Реквизиты служебного письма
Реквизиты – это обязательные признаки (элементы документа), установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 на УСОРД. Основой для конструирования формуляров и бланков является Формуляр-образец всех видов управленческой документации. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Площадь, отводимая формуляром-образцом для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках. Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет организовать централизованное изготовление бланков для писем, уменьшить стоимость машинописных работ, сократить визуальный поиск необходимой информации, расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 30 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов, для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов: 01. - Государственный герб Российской Федерации; (если это государственная организация с правом изображения этого реквизита) 02. - герб субъекта Российской Федерации; (если это государственная организация с правом изображения этого реквизита) 03. - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04. - код организации; 05. - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06. - идентификационный номер налогоплательщика; 07. - код формы документа; 08. - наименование организации; 09. - справочные данные об организации; 11.- дата документа; 12.- регистрационный номер документа; 13. - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 15.- адресат; 17.- резолюция; 18.- заголовок к тексту; 19.- отметка о контроле; 20.- текст документа; 21.- отметка о наличии приложения; 22. - подпись; 23. - гриф согласования документа; 24. - визы согласования документа; 25. - оттиск печати; 27.- отметка об исполнителе; 28.- отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29.- отметка о поступлении документа в организацию; 30.- идентификатор электронной копии документа; Это максимальный набор реквизитов письма, причем 1-ый и 2-ой реквизиты используются только государственными организациями, имеющими право на их изображение в своих бланках. Реквизит под номером 03 используется только тогда, когда он утвержден в уставе организации. Обязательными реквизитами официального письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, дата документа, номер письма, заголовок, текст, подпись, адресат, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Итак, правила оформления реквизитов письма.
Реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак» В бланках ряда организаций (особенно коммерческих), учреждений и предприятий помещается эмблема. Это символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия или фирмы зарегистрированное в определенном порядке. ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует в качестве эмблемы использовать зарегистрированный товарный знак (торговую марку фирмы). Эмблема облегчает поиск документа, улучшает эстетический вид бланка. Эмблему помещают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации или на левом поле бланка на уровне названия организации. Реквизиты 04 «Код организации»
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). От левого поля в угловом штампе расположения реквизитов, центровано - в продольном штампе.
Реквизит 05 «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. В угловом штампе проставляется от 2-го положения табулятора на уровне реквизита «код организации». В продольном – центровано.
Реквизит 06 «Идентификационный номер налогоплательщика»
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами проставляется от левого поля в угловом штампе расположения реквизитов, в продольном – центровано. Реквизит 07 «Код формы документа» Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). В угловом штампе проставляется от 2-го положения табулятора на уровне реквизита «идентификационный номер налогоплательщика». Например: Реквизиты 04, 05, 06, 07 в угловом штампе располагаются после реквизита «справочные данные об организации» таким образом:
672000 Москва, ул. Ленинградская, 16 Тел.\ факс (095) 718-78-74 Р/С 456765432
ОКПО 02842708 ОГРН 1027700380795
ИНН/КПП 77080340/771001 ОКУД 23456789
В угловом штампе эти же реквизиты могут быть сцентрованы по отношению к самой длинной строке реквизита, но это возможно только с использованием объекта «надпись», например:
в продольном штампе этиреквизиты располагаются таким образом:
|
