Основные этапы подготовки и участие фирмы в работе ярмарок (выставок)

Участие фирмы в работе той или иной ярмарки или выставки требует определенных затрат и в конечном счете может обеспечить не только положительный результат, но и принести некоторые убытки, а то и создать негативное мнение о фирме и ее товаре. Чтобы последнего не было, надо тщательно обосновать целый ряд управленческих решений, реализация которых должна обеспечить эффективное участие в работе каждой конкретной ярмарки или выставки.

Прежде всего, необходимо найти основанные решения следующих основных задач:

- определить целесообразность участия фирмы в конкретной ярмарке или выставке;

- обеспечить качественную подготовку к участию в выбранной ярмарке или выставке;

- на должном уровне организовать работу персонала ярмарки или выставки;

- подвести итоги участия в работе конкретного мероприятия и разработать соответствующие маркетинговые решения.

В целом подготовку и участие в работе ярмарок и выставок можно представить как некоторый процесс, включающий следующие этапы (рис. 9.1).

 

 

Рис. 9.1. Основные этапы подготовки и участие фирмы в работе ярмарок (выставок)

 

Этап принятия решения об участии фирмы в работе ярмарки (выставки) подразделяется на следующие стадии:

1. Определение целей участия фирмы в работе ярмарки (выставки).

Основной целью участия фирмы в работе ярмарки (выставки) являетсяобеспечение эффективной предпринимательской деятельности в долгосрочной перспективе. Этой цели и ее достижению должны быть подчинены цели более низкого уровня, в частности цели реализации комплекса маркетинга.

2. Выбор выставки (ярмарки), в работе которой будет участвовать предприятие.

Для того, чтобы правильно выбрать ярмарку (выставку) для участия предприятию следует провести маркетинговые исследования.

3. Выбор способа участия в ярмарке (выставке).

Существует следующие формы участия в выставке (ярмарке):

- индивидуальное участие на персональном стенде;

- совместное участие на коллективном стенде;

- бизнес-тур.

4. Определение средств для участия в ярмарке (выставке).

Средства, выделяемые фирмой на участие в работе той или иной ярмарки или выставки, должны быть обоснованными и достаточными для достижения сформулированных целей.

На этапе подготовки необходимо составить план выполнения работ, в котором определяются все виды деятельности в четкой временной последовательности и с учетом времени на их выполнение. Также необходимо проинформировать оргкомитет выставки (ярмарки) об участии предприятия в ней путем подачи соответствующей заявки

Этап участия в работе ярмарки (выставки) является самым напряженным и ответственным периодом.

Особая роль в обеспечении успеха от участия фирмы в работе ярмарки (выставки) принадлежит стенду и стендистам.

Стенд – это образ предприятия-экспонента в миниатюре.

Стенд имеет три функциональных части:

- выставочная площадь;

- места для переговоров;

- подсобные помещения.

Различают следующие типы стендов:

а) стенды, расположенные в закрытом помещении:

- стенд в ряду;

- угловой стенд;

- головной стенд;

- блок-стенд;

б) стенды, расположенные на открытом воздухе.

Стендисты – это сотрудники, работающие в публичной зоне экспозиции, у стенда предприятия.

На этапе подведение итогов участия в ярмарке (выставке) фирма определяет ее эффективность.

Основными причинами неудачного участия в работе отдельных мероприятий являются:

- недостаточно конкретно сформулированы цели участия фирм в работе ярмарки или выставки. Это характерно примерно для 40 % фирм экспонентов;

- не на должном уровне представлена и оформлена экспозиция фирмы;

- потенциальные посетители ярмарки или выставки не были осведомлены об участии фирмы в работе данного мероприятия. Около 80 % фирм экспонентов не продвигают свою экспозицию до начала работы ярмарки или выставки;

- не на должном уровне подготовлен персонал фирм экспонентов. Как показывают проводимые исследования, более половины всех экспонентов не проводят обучение персонала работающего на ярмарках или выставках;

- не достаточно внимания во время проведения ярмарок или выставок уделяется маркетинговым исследованиям существующих проблем;

- недостаточно обоснованно проводится анализ участия фирмы в работе каждой конкретной ярмарки или выставки. При этом проводимые исследования показывают, что лишь каждая пятая фирма использует результаты такого анализа в последующей своей работе.