ГОСТ Р 6.30-2003. Бланк служебного письма
В настоящее время единые научно-обоснованные правиласоставления и оформления документов изложены в российском ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда. Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Бланк официального письма представляет собой стандартный лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами (реквизитами). Бланки могут быть как с угловым (в левом верхнем углу), так и с продольным (вдоль верхнего поля) расположением реквизитов, выполненные на бумаге формата А4 (210x297) и А5 (148x210) с полями, установленными ГОСТом: левое - 20 мм; верхнее – 20 мм; нижнее – 20 мм; правое – 10 мм не менее, т.е. больше можно, а меньше нельзя. Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю - более "устойчивой". Для сокращения времени печатания документов, и определения точного места расположения каждого реквизита очень удобно пользоваться табулированием, которое применялось в предыдущем ГОСТе 6.38-90 на УСОРД. Этот ГОСТ установил восемь стандартных положений табулятора: 0 положение – граница левого поля используется для оформления следующих реквизитов: угловой вариант расположения реквизитов: «наименование учреждения», «вид документа», «дата», «справочные данные об организации», номер документа из реквизита «ссылка на номер и дату документа», а также «заголовок», «отметка о приложении», наименование должности лица, подписавшего документ из реквизита «подпись», «гриф согласования», «виза», «отметка об исполнителе», «отметка об исполнении и направлении документа в дело». 1 положение - 1,3 см от левого поля это абзацный отступ. 2 положение - 4,16 см от левого поля используется при оформлении следующих реквизитов: реквизит «номер документа» в угловом варианте, расшифровка подписи в реквизитах «виза» и «гриф согласования», дата документа в реквизите «ссылка на номер и дату» в угловом варианте. 3 положение - 6,24 см от левого поля используется при оформлении следующих реквизитов: реквизит «идентификатор электронной копии документа», «наименование организации», «справочные данные», «вид документа», «место издания», когда они оформляются в продольном варианте, и используется в таблицах, а также им заканчивается длина строки реквизитов в угловом варианте 4 положение - 8,32 см от левого поля используется при оформлении таблиц. 5 положение - 10,4 см от левого поля используется при оформлении следующих реквизитов: реквизиты «адресат», «гриф утверждения». 6 положение - 12,48 см от левого поля используется при оформлении следующих реквизитов: расшифровка подписи в реквизите «подпись». 7 положение - 14,56 см от левого поля используется при оформлении следующих реквизитов: реквизит «номер документа» в продольном варианте, «отметка о поступлении документа в организацию», дата документа реквизита «ссылка на номер и дату» в продольном варианте. Теперь рассмотрим оформление выше перечисленного состава реквизитов на примерах с применением положений табулятора.
|
