на таблице 8 показал, что, несмотря на довольно широкий спектр современных типовых средств автоматизации, представленных на рынке, и их мощные функциональные возможности, цена слишком высока, за исключением последнего продукта. Связи с этим, было принято решение об использовании «1С: Управление предприятием ЖКХ», так как данный продукт удовлетворяет все выбранные критерии для внедрения. Использование этой программы позволит оптимизировать все существующие бизнес-процессы, также снизит загруженность администратора, поскольку многие проводимые операции выполнялись бы автоматически в системе. Внедрение решения «1С: Управление предприятием ЖКХ» позволит достичь следующих преимуществ [30]: - решение нацелено на максимальное соответствие потребностям в автоматизации наиболее важных для предприятий бизнес-процессов; - позволяет сокращать издержки потребителей при внедрениях за счет того, что поставляются в качестве готовых решений; - продукт распространяется и внедряется партнерской сетью фирмы "1С", обладающей большим опытом автоматизации предприятий и технологией стандартного внедрения и осуществляют техническую поддержку. Для внедрения решения была выбрана методология 1С: Технология быстрого результат, технология внедрения тиражных программных продуктов семейства «1С: Предприятие», направленная на получение быстрых, регулярных результатов и предполагающая снижение финансовых рисков. Технология имеет свою модель жизненного цикла, ограничения и область применимости. [11] Преимущества: - получение быстрых результатов - краткосрочное планирование и максимальная гибкость - автоматизация наиболее приоритетных участков - максимальное соответствие автоматизируемому процессу и функции (AS IS) - последовательное, постепенное и бережное проведение изменений в компании (никаких «революций») - относительно невысокая компетенция менеджера проекта Недостатки: - необходимость контроля объема технологических изменений и организационных изменений, происходящих в компании - необходима активность и высокая скорость принятия решений заказчиком - высокие требования к коммуникативным навыкам членов команды проекта. Ключевые критерии применения ТБР: - критичность технологических изменений – относительно небольшие изменения (например, в отчетах), не затрагивающие архитектуру приложения; - критичность организационных изменений – внедрение ИТ-системы неминуемо связано с организационными преобразованиями в компании, однако ТБР эффективна только в условиях небольших и относительно локальных организационных изменений, преобразований, находящихся в рамках полномочий заказчика системы и не затрагивающих принципы управления компанией; - готовность компании к быстрому принятию решений – ТБР работает только в условиях, когда заказчик ИТ-системы может и готов быстро принимать решения; короткий цикл обратной связи достижим только в условиях быстрого принятия решений; - готовность методологий и политик учета – быстрых результатов не удастся добиться, если, кроме внедрения программного продукта, будет вестись разработка и утверждение методологий.
|
