Реквизиты служебного письма

 

Реквизиты – это обязательные признаки (элементы документа), установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и распо­ложение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 на УСОРД.

Основой для конструирования фор­муляров и бланков является Формуляр-образец всех видов управленческой документации. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Пло­щадь, отводимая формуляром-образцом для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в пе­чатных знаках.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет организовать централизованное изготовление бланков для писем, уменьшить стоимость машинописных работ, сократить визу­альный поиск необходимой информации, расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обра­ботке писем.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, документы могут содержать (в зависи­мости от назначения) до 30 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов, для каждого вида доку­мента определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав рек­визитов:

01. - Государственный герб Российской Федерации; (если это государственная организация с правом изображения этого реквизита)

02. - герб субъекта Российской Федерации; (если это государственная организация с правом изображения этого реквизита)

03. - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04. - код организации;

05. - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06. - идентификационный номер налогоплательщика;

07. - код формы документа;

08. - наименование организации;

09. - справочные данные об организации;

11.- дата документа;

12.- регистрационный номер документа;

13. - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

15.- адресат;

17.- резолюция;

18.- заголовок к тексту;

19.- отметка о контроле;

20.- текст документа;

21.- отметка о наличии приложения;

22. - подпись;

23. - гриф согласования документа;

24. - визы согласования документа;

25. - оттиск печати;

27.- отметка об исполнителе;

28.- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29.- отметка о поступлении документа в организацию;

30.- идентификатор электронной копии документа;

Это максимальный набор реквизитов письма, причем 1-ый и 2-ой реквизиты используются только государственными организациями, имеющими право на их изображение в своих бланках. Реквизит под номером 03 используется только тогда, когда он утвержден в уставе организации.

Обязательными реквизитами официального письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, дата документа, номер письма, заголовок, текст, подпись, адресат, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Итак, правила оформления реквизитов письма.

 

Реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак»

В бланках ряда организаций (особенно коммерческих), учреж­дений и предприятий помещается эмблема. Это символическое гра­фическое изображение, отражающее направление деятельности орга­низации, предприятия или фирмы зарегистрированное в определенном порядке. ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует в каче­стве эмблемы использовать зарегистрированный товарный знак (тор­говую марку фирмы). Эмблема облегчает поиск документа, улучшает эстетический вид бланка. Эмблему помещают на верхнем поле блан­ка над серединой наименования организации или на левом поле блан­ка на уровне названия организации.

Реквизиты 04 «Код организации»

 

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). От левого поля в угловом штампе расположения реквизитов, центровано - в продольном штампе.

 

Реквизит 05 «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица»

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. В угловом штампе проставляется от 2-го положения табулятора на уровне реквизита «код организации». В продольном – центровано.

 

Реквизит 06 «Идентификационный номер налогоплательщика»

 

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами проставляется от левого поля в угловом штампе расположения реквизитов, в продольном – центровано.

Реквизит 07 «Код формы документа»

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). В угловом штампе проставляется от 2-го положения табулятора на уровне реквизита «идентификационный номер налогоплательщика». Например:

Реквизиты 04, 05, 06, 07 в угловом штампе располагаются после реквизита «справочные данные об организации» таким образом:

 

672000 Москва, ул. Ленинградская, 16

Тел.\ факс (095) 718-78-74

Р/С 456765432

 

ОКПО 02842708 ОГРН 1027700380795

 

ИНН/КПП 77080340/771001 ОКУД 23456789

 

В угловом штампе эти же реквизиты могут быть сцентрованы по отношению к самой длинной строке реквизита, но это возможно только с использованием объекта «надпись», например:

672000 Москва, ул. Ленинградская, 16 Тел.\ факс (095) 718-78-74 Р/С 456765432   ОКПО 02842708 ОГРН 1027700380795   ИНН/КПП 77080340/771001 ОКУД 23456789

 

в продольном штампе этиреквизиты располагаются таким образом: