В управленческой деятельности

Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе – деловая корреспонденция) ­– общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, в том числе и электронной.

Письма – самая большая разновидность управленческих документов. Они служат средством общения и обмена информацией между учреждениями и частными лицами. Они составляют 80 % входящей и исходящей документации.

Письма составляются по самым различным вопросам деятельности. Их содержанием могут быть: запросы, уведомления, соглашения, претензии, изменения, сообщения, замечания, рекомендации, отзывы, разъяснения, напоминания и тому подобное. От их назначения зависит и их разновидность.

Официальное письмо – один из важнейших каналов связи пред­приятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают мате­риальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, теле­графа, факса, модемной связи и т.д., – объем переписки даже на не­большом предприятии весьма велик.

Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы: инициативные и ответные. Инициативные письма – это письма требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу, предложения, запрос к адресату в решении каких-либо вопросов. Тематика таких писем не ограничена. Ответные письма по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса. Ответ должен быть изложен в конкретной и четкой форме. В ответных письмах обязательно есть ссылка на номер и дату инициативного письма. Этот реквизит переносится из инициативного в бланк ответного письма

Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма.

К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает от­сутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет ра­боту с ним. Например: отсутствие в письме заголовка к тексту затруднит его обработку при поступлении точно также и отсутствие отметки о приложении при наличии приложения внесет неразбериху на первом этапе документооборота «прием и первичная обработка документов».

Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно зани­мать не более страницы. Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой значи­мости официальных писем, их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что язык законов.

Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Унификация затрагивает все уровни и аспекты язы­ка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуа­цию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в ос­новном не индивидуальные, а групповые интересы - интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллек­тивного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложе­ния в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу - коллективный характер производственных отношений. Технической же его базой является компьютеризация.